Med det här blogginlägget fortsätter jag där jag slutade förra gången. Då berörde jag vikten av förarbetet, leverantörsutredningen och valet av lösning. Jag introducerade också begreppet "Fifty-Fifty trap", som handlar om att 50 % av de organisationer som väljer att investera i en digital lösning för utläggshantering inte får full nytta av den. Även om du inledningsvis har valt en solid leverantör med en god portion processinsikt och rätt lösning på hyllan, befinner du dig fortfarande i riskzonen för att hamna i "Fifty-Fifty-fällan". Detta kan hända om implementeringsprocessen spårar ur.
Läs vidare och få några värdefulla tips om hur du säkerställer en optimal implementeringsprocess.
Insikt i och kartläggning av processer
Det är avgörande för implementeringsprocessen att den baseras på en detaljerad och noggrant anpassad processbeskrivning. Tillsammans med din leverantör eller implementeringspartner bör du kartlägga din process. Eventuellt behöver ni också justera den i förhållande till potentiella optimeringar och processinnovationer. Kom ihåg att den bästa leverantören kommer att hjälpa dig med den här delen redan innan implementeringsfasen inleds. Ett tips när du genomför processkartläggningen är att du också gör en revision av företagets regler och policyer för anställdas utgifter.
Det typiska flödet för kostnadshantering är ganska enkelt:
Anställd > Godkännare > Finans
Det är dock viktigt att gå in på fler detaljer. Olika typer av användare behöver definieras och beskrivas. Godkännandeflödet behöver visualiseras. Är det en enkel process med godkännande från närmaste chef? Eller är det t.ex. en process med projekt- eller avdelningsgodkännande? Dessutom måste befogenhets- och godkännandenivåerna för varje roll kartläggas. Slutligen måste alla delkomponenter och beroenden ritas upp. Det kan till exempel handla om nödvändiga integrationer av affärssystem och lönesystem, kreditkortsleverantörer, uppsättning av bokföringssträngar samt en kontoplan och kostnadskategorier/-typer.
Få dina data sorterade
Nästa steg är att göra era data redo för leverantören eller implementeringspartnern. Kom ihåg att du i samband med detta måste vara uppmärksam på vilken nivå av datasäkerhet din partner har och vilka åtgärder kring detta som de har satt upp. Precision är avgörande när du förbereder dina data, så se till att investera tillräckligt med tid för att få denna uppgift rätt. Du måste ha kontroll över följande:
Användardata: Masterdata och kategorisering av dina användare samt data för kommunikationsändamål.
Dimensionsdata: Data för att sätta upp korrekta redovisningssträngar. Behöver ni dimensioner för avdelningar, kostnadsställen, projekt etc.? Finns det beroenden mellan dimensionerna och vilka ska vara synliga för respektive användare? Fundera över vilka val användarna ska kunna göra när de använder lösningen.
Redovisningsplan och kostnadstyp: En kontoplan, där användarna registrerar sina transaktioner, måste konfigureras i er nya lösning för utläggshantering. Se till att du definierar detta med dina användare i åtanke, det måste vara logiskt och lätt att tolka. I samband med detta arbete måste du också ta hänsyn till momskoder och företagspolicyer för respektive kostnadstyp.
Redovisningsprinciper: Det är viktigt att anpassa redovisningsprinciperna i lösningen för hantering av utlägg för att se till att växlings- och bokföringsdata fungerar korrekt med vårt ERP-system.
Löneuppgifter: Om du behöver integrera med ett lönesystem, så att saldo och ersättningar registreras här, måste du också definiera vilket system och vilka löneposter du behöver skapa.
Det är också viktigt att ni överväger hur ovanstående data ska underhållas framöver. "Best of Breed"-lösningar på marknaden erbjuder möjligheten att ställa in automatiskt underhåll av användar- och dimensionsdata genom integrationer. Det är ofta komplexiteten i din installation och din organisation som avgör om det är mer förnuftigt att underhålla dessa data manuellt i lösningen.
Proof of Concept och Go-Live
När lösningen är konfigurerad med användartyper, dimensioner, kontoplaner och integrationer rekommenderar jag alltid att man genomför ett Proof of Concept. Det vill säga en testperiod som bygger på att verkliga transaktioner/data hanteras i lösningarna. Under denna period är det möjligt att se över konfigurationen och justera vid behov.
Under den här perioden behöver du också förbereda lanseringen. En av de viktigaste sakerna att arbeta med här är onboarding och utbildning av användarna. Om du väljer rätt lösning kommer den också med en hög nivå av användarvänlighet och ett intuitivt användargränssnitt. Därför bör du kunna ta dig igenom den här delen av processen relativt enkelt, när vi talar om vanliga användare. Jag säger inte att du inte ska göra någonting, men se till att du håller fokus på snabb adoption av lösningen. Med detta menar jag att få användarna att ladda ner mobilappen, få dem att engagera sig i utbildningsmaterialet och få dem att använda appen så snart ni går live.
För användare inom ekonomi och administration är det viktigt att verkligen involvera dem i projektet på ett tidigt stadium. De måste fungera som era interna ambassadörer för verktyget. Jag rekommenderar en pro-/superanvändarstrategi, där du behöver få din leverantör involverad i utbildningen av ekonomi- och administrationsanvändare, så att de kan vidarebefordra kunskapen till de vanliga användarna. I samband med allt ovanstående är det naturligtvis viktigt att ha allt kommunikationsmaterial klart och att utbildningstillfällen planeras innan lösningen går live.
