Representation – representationstyper

🍽️ Så fungerar representationstyper

När användaren bokför ett inköp som representation väljer hen en representationstyp och anger antal deltagare. Expense:

• 📊 Räknar ut momsen
• 💰 Fördelar kostnaden på avdragsgill och ej avdragsgill del
• ✅ Bokför på rätt konton

👉 Gäller: administratörer som sätter upp mallarna. Användare hittar hur de registrerar representation i artikeln Registrera representation under Användare.

⚙️ Steg 1 – Hitta och aktivera representationstyper

1. Gå till Administrera > Representation.
2. Aktivera eller inaktivera de mallar ni ska använda.
3. Klicka på Ny representationstyp för att skapa en egen.

✅ Anpassa urvalet efter företagets representationspolicy.

📝 Steg 2 – Ställ in en representationstyp

En representationstyp innehåller:

• 📝 Namn
• 🔤 Förkortning (syns på PDF)
• 💰 Momsprocentsats
• 👥 Max avdragsgillt belopp per person
• 📊 Momsbasbelopp
• 📁 Konto för avdragsgill kostnad
• 📁 Konto för ej avdragsgill kostnad
• 👤 Synlighet (administratör eller alla)
• ✅ Status (aktiv/inaktiv)

👉 Tydliga namn gör det lättare för användarna att välja rätt mall.

❓ Steg 3 – Lägg till obligatoriska frågor

1. Öppna representationstypen.
2. Gå till fliken Representationstext.
3. Lägg till frågorna.

👥 Steg 4 – Aktivera deltagarrader (valfritt)

Med deltagarrader får varje deltagare en egen rad med för- och efternamn, i stället för ett fritextfält.

1. Gå till Administrera > Representation och öppna representationstypen.
2. Markera Fyll i textfält per deltagare.
3. Klicka på Spara.
4. Ta bort frågan ”Ange namn på deltagare” under fliken Representationstext.

✅ Anger användaren 4 deltagare skapas 4 rader automatiskt. Inställningen gäller per representationstyp. OBS detta syns inte på PDFer som den vanliga fritexten.

🍷 Steg 5 – Kvitton med blandad moms

Innehåller kvittot flera momssatser, till exempel mat (12 %) och alkohol (25 %), använder du en mall med schablonmoms (15,25 %). Då behöver användaren inte delkontera.

👉 Expense har uppdaterade mallar för måltider och takeaway. Har ni egna mallar eller bokföringsregler – se över att de fungerar med de nya.

📊 Steg 6 – Aktivera fördelning vid representation

Vill ni att användarna ska kunna fördela en representationskostnad på flera kostnadsställen, projekt eller konton:

1. Gå till Administrera > Inställningar.
2. Öppna fliken Konteringar.
3. Bocka i Använd fördela vid representation.
4. Klicka på Spara.

✅ Användarna kan nu dela upp representationen när de bokför.

👤 För användare

Hur användarna registrerar representation i appen – kvitto, deltagare, syfte och uppdelning av kostnaden – finns i artikeln Registrera representation under Användare.

🎥 Se genomgången

⚠️ Bra att veta

• 🍽️ Extern representation: kunder, leverantörer, samarbetspartners – till exempel kundlunch eller affärsmiddag. Ange alltid företagsnamn.
• 🎉 Intern representation: egna medarbetare – till exempel personalfest, kickoff eller julbord.
• ⚠️ Saknas syfte, deltagare eller företagsnamn kan redovisningen behöva kompletteras innan den godkänns.
• 📋 Uppdaterade mallar påverkar bara nya registreringar, inte tidigare.

💡 Tips för bästa resultat

• 📝 Namnge mallarna tydligt
• 👥 Använd deltagarrader om ni ofta har många deltagare
• ✍️ Skriv deltagare och syfte i kommentaren direkt när kvittot fotas
• 📢 Informera användarna om vilka mallar som ska användas

❓ Vanliga frågor (FAQ)

Måste vi använda representationstyper?
Nej, men de förenklar och automatiserar bokföringen.

Vilken information måste finnas med?
Deltagare, syfte och – vid extern representation – företagsnamn.

När ska jag använda schablonmoms?
När kvittot innehåller flera momssatser, till exempel mat och alkohol.

Skapas deltagarraderna automatiskt?
Ja, utifrån antalet deltagare som användaren anger.

Kan jag registrera representation i appen?
Ja, hela flödet kan göras i Expense-appen.

Kan jag ändra uppgifterna i efterhand?
Ja, men det är bäst att fylla i allt direkt för att undvika kompletteringar.

✅ Sammanfattning

• ⚙️ Administratören sätter upp representationstyper med moms, konton och obligatoriska frågor
• 👥 Deltagarrader ger tydligare dokumentation
• 📷 Användaren väljer mall och fyller i deltagare och syfte
• 📊 Expense räknar moms och bokför automatiskt

🔗 Relaterade artiklar

• Delkontera kvitto – fördela kostnader och moms
• Modifierad moms
• Utrikesmoms (vändande moms)
• Svenska regler för utlägg (översikt)