The Digital Accountancy – Part 4: Focus on the User Experience

Digitalisering och automatisering av bokföring och redovisningsprocesser är en trend som garanterat kommer att bestå under lång tid. Jag har tidigare skrivit om ämnet i min blogg ur olika perspektiv, och faktum är att det finns en mängd fördelar att vinna genom att digitalisera en organisations administrativa processer.

I korthetAnvändarnas acceptans är den vanligaste orsaken till att digitaliseringsprojekt inom finanssektorn inte når upp till förväntningarna, och forskning visar att en god användarupplevelse är avgörande för om de förväntade produktivitetsvinsterna faktiskt realiseras. För finanschefer som väljer programvara för att support automatisera bör användarupplevelsen utvärderas lika noggrant som funktionalitet och pris.

Att gå vidare på vägen mot digitalisering och automatisering innebär att man inför nya programvaruverktyg och nya arbetssätt. Och alla som har försökt införa en ny programvarulösning i en organisation kan intyga att det mest nervpåfrestande är just hur medarbetarna tar emot programvaran. Kommer de att gilla den eller inte?

I det här blogginlägget ska jag titta närmare på vikten av att sätta användaren i centrum och vikten av en gedigen användarupplevelse – eller UX, som det kallas i kortform. Tro mig, det är väldigt viktigt!

Varför ska man digitalisera och automatisera bokföring och redovisning?

Låt oss börja med att sätta in saker och ting i sitt sammanhang. Fördelarna och nyttan med digitalisering är, som nämnts, många. Ur ett övergripande perspektiv handlar det om ökad produktivitet, färre fel, bättre resursutnyttjande och mer exakta data för rapportering och analys. Paradoxalt nog är det dock så att många tvekar att sätta igång digitaliseringsarbetet.

En av orsakerna till detta är den tidigare nämnda osäkerheten kring införandet av ny programvara och omställningen av en process som redan fungerar. Beslutsfattarna är helt enkelt rädda för att användarna inte ska anamma den nya tekniken som krävs för support , och att de därmed inte kommer att kunna dra nytta av de förväntade fördelarna. Å andra sidan kan man också säga att de inte kommer att dra nytta av några fördelar alls om de bara sitter och är nervösa inför att förändra en process. Hur som helst är oron faktiskt befogad, eftersom användarnas acceptans är avgörande för en framgångsrik införande av ny programvara.

Det är bevisat att en En bra användarupplevelse kan bidra avsevärt till för att uppnå de förväntade fördelarna. När man väljer programvara för att support ett digitaliseringsprojekt är det en riktigt bra idé att ta med användarupplevelsen som en viktig utvärderingsparameter.

Användarcentrerad utveckling

Det finns många sätt att gå tillväga vid mjukvaruutveckling, men jag är verkligen övertygad om att att sätta användarna och användarupplevelsen i första rummet i allt utvecklingsarbete. Det kräver mer resurser, eftersom det innebär investeringar i att förstå behoven och kraven hos alla typer av användare som ska arbeta med programvaran dagligen.

Om vi talar om olika processer inom ekonomiavdelningen, så kommer vissa system uteslutande att ha ekonomer som användare, medan andra system även kommer att ha användare bland andra medarbetargrupper i hela organisationen. Det innebär att det kan handla om stora arbetsinsatser när det gäller att kartlägga och förstå olika användartyper, för att sedan utforma en användarupplevelse som verkligen tilltalar dem alla. Och här finns inga genvägar – det kan jag intyga.

Det finns faktiskt många exempel på bristande användarorientering när man tittar på olika mjukvarulösningar för support . Ett av mina favoritexempel är ERP- och ekonomisystem. De är utvecklade med ekonomer som primär målgrupp, men vissa tilläggsmoduler riktar sig till andra användartyper. Det kan till exempel handla om modulen för hantering av leverantörsfakturor, modulen för hantering av utgifter eller modulen för registrering av projekttimmar. Ofta glömmer utvecklarna av ERP- och ekonomisystem bort detta, vilket innebär att användarupplevelsen blir bristfällig. Det är inte heller svårt att föreställa sig att det kommer att gå snett när en användarupplevelse som är utformad för en bokförare hamnar hos en säljare.

I många fall är det den specialiserade Branschledande programvarulösningar som kan erbjuda ett särskiljande användarfokus, förutsatt att leverantören har investerat i detta.

Användarupplevelsen påverkas av användargränssnittet

Det finns uppenbarligen flera olika delar i användarupplevelsen som, sett ur ett övergripande perspektiv, syftar till att lösa användarnas problem. Med det sagt är användargränssnittet mycket viktigt för upplevelsen. När det gäller en mobilapp handlar det om den visuella utformningen av de skärmar som används för navigering, layouten, knapparna, färgschemat, typsnittet, animationerna, menyerna och så vidare.

Om användargränssnittet är förvirrande, svårt att navigera i eller till och med visuellt oattraktivt kommer det att leda till problem med användarnas acceptans. Å andra sidan, om användargränssnittet är intuitivt, självförklarande, lätt att navigera i och visuellt tilltalande kommer användarnas acceptans att gå mycket smidigare.

The Acubiz Way

The Acubiz Way är ett begrepp som omfattar vår helhetsstrategi för bästa praxis när det gäller Kostnadshantering. En viktig del av The Acubiz Way är att förstå användarnas verksamhetsmiljö. Processen för utgiftshantering är förankrad i ekonomiavdelningen, men är samtidigt en process som sträcker sig till andra delar av organisationen och därmed även till andra användare. Det beror på att det är där utgifterna uppstår. Därför måste programvaruverktygen utvecklas utifrån dessa användares utgångspunkt. Detta fokus har varit en ledstjärna i vårt utvecklingsarbete under många år och vi har investerat betydande resurser i att ”få detta rätt”.

Det råder ingen tvekan om att en väl utformad och genomtänkt användarupplevelse avsevärt ökar sannolikheten för en lyckad implementering. Och som jag nämnde tidigare kräver en högkvalitativ utformning av användarupplevelsen och användargränssnittet stora resurser – oavsett hur vi går tillväga. Med andra ord har detta ett pris. Och precis som på många andra områden går pris och kvalitet hand i hand även här.

Förresten, mitt team har skrivit en e-bok om implementering av programvara. Den behandlar alla aspekter av processen, inklusive vikten av att sätta användaren i centrum. E-boken kan laddas ner gratis.

Lycka till med digitaliseringen av er bokföring.

Vanliga frågor

Varför lyckas digitaliseringsprojekt inom finanssektorn ofta inte leverera de förväntade fördelarna?

Den vanligaste orsaken är bristande användaracceptans. Om medarbetarna inte tar till sig den nya programvaran förändras processen inte i praktiken, trots investeringen. Beslutsfattarna är ofta medvetna om denna risk, vilket paradoxalt nog får dem att helt skjuta upp digitaliseringen, trots att passivitet också innebär att man går miste om produktivitetsvinster.

I vilken utsträckning påverkar användarupplevelsen egentligen framgången för en mjukvarulansering?

Forskning visar att en bra användarupplevelse i hög grad bidrar till att man kan uppnå de förväntade fördelarna med ett nytt system. En dålig användarupplevelse leder till låg användning, tillfälliga lösningar och att systemet så småningom överges. Vid utvärdering av ekonomiprogramvara bör användarupplevelsen betraktas som ett affärskritiskt krav, inte som en valfri funktion.

Vad bör ekonomichefer ta hänsyn till när de utvärderar användarupplevelsen (UX) i programvara för utgiftshantering eller bokföring?

Leta efter programvara som är intuitiv för användare utan finansiell bakgrund, fungerar bra på mobila enheter, minimerar antalet steg som krävs för att utföra en uppgift och ger tydlig återkoppling. Helst bör man genomföra ett pilotprojekt med riktiga medarbetare innan man bestämmer sig. Ekonomiteamets uppfattning om vad som är ”enkelt” skiljer sig ofta avsevärt från resten av organisationens.

Vilka är de främsta fördelarna med att digitalisera och automatisera bokförings- och redovisningsprocesser?

De övergripande fördelarna är ökad produktivitet hos medarbetarna, färre fel, bättre resursfördelning och mer exakta data för rapportering och analys. Dessa fördelar realiseras dock endast om programvaran införs på rätt sätt. Det är användarupplevelsen (UX) som avgör om införandet lyckas eller inte.