Om du är ansvarig för eller arbetar på en ekonomiavdelning är du förmodligen intresserad av hur företagets utgifter hanteras? Du är förmodligen också intresserad av hur du kan bidra till att öka medarbetarnas produktivitet i din organisation?
Anställda har regelbundet utgifter när de gör sitt jobb. Med rätt app för att hantera utlägg kan massor av tid frigöras. Samtidigt får du bättre kontroll och ökad insikt i medarbetarrelaterade utgifter.
Hemligheten bakom framgång är att du måste hitta en app som har gjort det slutgiltiga uppbrottet från idén med traditionella utgiftsrapporter.
Lägg utläggsrapporten på hyllan - gå över till transaktionsbaserat
Den klassiska utläggsrapporten bygger på att den anställde samlar in och staplar upp kvitton. Kvittosamlingen kan baseras på en viss affärsresa eller en viss tidsperiod. Om företaget inte redan har digitaliserat processen registrerar medarbetaren kvittona och fyller i en utläggsrapport. Denna används sedan av ekonomiavdelningen för att ersätta (i de fall ett företagskort inte har använts) och bokföra utgifterna. Sammantaget är detta en tungrodd och tidskrävande process, både för den anställde och för ekonomiavdelningen.
Många organisationer har dock digitaliserat processen. Det finns bara en paradox här, eftersom många av de appar som finns tillgängliga för att hantera utgifter bygger på idén att medarbetaren måste göra en traditionell utgiftsrapport. Detta är långt ifrån det smartaste och mest effektiva sättet att arbeta. Detta tillvägagångssätt kommer vanligtvis att skapa stora arbetsbelastningar för ekonomiavdelningarna i slutet av månaden. Och om fel som rör enstaka transaktioner upptäcks, avvisas vanligtvis hela utläggsrapporten. Detta kan leda till förseningar i samband med avräkning och bokföring.
Istället behöver du leta efter en app som fungerar transaktionsbaserat. Med andra ord, leta efter en app som stöder inlämning av enskilda utgiftstransaktioner. Det vill säga en app som gör att varje enskild utgiftstransaktion som en anställd kan ha, oavsett om det är en kontantutgift, en företagskortskostnad eller en milregistrering, kan registreras och skickas in för godkännande direkt. Om en anställd till exempel köper två koppar kaffe tillsammans med en kund, ska det vara möjligt för den anställde att registrera utlägget och motsvarande kvitto på plats. På Acubiz kallar vi detta för Fast Track och det är utan tvekan det snabbaste och mest effektiva sättet att hantera utlägg.
Realtid = Real kontroll
Det finns flera fördelar med att överge det klassiska tillvägagångssättet med utläggsrapporter och gå över till ett transaktionsbaserat tillvägagångssätt. En av de största fördelarna är att du börjar bygga upp en realtidsöversikt (eller nära realtidsöversikt) över utläggen. Det traditionella tillvägagångssättet innebär att utläggsrapporterna kommer i omgångar. Antingen på månadsbasis eller ännu värre, med en lägre frekvens än så. Det innebär att du förlorar överblicken över de medarbetarrelaterade utgifterna i verksamheten. Och om du har många anställda med frekvent resande kan det röra sig om betydande belopp. Detta kan påverka precisionen i era prognoser och rapportering på kostnadssidan.
Om dina personalrelaterade utgifter behandlas i realtid kommer du kontinuerligt att ha överblick och möjlighet att implementera teknik som hjälper dig att upptäcka misstänkta transaktioner snabbare än du har varit van vid. Vi har den här typen av teknik på lager även hos Acubiz. Om du arbetar i realtid och har rätt system för att hantera kostnader, kommer det också att vara möjligt för dig att arbeta med exakt kostnadsfördelning. Om dina medarbetare hanterar varje utgiftstransaktion när den inträffar, är det lätt att få dem att koppla transaktionen korrekt till en aktivitet - till exempel en specifik kund, ett specifikt projekt eller något liknande. Och vem drömmer inte om att visualisera den faktiska kundlönsamheten baserat på exakt allokering av alla företagets kostnader.
En beteendemässig förändring
Att arbeta transaktionsbaserat med kostnader kommer för vissa att vara ett helt nytt sätt att se på processen. Och du kanske tror att det kommer att bli en tung uppgift att implementera och skapa den nödvändiga förändringen och anpassningen bland användarna. Naturligtvis är det ett misstag om du förringar de vanor och rutiner som är inbäddade hos dina anställda.
Men med en modern, intuitiv och användarvänlig app för utläggshantering är det inget problem. De flesta av dina medarbetare har redan tillgång till smartphones och en väldesignad app för utläggshantering kommer att utnyttja denna teknik fullt ut. Dina användare kommer snabbt att ta till sig idén om att registrera kvitton när de har väntetid - till exempel på flygplatsen, i en taxi eller något annat. I Acubiz terminologi kallar vi detta Mobile First - idén att varje uppgift som rör utläggshantering kan hanteras på språng.
