Checklista – Kom igång med Acubiz som administratör

Den här checklistan är för dig som är Pro-användare (administratör eller ekonomi) och ansvarar för att sätta upp Acubiz i ert företag. Stegen följer den ordning som oftast fungerar bäst, men alla steg gäller inte alla lösningar – er konfiguration kan skilja sig.

Innan du börjar

• Ni har ett aktivt avtal med Acubiz och har fått tillgång till lösningen.
• Acubiz har tagit emot era grunddata (masterdata) under välkomst- och onboardingprocessen.
• Ni har bokat ett implementeringsmöte med Acubiz. Där justeras konfigurationen löpande så att den passar ert företag.

Steg 1 – Ekonomisk grundstruktur

1. Dimensioner: Lägg upp de dimensionsvärden ni bokför på, till exempel avdelning, kostnadsställe eller projekt.
2. Kontoplan och utgiftstyper: Skapa de utgiftstyper som de anställda ska kunna välja och koppla dem till rätt konto.
3. Moms: Sätt upp momskoder och kontrollera att de matchar ert ekonomisystem.
4. Företagskort: Sätt upp kontering för korttransaktioner och eventuella kontantuttag.
5. Valutor: Kontrollera hur valutor och växelkurser hanteras.

Steg 2 – Användare och roller

1. Skapa användare under Administration → Users. Se artikeln Skapa en ny användare i Acubiz.
2. Ge varje användare en attestant – utan attestant kan användaren inte skicka in utlägg.
3. Tilldela roller, till exempel attestant, ekonomi och administratör. Se Användarroller i Acubiz.
4. Sätt eventuella beloppsgränser för attestanter.

Steg 3 – Testa flödet

1. Låt några testanvändare ladda ner appen och registrera ett utlägg och en korttransaktion.
2. Attestera transaktionerna och kontrollera dem som ekonomi.
3. Gör en testexport till bokföringen och kontrollera konton, moms och dimensioner i ekonomisystemet.

Steg 4 – Gå live

• Informera alla anställda om hur de laddar ner appen och loggar in. Dela gärna Checklista – Kom igång med Acubiz som användare.
• Bestäm vem internt som är kontaktperson för frågor.

Bra att veta: Börja enkelt. Det är lättare att lägga till dimensioner och regler efter lanseringen än att förenkla en för detaljerad struktur.