Många organisationer har digitaliserat processen. Det finns dock en paradox här, eftersom många av de appar som finns tillgängliga för hantering av utgifter bygger på tanken att den anställde måste fylla i en traditionell utgiftsrapport.
I korthetMånga utgiftsappar har digitaliserat den traditionella utgiftsrapporten utan att egentligen ersätta den, vilket innebär att man behåller samma logik för batchbearbetning som skapar eftersläpningar i slutet av månaden och försvårar felkorrigeringar. Acubiz förespråkar en transaktionsbaserad metod där varje utgift registreras och behandlas individuellt i realtid, vilket eliminerar de strukturella ineffektiviteterna i den gamla rapportmodellen.
Om du är ansvarig för, eller arbetar på en ekonomiavdelningen Då är du förmodligen intresserad av hur företagets utgifter hanteras? Du är förmodligen också intresserad av hur du kan bidra till att öka medarbetarnas produktivitet i hela organisationen?
Anställda har regelbundet utgifter i samband med sitt arbete. Med rätt app för utgiftshantering kan man spara massor av tid. Samtidigt får man bättre kontroll och ökad insyn i de anställdas utgifter.
Hemligheten bakom framgången är att man måste hitta en app som helt har brutit med den traditionella idén om utgiftsrapporter.
Den klassiska utgiftsrapporten bygger på att den anställde samlar in och sparar kvitton. Kvittona kan samlas in för en viss tjänsteresa eller en viss tidsperiod. Om företaget ännu inte har digitaliserat processen registrerar den anställde kvittona och fyller i en utgiftsrapport. Denna används sedan av ekonomiavdelningen för att ersätta utgifterna (om inget företagskort har använts) och för att bokföra utgifterna. Sammantaget är detta en besvärlig och tidskrävande process, både för den anställde och för ekonomiavdelningen.
Många organisationer har dock digitaliserat processen. Här finns det dock en paradox, eftersom många av de appar som finns tillgängliga för hantering av utgifter bygger på idén att den anställde måste fylla i en traditionell utgiftsrapport. Detta är långt ifrån det smartaste och mest effektiva sättet att arbeta på. Denna metod skapar vanligtvis en betydande arbetsbelastning för ekonomiavdelningarna i slutet av månaden. Och om fel relaterade till enskilda transaktioner upptäcks, avvisas vanligtvis hela utgiftsrapporten. Detta kan leda till förseningar i samband med avräkningar och bokföring.
Istället bör du leta efter en app som fungerar transaktionsbaserat. Med andra ord: leta efter en app som stödjer inlämning av enskilda utgiftstransaktioner. Det vill säga en app som möjliggör registrering av varje enskild utgiftstransaktion som en anställd kan ha, oavsett om det rör sig om en kontantutgift, en utgift med företagskort eller en registrering av körsträcka, för att registreras och skickas in för godkännande omedelbart. Om en medarbetare till exempel köper två koppar kaffe tillsammans med en kund, ska det vara möjligt för medarbetaren att registrera utgiften och motsvarande kvitto direkt på plats. På Acubiz kallar vi detta Snabbspår och det är utan tvekan det snabbaste och mest effektiva sättet att hantera utgifter.
Det finns flera fördelar med att överge den traditionella metoden med utgiftsrapporter och istället övergå till en transaktionsbaserad metod. En av de största fördelarna är att du börjar få en översikt över utgifterna i realtid (eller nästan i realtid). Den traditionella metoden innebär att utgiftsrapporterna kommer in i omgångar. Antingen en gång i månaden eller, ännu värre, med ännu längre mellanrum. Det innebär att du tappar överblicken över de anställdas utgifter i verksamheten. Och om du har många anställda som reser ofta kan detta handla om betydande belopp. Detta kan påverka precisionen i dina prognoser och rapporter på kostnadssidan.
Om dina personalrelaterade utgifter hanteras i realtid får du en kontinuerlig överblick och möjlighet att införa teknik som hjälper dig att upptäcka misstänkta transaktioner snabbare än vad du är van vid. Vi på Acubiz erbjuder även denna typ av teknik. Om du arbetar i realtid och har rätt system för utgiftshantering blir det också möjligt för dig att arbeta med exakt kostnadsfördelning. Om dina medarbetare hanterar varje utgiftstransaktion direkt när den uppstår, är det enkelt att få dem att koppla transaktionen korrekt till en verksamhet – till exempel en specifik kund, ett specifikt projekt eller något liknande. Och vem drömmer inte om att kunna visualisera den faktiska lönsamheten per kund utifrån en exakt fördelning av företagets samtliga utgifter?
Att arbeta transaktionsbaserat med utgifter kommer för vissa att innebära ett helt nytt sätt att tänka kring processen. Och du kanske tror att det kommer att bli en tung uppgift att genomföra detta och få till stånd den nödvändiga förändringen och anpassningen bland användarna. Det vore förstås ett misstag att underskatta de vanor och rutiner som är djupt rotade hos dina medarbetare.
Men med en modern, intuitiv och användarvänlig app för utgiftshantering blir detta inget problem. De flesta av dina medarbetare har redan tillgång till smarttelefonteknik, och en väl utformad utgiftsapp utnyttjar denna teknik till fullo. Dina användare kommer snabbt att förstå idén med att registrera kvitton när de har väntetid – till exempel på flygplatsen, i en taxi eller i liknande situationer. I Acubiz terminologi kallar vi detta för ”Mobile First” – tanken att varje uppgift som rör kostnadshantering kan skötas när man är på språng.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan en traditionell utgiftsredovisning och en transaktionsbaserad metod?
Vid en traditionell utgiftsredovisning måste de anställda samla in kvitton under en viss period och skicka in dem i en samlad sats. Med en transaktionsbaserad metod behandlas varje utgift separat i takt med att den uppstår. Detta eliminerar toppar i inlämningarna i slutet av månaden, påskyndar återbetalningen och innebär att ett enskilt fel inte ogiltigförklarar en hel sats utgifter.
Varför skapar inlämningen av utgiftsrapporter i slutet av månaden problem för ekonomiavdelningarna?
När medarbetarna lämnar in alla utgifter i slutet av månaden står ekonomiavdelningarna inför en kraftig arbetsbelastning som är koncentrerad till en kort tidsperiod. Om fel upptäcks i en utgiftsrapport kan det hända att hela ansökan måste avslås och lämnas in på nytt, vilket leder till förseningar i ersättningen och medför extra arbete för både medarbetaren och ekonomiavdelningen.
Löser de flesta digitala utgiftsappar verkligen problemet med utgiftsrapporter?
Inte alltid. Många digitala appar är en digital kopia av den traditionella modellen för utgiftsrapportering: de anställda samlar fortfarande in och grupperar kvitton, fast med foton istället för papper. Den underliggande logiken är densamma. Den verkliga förbättringen kommer från appar som behandlar transaktionerna individuellt redan när utgiften uppstår.
Vad bör en ekonomichef ta hänsyn till när det gäller en utgiftsapp för att säkerställa att den verkligen är transaktionsbaserad?
Leta efter en app där medarbetarna registrerar varje utgift direkt när den uppstår, istället för att samla ihop dem för att skicka in dem med jämna mellanrum. Systemet bör behandla, vidarebefordra för godkännande och bokföra varje transaktion separat, utan att det krävs att utgifterna grupperas i en rapport innan arbetsflödet kan påbörjas.