Robots in finance processes?

Robotiserad processautomation (RPA) kan användas i olika finansiella processer

I korthetRobotiserad processautomatisering (RPA) håller på att gå från att vara något ”som är trevligt att ha” till något ”som är nödvändigt att ha” inom finansfunktionerna, med tydliga möjligheter inom bokföring, kontroll och de transaktionsregistreringsprocesser som Acubiz specifikt inriktar sig på. Att börja med delar av processerna istället för fullständig automatisering från början till slut är en beprövad metod som gör RPA tillgängligt utan att det krävs stora initiala investeringar.

På senare tid har jag varit väldigt intresserad av hur Robotiserad processautomatisering (RPA) kan användas inom olika finansprocesser. RPA är ett mycket aktuellt ämne bland chefer inom finansfunktioner. Detta hänger naturligtvis samman med teknikens potential att effektivt automatisera repetitiva och tidskrävande uppgifter och därmed möjliggöra betydande kostnadsbesparingar eller frigöra resurser för mer värdeskapande uppgifter.

Hur kommer man igång?

För vissa kan det dock kännas överväldigande att sätta igång ett RPA-projekt, men sanningen är att de resurser som krävs för att komma igång oftast inte är särskilt omfattande. Jag tror att RPA inom finansprocesser snart kommer att gå från att vara ”bra att ha” till att bli ”måste ha” för alla typer av organisationer. Det är också viktigt att vara medveten om att även om du kanske tror (troligen utifrån din första känsla) att en viss process inte lämpar sig för RPA, så bör du försöka tänka om lite och fundera på i vilka delar av den processen RPA kan tillämpas. Tro mig, möjligheter finns nästan överallt, och det är faktiskt en bra idé att börja med en steg-för-steg-modell. Faktum är att några av de mest framgångsrika RPA-implementeringarna har börjat med delar av processer. Men tänk också på att den snabba tekniska utvecklingen kommer att möjliggöra allt mer sofistikerade RPA-lösningar – det som kan verka avlägset idag kommer att vara här imorgon.

RPA inom området Kostnadshantering

På Acubiz är vi verksamma inom fintech-branschen. Vi strävar ständigt efter att vidareutveckla vår lösning för utgiftshantering. Denna lösning innehåller även RPA-funktioner, med målet att optimera och förenkla processerna för registrering och godkännande av transaktioner inom hela bokföring samt styrning i samband med dessa transaktioner. Allt till förmån för både funktionschefer och ekonomichefer.

Vi ser särskilt möjligheter inom bokföring och kontroll. Genom att integrera funktioner som automatiskt kan skilja användarnas normala beteende från beteende som avviker från det ”normala” – utan att någon mänsklig kontroll behövs – kan vi bidra till att frigöra tid. Och tidsbesparingar kommer alltid väl till pass i dagens konkurrensutsatta värld. Ibland undrar jag varför vissa medarbetare, till exempel säljare fr Sales , å ena sidan ges befogenhet att underteckna ekonomiskt omfattande avtal som binder organisationen under flera år (och ibland med betydande risker). Men å andra sidan är dessa medarbetare skyldiga att få godkännande av (och bli manuellt kontrollerade för) utgifter på mindre än 50 €. Detta gäller naturligtvis specifika kostnadsriktlinjer inom ett visst företag, vilket bör respekteras. Men enligt min mening är de manuella uppgifterna i samband med kontrollen av denna typ av transaktioner verkligen inte rimliga, och vi måste hitta sätt att optimera och förenkla dessa processer genom att införa RPA.

”Acubot”

Som nämnts tidigare har Acubiz redan tagit de första stegen inom detta område genom vår Chef för företagspolicy. Den drivs faktiskt av en robot (vi har döpt honom till Robert och han är vår ”Acubot”) som kan sköta de flesta kontrolluppgifterna inom utgiftshanteringen. Och dessa är som bekant mycket tidskrävande. Med hjälp av den här funktionen använder flera av våra kunder nu RPA för att hantera två tredjedelar av sina utgiftskontrolluppgifter. Det är ju häftigt! Om du hanterar en ekonomiavdelningen, har du förmodligen en ganska god uppfattning om hur mycket tid du lägger ner på den här typen av uppgifter just nu. Jag är också säker på att du känner till din interna timlön in i minsta detalj, och då är det en enkel uträkning att beräkna hur mycket du kan spara om du investerar i en robot som sköter större delen av kontrollarbetet.

Detta är dock bara början, och vi är fast beslutna att fortsätta satsa på och investera i vidareutvecklingen av RPA-funktionerna i vår lösning – till förmån för alla Acubiz EMS-användare.

Vanliga frågor

Vilka specifika finansprocesser lämpar sig särskilt väl för robotiserad processautomation?

RPA fungerar bäst i finansiella processer som är repetitiva, regelbaserade och omfattar stora volymer. Bokföringsposter, transaktionsregistrering, fakturahantering och kontrollrutiner är utmärkta exempel. Speciellt inom utgiftshantering ser Acubiz särskilda möjligheter i bokförings- och kontrollprocesserna kring transaktioner.

Hur mycket resurser krävs det egentligen för att starta ett RPA-projekt inom finans?

Mindre än vad de flesta tror. Uppfattningen att RPA kräver stora team eller omfattande investeringar är ett vanligt hinder. I praktiken är det både genomförbart och ofta den mest framgångsrika strategin att börja med en del av en process istället för fullständig automatisering. De resurser som krävs för att komma igång är vanligtvis begränsade.

Kommer RPA att ersätta ekonomer inom utgiftshantering och bokföring?

Syftet är inte att ersätta, utan att omfördela arbetsuppgifterna. När RPA sköter transaktionsbaserade och repetitiva uppgifter kan ekonomipersonalen ägna sig åt analys, hantering av undantagsfall och strategiskt arbete. Målet är en mer effektiv ekonomifunktion, inte en mindre.

Hur integrerar Acubiz RPA i sin lösning för utgiftshantering?

Acubiz utvecklar RPA-funktioner som syftar till att optimera och förenkla processerna för transaktionsregistrering, godkännande, bokföring och kontroll. Fokus ligger på att automatisera de rutinmässiga stegen i utgiftscykeln så att både ekonomichefer och funktionschefer kan dra nytta av en snabbare och mer tillförlitlig hantering.

Är det värt att satsa på RPA redan nu, eller ska man vänta tills tekniken har mognat ytterligare?

Rekommendationen är att börja redan nu med riktade och hanterbara implementeringar. Tekniken är redan tillräckligt utvecklad för att kunna användas i produktionsmiljöer inom finansprocesser. Att vänta innebär att hamna efter de organisationer som redan drar nytta av produktivitetsvinsterna, och den snabba utvecklingen innebär att dagens begränsningar snart kommer att lösas.