Tidsregistrering er helt sikkert kommet på dagsordenen hos de fleste virksomhedsledere. Men allerede før den nye tidsregistreringslov blev indført i 2024, var der fokus på registrering af arbejdstid og dens forretningsmæssige fordele.
TL;DRTidsregistrering giver målbare forretningsmæssige fordele inden for rentabilitet, faktureringsnøjagtighed, produktivitet, planlægning og overholdelse af lovgivningen, og disse fordele var overbevisende allerede før den danske lov om tidsregistrering fra 2024 gjorde systematisk registrering til et lovkrav. Acubiz skitserer ti konkrete fordele, samtidig med at man anerkender de bekymringer vedrørende implementeringen, som de fleste virksomhedsledere giver udtryk for – lige fra modstand blandt medarbejderne til de praktiske udfordringer ved at etablere en ensartet proces.
Det forstår vi godt, for det indebærer en masse fordele, som næsten alle typer virksomheder kan drage nytte af. På den anden side har de fleste virksomhedsledere også flere bekymringer i forbindelse med implementering og drift af en tidsregistreringsproces.
I dette blogindlæg vil jeg se nærmere på de vigtigste fordele, og samtidig vil jeg komme ind på et par punkter, man skal være opmærksom på.
Tidsregistrering giver mulighed for at få indsigt i, hvordan en organisations personaleressourcer udnyttes. Det bliver med andre ord lettere at få et overblik over, hvad lønomkostningerne bruges til. Det bliver også muligt at holde styr på projektøkonomien og arbejde dynamisk med at prioritere ressourcer, hvis nogle aktiviteter tager for meget af dem.
Registrering af tidsforbrug relateret til eksterne projekter, opgaver, kunde- og klientsager skaber et solidt grundlag for præcis fakturering. I de fleste tilfælde opnås også en øget faktureringsgrad. Hvis processen er digital og automatiseret betyder det også, at faktureringen kan eksekveres hurtigt og effektivt. Det kan give et bedre cash flow og øget likviditet.
Med tidsregistrering bliver det lettere for medarbejderne at styre gennem projekter. Det bliver også lettere for f.eks. et projektteam at få fuldt overblik over fremdriften og samtidig også over de enkelte medarbejderes fremdrift på specifikke delopgaver.
Efter noget tid med en veldefineret proces for tidsregistrering, og ikke mindst de rette værktøjer til at udføre opgaven, opbygges der et datagrundlag, som giver indsigter omkring opgavernes omfang samt det reelle tidsforbrug på forskellige typer af opgaver og projekter. Dette kan anvendes til fremtidig planlægning og benchmark.
Detaljeret Tidsregistrering i forbindelse med f.eks. projekter eller opgaver, uanset om de er interne eller eksterne, gør det lettere at udforme præcis kommunikation rettet mod forskellige interessenter om fremskridt, milepæle, forventet færdiggørelse og eventuelle forsinkelser.
Tidsregistrering giver et overblik over medarbejdernes faktiske arbejdstid. I de tilfælde, hvor arbejdstidsregler og overenskomster skal overholdes, er det afgørende at have styr på den faktiske arbejdstid i organisationen. Dette har efter indførelsen af EU’s nye lov om tidsregistrering fra 2024 er blevet helt uundværligt for alle virksomheder.
Nu tænker du måske, at "det var kun 6 fordele ved tidsregistrering, men overskriften lovede 10 fordele!" Ja, det er rigtigt, men bare rolig, hvis du læser videre, er de sidste 4 fordele lige om hjørnet. Men inden da skal vi lige se på de potentielle forhindringer (eller udfordringer, vil nogle måske sige), som jeg ser i forbindelse med implementeringen af tidsregistrering.
En af de største bekymringer, som mange virksomhedsledere har, er, hvordan et krav om tidsregistrering vil blive modtaget af medarbejderne. Faktum er, at der er en risiko for, at nogle medarbejdere vil opfatte det som øget overvågning og kontrol. På den anden side er det også en kendsgerning, at andre medarbejdere ikke vil blive generet det mindste.
En ting er dog sikkert, det vil kræve en adfærdsændring i organisationerne, fordi medarbejderne skal tilpasse sig en ny opgave i den daglige drift. Et andet opmærksomhedspunkt er derfor også den faktiske tid, det tager at foretage tidsregistreringen. Her er det naturligvis vigtigt at finde et værktøj, der er nemt og intuitivt at arbejde med.
Især bekymringen for medarbejdernes syn på tidsregistrering fører mig videre til de næste fordele - fordi de er fokuseret på fordelene for medarbejderne.
Tidsregistrering giver den enkelte medarbejder mulighed for at arbejde med sin personlige effektivitet gennem udnyttelse af den indsigt i eget ressourceforbrug, der er opbygget.
Et værktøj til tidsregistrering er også et værktøj til at holde overblik over aktuelle opgaver, projekter og deadlines, og det er et værktøj til at planlægge indsatsen.
Tidsregistrering giver også medarbejderen mulighed for at identificere mønstre i hvordan vedkommende selv arbejder. Dette kan bruges til at udpege de forskellige tidsrøvere, som alle på et eller andet plan ofte rammes af og gerne vil eliminere.
For medarbejderne er det også en fordel at kunne visualisere den faktiske arbejdstid, herunder overarbejde. Det giver et grundlag for en faktabaseret dialog med ledere og kolleger.
Disse medarbejderfordele er meget vigtige, når vi taler om implementering af et tidsregistreringssystem. For uanset hvordan man vender og drejer det og fremhæver alle fordelene for virksomheden, er det afgørende, at man som leder også formår at forklare medarbejderne, hvilke fordele de får, når systemet implementeres. Dette adskiller sig ikke meget fra, hvis vi havde at gøre med implementeringen af et hvilket som helst andet værktøj, der kræver en ændring af de daglige rutiner. Det ved vi fra vores mere end 20 års erfaring med implementering af løsninger til udgiftsstyring.
Så husk på, at hvis tidsregistrering skal blive et stærkt værktøj for din virksomhed, så kræver det god ledelse.
Kontakt os Hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller booke en gratis online-demo for at få mere at vide.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er de vigtigste forretningsmæssige fordele ved at indføre tidsregistrering?
Indlægget fremhæver ti fordele: øget rentabilitet gennem bedre ressourceudnyttelse, præcis fakturering af kunder, hvilket fører til højere faktureringssatser, forbedret produktivitet, bedre projektplanlægning baseret på historiske data, højere medarbejdertilfredshed takket være et klart overblik over arbejdsbyrden, reduceret administrativt tidsforbrug på timesedler, bedre overholdelse af arbejdsmarkedslovgivningen, forbedret beslutningstagning baseret på data, support styring af fjernarbejde samt et grundlag for nøjagtig løn- og lønbehandlingsproces.
Hvordan forbedrer tidsregistrering nøjagtigheden i faktureringen?
Ved at registrere arbejdstid i forbindelse med bestemte kunder, projekter og opgaver oprettes der en præcis og kontrollerbar oversigt, der gør det muligt at fakturere nøjagtigt for det udførte arbejde. Dette medfører typisk en højere faktureringssats, da tid, der tidligere ikke blev registreret, nu indregnes. Hvis processen er digital og automatiseret, forløber faktureringsprocessen hurtigere, hvilket forbedrer likviditeten og forkorter kreditorcyklussen.
Er tidsregistrering lovpligtig i Danmark?
Ja. I 2024 blev der i Danmark indført en lov om tidsregistrering, der kræver systematisk registrering af arbejdstiden. Imidlertid var de forretningsmæssige fordele ved tidsregistrering overbevisende allerede før det lovmæssige krav trådte i kraft, og virksomheder, der allerede havde indført en digital proces, fandt det nemt at overholde loven. Virksomheder, der stadig anvender manuel eller uformel registrering, er nødt til at tage fat på dette nu.
Hvad er de største bekymringer, som ledere har i forbindelse med indførelsen af tidsregistrering?
De mest almindelige bekymringer er medarbejdernes modvilje mod at blive overvåget, den administrative byrde ved at opretholde en konsekvent registreringsrutine samt omkostningerne og indsatsen forbundet med at indføre et nyt system. Indlægget tager fat på disse bekymringer ved at påpege, at veludviklede digitale tidsregistreringsværktøjer minimerer de daglige problemer, og at fordelene ved dataene hurtigt opvejer indsatsen ved implementeringen.