How can I allocate employee expenses to specific customers or projects automatically?

With a digital expense management system like Acubiz, you configure dimensions that let employees tag each expense to a customer, project, or department at the point of registration. The cost is allocated simultaneously across multiple dimensions, removing the manual redistribution work from the finance team and ensuring the data flows accurately into your finance system.

What is Activity-Based Costing and why does it matter for a CFO?

Activity-Based Costing (ABC) is a method that assigns overhead and indirect costs, including employee expenses and consultant hours, to the specific activities or customers that generate them. For a CFO, it creates a complete profitability picture at the customer level rather than relying on averaged allocations that can mask which accounts are actually profitable.

Can I shift the cost allocation task away from the finance department to the end user?

Yes. When expense registration is digital, the employee or approver handles the dimension coding at the time of the transaction. Finance no longer needs to manually redistribute costs after the fact. This reduces processing time and improves accuracy, because the person closest to the purchase makes the allocation decision.

How does digital expense management support a more strategic CFO role?

Automated cost allocation gives the finance function real-time data on customer profitability, project spend, and departmental costs. With accurate data flowing without manual effort, the CFO can shift from administrative processing toward analysis, advisory, and contributing to the company's broader strategy.

Präzise Kostenverrechnungen

Sehr geehrter Finanzvorstand…

TL;DRMit Acubiz können Finanzverantwortliche über die einfache Buchhaltung hinausgehen, indem sie Mitarbeiterausgaben, Fahrtkosten und Arbeitszeiten mithilfe konfigurierbarer Dimensionen direkt bestimmten Kunden, Projekten und Abteilungen zuordnen. Dieser Ansatz der Prozesskostenrechnung (Activity-Based Costing) liefert Finanzvorständen ein vollständiges, datengestütztes Bild der Rentabilität auf Kundenebene, ohne dass dem Finanzteam zusätzlicher manueller Arbeitsaufwand entsteht.

Die digitale Transformation ist Realität – und wenn Sie mich fragen, würde ich sagen, dass es immer gut ist, die Art und Weise, wie wir unsere Unternehmen führen, zu hinterfragen, indem wir unsere traditionellen Vorstellungen von Arbeitsabläufen auf den Prüfstand stellen.

Digitale Tools ermöglichen neue Methoden, die unser Arbeitsleben vereinfachen, indem sie Aufgaben wie Mitarbeiterausgaben Erfassung und Vertiefung unseres Verständnisses der Mitarbeiter, des Unternehmens, der Kunden und der Partner – insbesondere im Hinblick auf die Rentabilität.

Wir sollten die Verteilung der Kosten auf Abteilungen, Projekte und – was besonders wichtig ist – Kunden neu überdenken. Die Finanzabteilung nimmt verschiedene Kosten entgegen und verteilt sie weiter, und ich bin davon überzeugt, dass intelligentere Arbeitsabläufe mithilfe von Technologie zu genaueren Ergebnissen führen können.

Das habe ich schon einmal gesagt. Der CFO von heute hat mehr als nur administrative Aufgaben, wobei Sie sich in erster Linie um die klassische Buchhaltung und Berichterstattung kümmern. Außerdem sind Sie ein Problemlöser und Berater, der zur Strategieentwicklung beiträgt. Durch den Einsatz von Fintech können Sie die Gewinne nach Kunden und Aktivitäten leichter analysieren – und wer möchte nicht ein vollständiges Bild der Rentabilität auf Kundenebene präsentieren?

Der echte Überblick

Die Prozesskostenrechnung (ABC) ist eine bewährte Methode zur Zuordnung von Hauptkosten zu bestimmten Aktivitäten, wie beispielsweise einem bestimmten Kunden.

Um festzustellen, welche Kunden rentabel sind, müssen alle Arten von Kosten berücksichtigt werden, vom Kundenservice bis hin zu consultant und Mitarbeiterausgaben.

Um ein realistisches Bild vom Wert eines Kunden zu erhalten, sind detaillierte Daten zu den einzelnen Kosten erforderlich – große und kleine – was eine Herausforderung darstellen kann, wenn die Datenverarbeitung im Finanzbereich nicht unkompliziert und transparent ist. Ein effektives Management setzt Systeme voraus, mit denen Kosten genau erfasst und zugeordnet werden können; dabei spielen digitale Tools eine entscheidende Rolle.

Digitale Handhabung und Maßkontrolle

Mit ein digitales System zur Erfassung von Kosten Bei Ausgaben wie Mitarbeiterkosten, Fahrtkosten und Zeitaufwand, die sich auf einen bestimmten Kunden beziehen, haben Sie die Möglichkeit, die buchhalterische Bearbeitung an einen Endnutzer oder einen Genehmiger zu übertragen.

Sie können die Dimensionen festlegen, sodass Kosten bereits bei der Erfassung durch den Endnutzer zugeordnet werden können. Auch die Zuständigkeit für die Kostenaufteilung – sei es prozentual oder betragsbezogen – können Sie festlegen und dem Endnutzer, dem Genehmiger oder der Finanzabteilung zuweisen.

Aber warum sollte man die Aufgabe der Zuweisung und Aufteilung aus der Finanzabteilung auslagern?

Die Verlagerung von Aufgaben aus dem Finanzbereich ist natürlich nicht auf alle Kosten anwendbar, kann jedoch in Fällen wie Reisekosten besonders relevant sein. Dieser oft erhebliche Posten wird bei einer genauen Zuordnung möglicherweise übersehen, ist jedoch für ein umfassendes Verständnis der Kundenrentabilität von entscheidender Bedeutung.

Kosten wie die Überfahrt über die Storebæltsbrücke können von den Mitarbeitern bei der Erfassung über Dimensionen zugeordnet werden, was der Finanzabteilung Zeit und Ressourcen spart, da die erforderlichen Informationen bereits beim Mitarbeiter vorliegen.

Denken Sie immer daran, dass es einfacher ist, Kosten zum Zeitpunkt ihres Anfalls zuzuordnen, als sie erst zu einem späteren Zeitpunkt zuzuordnen. Allerdings erfordert dies auch einen Prozess und ein System, um diesen Vorgang support präzise zu verwalten.

Ihr strategischer Partner

Ein digitaler Prozess kann Ihr neuer strategischer Partner im Finanzmanagement sein. Dank vereinfachter Arbeitsabläufe und leicht zugänglicher Informationen sind Sie besser in der Lage, das Unternehmen bei der Priorisierung von Kunden und Aktivitäten sowie bei der Festlegung zukünftiger Ziele zu beraten.

Dimensionenmanagement und Kostenerfassung sind zentrale Parameter für die digitale Auswertung des internen Nutzerverhaltens – sowohl rückblickend als auch in Echtzeit. Die digitale Kostenerfassung erfasst auf einfache Weise Daten zu Verhaltensmustern von Abteilungen oder Mitarbeitern und vereinfacht so die Kontrolle der Mitarbeiterausgaben.

Indem Sie den digitalen Wandel vorantreiben, stärken Sie die Finanzprozesse des Unternehmens – und nicht zuletzt Ihre strategische Grundlage, um das Unternehmen in Fragen der Rentabilität und der Zukunftsziele zu begleiten und zu beraten.

Was kann man daran nicht mögen?

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich die Ausgaben meiner Mitarbeiter automatisch bestimmten Kunden oder Projekten zuordnen?

Mit einem digitalen Spesenmanagementsystem wie Acubiz konfigurieren Sie Dimensionen, mit denen Mitarbeiter jede Ausgabe bereits bei der Erfassung einem Kunden, einem Projekt oder einer Abteilung zuordnen können. Die Kosten werden gleichzeitig auf mehrere Dimensionen verteilt, wodurch dem Finanzteam die manuelle Umbuchung erspart bleibt und sichergestellt wird, dass die Daten korrekt in Ihr Finanzsystem übertragen werden.

Was ist die Prozesskostenrechnung und warum ist sie für einen Finanzvorstand von Bedeutung?

Die Prozesskostenrechnung (ABC) ist eine Methode, bei der Gemeinkosten und indirekte Kosten – einschließlich Mitarbeiterausgaben und consultant – den konkreten Aktivitäten oder Kunden zugeordnet werden, durch die sie entstehen. Für einen Finanzvorstand ergibt sich dadurch ein umfassendes Bild der Rentabilität auf Kundenebene, anstatt sich auf durchschnittliche Umlagen zu verlassen, die verschleiern können, welche Kunden tatsächlich profitabel sind.

Kann ich die Kostenverrechnung von der Finanzabteilung auf den Endnutzer verlagern?

Ja. Bei der digitalen Spesenabrechnung übernimmt der Mitarbeiter oder der Genehmigende die Kontierung bereits zum Zeitpunkt der Transaktion. Die Finanzabteilung muss die Kosten nicht mehr nachträglich manuell umbuchen. Dies verkürzt die Bearbeitungszeit und erhöht die Genauigkeit, da die Person, die am nächsten am Kaufvorgang steht, die Zuordnungsentscheidung trifft.

Inwiefern trägt das digitale Spesenmanagement support Rolle des CFO strategischer zu gestalten?

Die automatisierte Kostenverrechnung liefert der Finanzabteilung Echtzeitdaten zur Kundenrentabilität, zu Projektausgaben und zu Abteilungs-Kosten. Da präzise Daten ohne manuellen Aufwand bereitgestellt werden, kann sich der Finanzvorstand von administrativen Aufgaben hin zu Analyse, Beratung und der Mitgestaltung der übergeordneten Unternehmensstrategie verlagern.