Ett intuitivt användargränssnitt beskrivs ofta som något som är trevligt att ha. I praktiken är det en förutsättning för att digitaliseringen verkligen ska göra skillnad inom ekonomiavdelningen.
Om lösningen kräver för mycket förklaring leder det oftast till försenade registreringar, tillfälliga lösningar i godkännandeprocesserna och ännu ett ställe där uppgifterna måste korrigeras manuellt.
Det är värt att komma ihåg att många ekonomichefer ser digitalisering som en högsta prioritet. Men den ambitionen håller bara om lösningen kan användas i hela organisationen – inte bara av avancerade användare inom ekonomiavdelningen.
Här är tre tydliga tecken på att din lösning för utgiftshantering är tillräckligt intuitiv för den dagliga ekonomihanteringen:
- Det hjälper medarbetaren att göra rätt i samma ögonblick som utgiften uppstår
- Det gör godkännande och kontroll enkelt, utan att det går ut över efterlevnaden och revisionsspåret
- Den levererar data som är redo för bokning, så att analys och rapportering inte behöver börja i Excel
1. Den anställde kan registrera sig på plats
Ett vanligt problem är att utgiftsrapporterna registreras först i slutet av månaden. Detta ger en felaktig bild av utgifterna under perioden och skapar en onödig flaskhals inom ekonomiavdelningen.
Det är därför mobilregistrering inte bara är en funktion. Det är ett sätt att få användaren att agera i rätt ögonblick – medan kvittot fortfarande finns kvar och utgiften är färsk i minnet.
BDO Danmark har gått från en omständlig process med att spara och skanna kvitton till registrering i realtid via en app. Som Nina Hjorthmose, Consultant redovisning på BDO, uttrycker det:
”Nu kan de enkelt ta en bild av kvittot och fylla i utgiftsrapporten direkt.”
Det är just den typen av motstånd som avgör om processen verkligen följs i praktiken.
2. Chefer kan godkänna snabbt och korrekt
Många ekonomiavdelningar brottas med långsamma och krångliga godkännandeprocesser. En intuitiv lösning gör det enkelt att godkänna på rätt sätt – även när chefen är på resande fot.
Detta är ett återkommande tema i kundernas ärenden. Morsø Jernstøberi gick från en ändlös registreringsprocess till en enda samlad avräkning som kan godkännas med ett enda tryck på mobiltelefonen. Hos KAB ersattes en manuell process där ärendena hopade sig med en digital registrering som tar bara några sekunder – vilket direkt ledde till en förbättrad budgetuppföljning.
Acubiz egen Proof of Concept-undersökning visar också att den viktigaste prioriteringen vid valet av lösning var en användarvänlig app. Detta stämmer väl överens med en välbekant verklighet: papper, borttappade kvitton, försenad registrering och alltför många manuella steg hänger ofta nära samman.
3. Data flödar vidare utan ytterligare rensning
För ekonomichefen och controller är målet inte bara att registreringen ska vara enkel. Målet är data som går att använda – färdiga för bokföring, sammanhängande och med en fullständig verifieringskedja.
Därför är det vettigt med en enhetlig process för utgifter: från registrering till godkännande och vidare till bokföring, med integration mot ERP-systemet och löneadministrationen, så att ekonomiavdelningen slipper mata in samma uppgifter på flera olika ställen.
Om ni också har flaskhalsar när det gäller leverantörsfakturor kan lösningar med automatisk fakturatolkning och digitala godkännandeprocesser minska behovet av manuell inmatning och antalet fel. Och när tidsregistrering är ett lagkrav skapar det mervärde att bygga in dokumentation och översikt i samma mobila plattform som resten av registreringsprocessen.
Som Martin Eriksen, Marketing Director Acubiz, uttrycker det: En lösning ska inte kännas som ”en app”, utan som en infrastruktur som underlättar finansiella processer.
När gränssnittet är intuitivt flyttas arbetet närmare källan – medarbetaren och den som godkänner – och ekonomiavdelningen får tillbaka sin tid.
Tryggheten vid månadsavslutningen börjar i den dagliga verksamheten
En intuitiv lösning för utgiftshantering kan i praktiken mätas utifrån en enda sak:
Blir registrering, godkännande och publicering enklare i den dagliga verksamheten – utan att kontrollen och efterlevnaden försämras?
Om din process fortfarande präglas av fysiska kvitton, försenade registreringar och manuella korrigeringar beror det sällan på bristande vilja. Det är arbetsflödet som inte underlättar tillräckligt för användarna.
När design och användarbeteende samverkar blir fördelarna tydliga: mindre administrativt arbete, färre fel och en ekonomisk översikt som man kan agera på medan besluten fortfarande är aktuella.
