När ni investerar i ny programvara och nya applikationer för er organisation är det viktigt att ni beaktar eventuella systemintegration... tas i beaktande. Många organisationer och deras medarbetare får tillgång till ett växande antal digitala verktyg, vilket är anledningen till att man måste kunna se hur olika verktyg kan samverka. Detta gäller alla typer av programvara, men är särskilt relevant för integrerade verktyg som används av många användare. De flesta organisationer fokuserar på att tillhandahålla rätt verktyg till sina medarbetare, och om de samtidigt lyckas koppla samman dessa verktyg på ett effektivt sätt läggs grunden för att påskynda produktivitetsvinsterna.
I korthetGenom att integrera din utgiftshanteringsprogramvara med ditt ERP-system, lönesystem och företagskort förvandlas ett fristående verktyg till en produktivitetsförstärkare. Acubiz kan kopplas samman med de mest använda skandinaviska och europeiska ekonomisystemen, däribland Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic och SAP, och stöder en ”best-of-breed”-strategi så att du kan behålla de specialverktyg som dina team redan förlitar sig på.
Jag brukar alltid säga: om du vill få ut maximalt värde av din investering i applikationer måste du koppla ihop dem med dina övriga verktyg och system där det är relevant.
När man överväger integrationsmöjligheter bör man skilja mellan vad jag kallar ”företagets krav” och ”medarbetarnas krav”.
Företagets krav kan till exempel omfatta integrationer där system samverkar och utbyter data i syfte att fördjupa viktiga kund- och leverantörsuppgifter. Det kan också handla om data för redovisningsändamål som flödar smidigt mellan ett ERP-system och andra system, vilket kan minska det manuella arbetet i ekonomiavdelningen. Gemensamt för denna typ av integrationer är att de vanligtvis resulterar i en slutprodukt i form av berikade och detaljerade stamdata, som företaget (och framför allt ledningen) kan använda för att få bättre insikt i resultatet, identifiera optimeringsmöjligheter och så vidare. Med andra ord handlar det inte nödvändigtvis om något som de flesta av era medarbetare kommer att uppleva som en fördel i sitt dagliga arbete.
Å andra sidan har vi medarbetarnas behov. Denna del handlar om integrerade verktyg som kan kopplas samman så att medarbetarna upplever konkreta fördelar i sitt dagliga arbete. Och det är just här man kan hitta möjligheter att uppnå produktivitetsvinster, som många förmodligen inte har tänkt på ännu. Idag satsar företag i allt större utsträckning på olika digitala verktyg. Verktyg som hjälper medarbetarna att hantera olika uppgifter och stödjer dem i olika administrativa processer. Utbudet är enormt, och det kommer förmodligen inte att bli mindre framöver, så det är värt att fundera över hur olika verktyg kan samverka där det är meningsfullt.
Precis som vi alla känner till begreppet ”Bring Your Own Device” (BYOD) när det gäller hårdvara, tror jag också att begreppet ”Bring Your Own Apps” (BYOA) kommer att vinna mark i framtiden. Fenomenet är inte okänt idag, och särskilt i och med att de nya generationerna träder in på arbetsmarknaden (som generation Z, som växer upp i en appcentrerad värld) kan vi förvänta oss att det kommer att ta fart. Detta kommer att innebära nya krav på vårt sätt att arbeta, vilka applikationer organisationer tillhandahåller sina anställda och hur applikationer och verktyg integreras och samverkar. Naturligtvis innebär detta också att vi måste ta hänsyn till nya riskscenarier kring datasäkerhet och regelefterlevnad etc.
Programvaruleverantörer har olika strategier när det gäller integrationer. De flesta leverantörer har insett att allt fler företag vill ha möjligheten att använda ”best of breed”-programvara inom olika områden (eller helt enkelt vill ha flera alternativ), men detta förutsätter att den befintliga teknikstacken möjliggör smidiga och enkla integrationer. Det finns dock fortfarande många exempel på programvaruleverantörer, till exempel inom ERP-området, som erbjuder egna tilläggsverktyg i kategorier som ligger nära kärnprodukten. Det kan också handla om en kreditkortsleverantör som börjar erbjuda programvara som underlättar hanteringen av transaktioner. En klassisk affärsstrategi som bygger på att knyta kunden hårdare till sig, med uppenbara fördelar för leverantören. Visst kan detta också innebära fördelar för kunden, såsom ett samlat leverantörsengagemang och en tätt integrerad lösning. Men det är inte så man i slutändan får ”best of breed”-lösningar i sin teknikstack. Kom ihåg det.
På Acubiz utvecklar vi en lösning som hjälper organisationer att optimera de administrativa processerna kring medarbetarnas utgifter, utbetalningar och reseersättning, körsträcksregistrering och tidsregistrering. Med andra ord är vi verksamma inom det område som kallas ”kostnadshantering” eller ”utgiftshantering”. Om ett företag anammar idén om att skaffa en ”best of breed”-lösning inom denna kategori och genomför en gedigen implementering, kommer detta att medföra betydande fördelar både för de anställda, ekonomiavdelningen och ledningen. Med andra ord uppfylls de kriterier som kännetecknar en ”best of breed”-lösning.
Som jag nämnde inledningsvis brukar vi alltid säga: koppla ihop Acubiz med andra system och verktyg i er organisation för att få ut maximalt av er investering. Inom vår bransch kan relevanta integrationer till exempel vara kreditkortsleverantörer, banker, ERP- och lönesystem, parkeringsleverantörer och -appar, bensin- och gasbolag, telekomoperatörer, betalningsplattformar m.m.
Läs mer om vårt tillvägagångssätt när det gäller integrationer här www.acubiz.com/integrations
Vanliga frågor
Vilka ERP-system kan Acubiz integreras med för utgiftshantering?
Acubiz integreras direkt med Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic, SAP, Visma, Uniconta och flera andra ERP-system som är vanligt förekommande i Danmark och Skandinavien. Integrationen synkroniserar kontoplanen, kostnadsställen och projekt i båda riktningarna och bokför godkända utgifter som färdiga journalposter, vilket eliminerar behovet av manuell inmatning.
Vad betyder ”best-of-breed” när det gäller programvara för utgiftshantering?
Med ”best-of-breed” menas att man väljer en specialiserad lösning som är exceptionellt bra inom ett visst område – till exempel Acubiz för utgiftshantering – och integrerar den med befintliga ERP- och lönesystem, istället för att förlita sig på den inbyggda utgiftsmodulen i ERP-systemet. Best-of-breed-lösningar erbjuder vanligtvis mer omfattande funktionalitet, bättre användarupplevelse och snabbare innovation inom sitt specialområde.
Hur kopplas Acubiz samman med lönesystemen för ersättning av utgifter?
Acubiz kan exportera godkända ersättningar till anställda – till exempel milersättning och utlägg – direkt till lönesystem som Dataløn, Bluegarden och andra. Detta eliminerar ett manuellt överföringssteg och säkerställer att de anställda får sin ersättning korrekt och i tid som en del av den ordinarie löneutbetalningen.
Vad bör man tänka på när man integrerar utgiftshanteringen med befintlig programvara?
Viktiga aspekter att beakta är bland annat: om integrationen är färdigutvecklad eller kräver anpassad utveckling, hur data mappas mellan systemen (särskilt kontoplanen och kostnadsställena), om anslutningen sker i realtid eller i batch, samt vem som sköter underhållet av integrationen när programvaruversionerna uppdateras. Acubiz tillhandahåller och underhåller sina egna ERP-integrationer, vilket innebär att kunderna inte är beroende av kopplingsmoduler från tredje part.
Kan medarbetarna använda sina egna appar parallellt med en lösning för utgiftshantering?
Ja: Acubiz stöder principen ”Bring Your Own Apps” (BYOA). Medarbetarna kan använda verktyg som de redan är vana vid för bokningar, kommunikation eller tidrapportering, så länge utgiftsuppgifterna i slutändan överförs till Acubiz för godkännande och bokföring i ERP-systemet. Detta minskar motståndet mot införandet genom att man inte tvingar medarbetarna att överge sina välbekanta arbetsflöden.