TL;DR
Kort sagt: Hur undviker du integrationsproblem i utgiftshantering? När ett utgifthanteringssystem inte integreras effektivt med dina ERP- och lönesystem kan det leda till dubbelarbete, manuella fel och extra kontrollsteg. För att undvika detta bör företag fokusera på tre saker: gör integration till en konfigurationsfråga snarare än utveckling, registrera utgifter när de uppstår och standardisera godkännanden och dataflöden.
Detta gör att bokföringsklara data kan flöda direkt in i dina ERP- och lönesystem, samtidigt som det minskar administrationen och förenklar månadsslutet.
När utgiftshantering och ERP-system inte fungerar sömlöst tillsammans samlas manuellt arbete, fel och extra kontrollsteg snabbt. Håll integrationen enkel, registrera utgifter när de uppstår och standardisera godkännanden och dataflöden så att bokföringsklara data når ditt ERP- och lönesystem utan onödig manuell arbete.
Här är tre observationer som dyker upp gång på gång när finansteam vill få kontroll på utgifter – utan att göra det till ett IT-projekt:
Om du känner igen utmaningar såsom överdriven administrationstid, manuella pappersbaserade processer, förlorade kvitton och registrering av utgifter i sista minuten, är du långt ifrån ensam.
Acubiz egen forskning pekar på exakt samma utmaningar före implementering:
77% angav överdriven administrationstid, 66% fysiska kvitton, 53% förlorade kvitton och 49% sen utgiftsregistrering.
Poängen är inte att problemet finns.
Poängen är vad som händer när integrationen inte fungerar.
När ditt utgifthanteringssystem inte fungerar sömlöst med din ERP uppstår dubbelarbete: data matas in på flera ställen, fel måste korrigeras manuellt och extra kontrollsteg läggs till. Det är också här många projekt börjar att avvecklas. Kontoplan, dimensioner, godkännanden, synkronisering och datafält matchar inte – och plötsligt blir ett finansinitiativ en kamp om IT-resurser och tid.
Martin Eriksen, Marketing Director på Acubiz, uttrycker det exakt:
"Det är lättare att fördela en kostnad när den uppstår än att fördela den senare."
Allt som krävs är ett system som stöder processen – och en integration som är enkel nog för att data faktiskt ska ta sig hela vägen igenom.
Acubiz är byggt som infrastruktur för utgifter – inte bara som en app.
I praktiken betyder detta att anställda kan registrera utgifter omedelbar genom att ta ett foto på sitt kvitto, företagskortköp matchas automatiskt och utgifter skickas genom ett regelbaserat godkännandeflöde.
Med tydliga företagspolicyregler och en transparent granskningsspår blir efterlevnad inte en extra uppgift utan en integrerad del av standardprocessen.
Det viktigaste är dock:
Data når ditt ERP- och lönesystem redo för bokföring.
Integrationen blir därför en del av designen – snarare än något du upptäcker som ett problem vid månadsslutet.
Det är också varför fall som BDO och Bonnier Publications inte fokuserar på långa systemändringar utan på att komma igång snabbt och skapa en konsekvent process.
På BDO uttrycker Nina Hjorthmose det enkelt:
"Nu kan de enkelt ta ett foto på sitt kvitto och slutföra utgiftskravet direkt."
Det är exakt denna typ av beteende som skapar lugn för finansfunktionen.
Och när du tar ett steg tillbaka är processerna ofta kopplade:
Om du har flaskhalsar i leverantörsfakturor kan Acubiz tillsammans med Compello automatisera fakturabehandling från mottagning till bokföring i din ERP.
Om du behöver dokumenterad tid för drift och rapportering kan Acubiz tillsammans med mTIME lägga till enkel, mobil tidsregistrering.
Om du vill minska administrativ tid, eliminera papper, undvika sen utgiftsregistrering och stärka dina finansiella processer, välj inte bara baserat på funktioner.
Börja med dataflödet.
När integreringen är enkel blir allt annat enklare också – för anställda, ekonomi och IT.