Du vet hur det fungerar. En ny utgiftspolicy presenteras. Plötsligt oroar sig medarbetarna för fler regler, fler godkännanden och mer administration. Det ser ut som ett kontrollproblem. I praktiken är det ofta en friktionsfråga.
TLDREn striktare utgiftspolicy behöver inte innebära mer motstånd. Börja med att ta bort den friktion som medarbetarna redan upplever: gör syftet tydligt, flytta kontrollen närmare utgiften och automatisera frustrerande processer som kvitton, manuell datainmatning och godkännanden.
Du kanske känner igen situationen: Du presenterar en striktare utgiftspolicy och stämningen i rummet förändras.
Inte nödvändigtvis för att medarbetare och chefer är oense om behovet av tätare kontroll. Men för att de redan föreställer sig konsekvenserna: fler formulär, fler förklaringar, fler avslag och mer administration.
Motstånd mot kostnadsbesparingar och ökad kontroll handlar sällan bara om bristande vilja. Det handlar ofta om vardaglig friktion, en känsla av minskad självbestämmande och en genuin oro för att nya regler gör arbetet mer komplicerat.
Därför bör en striktare utgiftspolicy inte börja med mer manuell kontroll. Den bör börja med att ta bort det som redan frustrerar organisationen.
Här är tre metoder som kan göra tätare kontroller lättare att implementera – utan att finansteamet spenderar resten av året på att lösa problem:
Motstånd uppstår ofta när medarbetare upplever osäkerhet, bristande inflytande eller otydliga förväntningar.
Det är därför en utgiftspolicy bör vara lätt att förklara utan långa presentationer och finansiell terminologi.
Inte bara som:
"Vi behöver spara pengar."
Utan snarare:
"Vi behöver bättre kontroll över utgifterna för att kunna undvika breda kostnadsminskningar inom områdena som skapar värde."
Den skillnaden spelar roll. Kostnadsbesparingar skapar oklarhet och kan flytta fokus från kärnuppgifter. Tydliga prioriteringar gör det däremot lättare för chefer att stödja förändringen – och för medarbetare att förstå vad som förväntas av dem.
Policyn bör därför svara på frågor som:
Ju mindre utrymme för tolkning, desto färre diskussioner uppstår efteråt.
Samma frustrationer förekommer i många organisationer: långa administrationstider, papperkvitton, saknad dokumentation, sent registrerade utgifter och godkännandeprocesser som drar ut på tiden.
I en undersökning bland Acubiz-kunder uppgav 76,6% att överdriven administrationstid var en utmaning innan de implementerade sin lösning. 65,9% lyfte fram fysiska kvitton, 53,2% pekade på förlorade kvitton och dokumentation, och 46,8% identifierade komplicerade godkännandeflöden som en utmaning.
Detta visar att problemet sällan bara är reglerna själva. Lika ofta är det sättet på vilket dessa regler måste följas.
Nyckeln är att registrera utgiften medan den fortfarande är färsk i medarbetarens minne. Till exempel kan medarbetare fotografera kvittot på sin mobiltelefon medan korttransaktionen automatiskt importeras till systemet.
På så sätt blir månadsslutet inte en jakt efter förlorade kvitton och oklara köp.
Det är helt enkelt lättare att allokera, dokumentera och kontrollera en utgift när den inträffar än när den måste rekonstrueras flera veckor senare.
Målet är därför inte i första hand att introducera ett nytt verktyg. Det är att skapa en process där medarbetare kan följa reglerna utan onödig krångel.
En strängare policy accepteras sällan bara för att siffrorna är vettiga.
Den accepteras när anställda upplever att den nya processen faktiskt är enklare än den gamla.
På BDO Danmark var anställda tidigare tvungna att behålla sina kvitton och manuellt scanna dem in i utgiftssystemet efteråt. Idag kan de ta ett foto av kvittot och slutföra utgiftskravet omedelbar, och närmaste chef kan godkänna det digitalt.
Som Nina Hjorthmose, Senior Consultant in Accounting på BDO, förklarar:
Nu kan de enkelt ta ett foto av sitt kvitto och slutföra utgiftskravet omedelbar.""
Detta förändrar inte nödvändigtvis dokumentationskraven. Men det tar bort en betydande mängd friktion.
På SCANGRIP hanterades reseomkostnader tidigare av försäljningsanställda som lämnade in högar av fysiska kvitton, som finansteamet sedan var tvungen att matcha med månadens korttransaktioner. Processen blev ännu mer komplicerad när utländska kvitton var involverade.
Med en digital process blev kvitton tillgängliga elektroniskt, godkännandeproceduren blev mer transparent och dokumentation enklare att granska. Försäljningsanställda kunde scanna kvitton på sina telefoner och slutföra processen omedelbar istället för att samla in dokument fram till månadsskiftet.
De två exemplen belyser en viktig poäng: Mer konsekvent kontroll behöver inte betyda mer administration.
Tvärtom kan det uppfattas som en förbättring när registrering, dokumentation och godkännande blir en naturlig del av arbetsflödet.
Om du vill att organisationen ska stödja en strängare utgiftspolicy, börja där frustration redan existerar.
För många företag är detta hanteringen av kvitton, utgifter och godkännanden.
När utgifter hanteras kontinuerligt från registrering till redovisning får finansteamet mer konsekvent data, färre fel och mindre brus vid månadsslutet. Samtidigt spenderar anställda och chefer mindre tid på administration.
Med en digital och automatiserad process kan företag potentiellt minska administrationstiden relaterad till utgiftshantering med upp till 80%, beroende på deras befintliga processer och systemkonfiguration.
Den bästa utgiftspolicyn är inte nödvändigtvis den strängaste.
Det är den som följs i praktiken eftersom reglerna är tydliga, kontrollerna är rimliga och processen är lätt att använda.
Så koppla förändringen till det som anställda redan bryr sig om: mindre spilld tid, färre frustrationer och mindre onödig besvär.
Börja med kvittona. Resten blir vanligtvis enklare.
```
Vi är mycket glada över att kunna meddela att vi har inlett ett samarbete med Medius. Medius är en...
Vi firar ett kvarts sekel av digitalisering kostnadshantering. Därför ser vi tillbaka på några av...
Visma Acubiz och TIMEmSYSTEM är stolta över att presentera vårt samarbete mTIME – det ultimata...
