Digitalisering förknippas ofta med företagens effektivitet, produktivitet och konkurrenskraft. Men dessa faktorer är inte de enda fördelarna. Vi uppmuntrar en digitalt driven arbetsplats och har tagit fram 5 rekommendationer och fördelar med att digitalisera era interna processer.
1. Investera i innovativ teknik för att skapa en attraktiv arbetsmiljö
En studie utförd av nätverksspecialisten Aruba visar att organisationer måste anamma den digitala verkligheten om de vill förbli konkurrenskraftiga och locka till sig de bästa talangerna. Ny teknik kommer att driva framtidens arbete. Både nuvarande och kommande generationer kommer att förvänta sig innovativa och digitala arbetsmiljöer.
Att anamma ett digitalt samhälle stöds också av politiker. I början av året publicerade den danska regeringen en strategi för digital tillväxt och hur man kan bibehålla och bli en del av vårt digitala samhälle. En av punkterna i strategin är att support digitalisera SME (små och medelstora företag) för att stärka deras verksamhet, produktivitet och konkurrensposition. Att välja att följa med på den digitala resan är ett naturligt steg i utvecklingen - som samhälle, som individ och som arbetsplats.
2. Digitaliseringen kommer att gynna hela organisationen internt
Att digitalisera kommer i de flesta fall att gynna flera avdelningar och medarbetare i en organisation. Om du väljer att digitalisera din utläggshanteringsprocess kommer det först och främst att gynna den enskilda medarbetaren eftersom han eller hon enkelt kan registrera och dokumentera sina utlägg direkt och spara tid. Dessutom kommer Finance och ledningen att dra nytta av en helt digital översikt och transparent lösning, vilket gör att man slipper lösa kvitton och fakturor i högar. Att digitalisera dina processer för hantering av utlägg är bara ett exempel på de många alternativ som du och ditt företag kan använda för att skapa värde i hela organisationen.
3. Kompromissa inte med den digitala säkerheten när ni väljer en digital partner
Den digitala framtiden innebär tydliga fördelar, men den introducerar oss också för nya risker och utmaningar. En rekommendation är därför att se till att era digitala leverantörer och partners väljs med förstånd. Se till att de följer GDPR och har ett samtycke. Utmana dem med frågor om deras hostingbolag när det gäller mer känsliga data för att se till att processen hanteras på ett bra sätt. På så sätt säkerställer du en hög digital säkerhet.
Arubas studie om digitala arbetsplatser visar att företagets, de anställdas och kundernas säkerhet är mer utsatt och kan utsättas för externa hot. Därför är det viktigt att ständigt ha säkerhetsaspekterna i åtanke när du digitaliserar din arbetsplats.
4. Nya digitala solutions kommer att visa resultat på sista raden
Arbetsplatsteknik förknippas med produktivitet och effektivitet - och har visat sig skapa positiva resultat på sista raden. En av anledningarna till detta är färre misstag. Ta digital utläggshantering som ett exempel. Anställdas utgifter hanteras och beräknas via en digital plattform, så att du undviker skrivfel och säkerställer transparens och korrekta resultat, vilket i slutändan leder till både tids- och penningbesparingar.
Transparensen och den uppenbara möjligheten att hämta informativ data från digitala solutions ger kunskap baserad på fakta och statistik. Till exempel kan kunskap om anställdas beteende och utgifter vara värdefull information och användas som vägledning inom företagspolicy och hur man uppnår kostnadsbesparingar. Detta stöds dessutom av en av punkterna i den digitala strategi som utvecklats av den danska regeringen. Danska företag bör använda sina digitala data för att skapa tillväxt och öka sina resultat.
5. Fokusera på dina medarbetare - digitalisering skapar motivation och arbetsglädje hos medarbetarna
En tendens som Arubas studie av den digitala arbetsplatsen fokuserar på är hur digitalisering inte bara innebär produktivitet och effektivitet. Det leder också till personlig arbetstillfredsställelse och motivation hos medarbetarna. Rapporten visar att den nya tekniken inte bara hjälper människor att göra sitt jobb bättre, utan också gör dem lyckligare och mer nöjda på jobbet. I Acubiz upplever vi att användare och medarbetare som får ett nytt jobb vill ta med sig sin digitala lösning på grund av det värde den har. Ett tydligt exempel i Acubiz är Group Finance Manager på Junckers Industries A/S, Jesper Christiansen, som ville upprätthålla ett digitalt flöde inom Expense Management. Därför introducerade han lösningen på sin nya arbetsplats och fick sina kollegor att se fördelarna med en digital lösning och hur det ökar arbetsglädjen.
Ovanstående rekommendationer och fördelar är bara en bråkdel av alla de fördelar som den digitala framtiden förser oss med. Slutsatsen är att om du uppmuntrar den digitala utvecklingen genom att implementera digitala verktyg och processer kommer det att skapa värde för dina anställda och hela företaget på så många sätt. En digital miljö skapar utrymme för nya möjligheter, kunskap och tillväxt. Att inte dra nytta av digitaliseringen kan leda till att ditt företag hamnar på efterkälken i ett snabbt växande digitalt samhälle.
Om du är intresserad av att digitalisera dina processer för utläggshantering, kontakta oss för mer information om Acubiz EMS och vår allt-i-ett-app Acubiz one.
