Firmakort anvendes af medarbejdere til virksomhedsrelaterede udgifter. Et firmakort giver mange fordele, men hver gang det anvendes til betaling af en udgift, opstår der faktisk mere arbejde i forhold til at dokumentere kvittering og formål, godkende, kontrollere, kontere og bogføre udgiften.
Acubiz er kompatibel med alle firmakort og giver brugeren mulighed for at gøre transaktionsdata klar til bogføring – digitalt, helt automatisk og med den nødvendige dokumentation. På den måde får du firmakortet til at “klare bogføringen”.
I dette blogindlæg giver vi fem grunde til at bruge firmakort med Acubiz:
1. I sparer tid
Hvor lang tid tager det hver gang, jeres virksomhed skal betale en udgift? Opgaven med at indhente den nødvendige dokumentation samt øvrige oplysninger, som økonomi- og finansafdelingen skal bruge til bogføring af udgifter, er ofte manuel, tidskrævende og besværlig.
Den proces kan tage et par sekunder, hvis du integrerer dit firmakort med Acubiz. Du kan bruge Acubiz-appen til at tage et billede af kvitteringen, derefter indtaste nogle oplysninger og til sidst registrere betalingen. Korttransaktionen bliver automatisk importeret direkte til Acubiz og jeres registrering vedhæftes automatisk. Så er udgiften klar til godkendelse. Så hurtigt kan det gøres!
2. I får fuld kontrol over udlæg og udgifter
Brugen af firmakort er lig med øget kontrol for virksomheden og sikkerhed for, at alle udgifter har korrekte oplysninger. Udover at alle korttransaktioner indeholder de nødvendige informationer om betalingen, er det også muligt at se præcis, hvad der er brugt, hvor og hvornår. Man kan altså følge transaktionen i realtid.
3. I skal ikke længere bede medarbejdere om at lægge ud
Medarbejderen skal ikke selv lægge penge ud, når de har et firmakort – i stedet foregår betalingen direkte på firmaets konto. Det betyder naturligvis, at medarbejderen ikke skal gribe til egen lomme og tænke på, hvornår pengene bliver tilbagebetalt, hvad renterne i banken vil betyde i den mellemliggende tid, eller hvilken valutakurs deres udlæg refunderes til. Udstedte firmakort kan, sammen med Acubiz, derfor have stor betydning for hvor tilfredse medarbejderne er i hverdagen.
I værste fald kan man ende med, at medarbejderne bevidst forsøger at undgå at betale, hvis de ikke har et firmakort. En af vores kunder, KAB, har oplevet dette, og de erfarede, at det skader medarbejdertilfredsheden ikke at have et firmakort.
4. I kan opsætte betingelser for brugen af kortet
Med et firmakort er det muligt at ændre betingelserne for anvendelse. Det betyder, at der i mange tilfælde f.eks. kan opsættes forbrugsgrænser. Generelt leder brugen af firmakort til forbedret overblik og øget gennemsigtighed, da det er et effektivt dataanalyseværktøj, der hjælper med at spore og styre omkostninger.
Med vores service, Company Policy Manager, kan I sikre, at medarbejdere og brugere af Acubiz overholder jeres retningslinjer og politikker i forbindelse med udgifter. I kan definere regler om f.eks. forbrugsgrænse for den enkelte medarbejder eller angive beløbsgrænser for bestemte omkostningstyper. Det er med til at skabe gennemsigtighed.
5. I kan skabe en digital værdikæde
Hvordan får du skabt en digital værdikæde, der forbinder din virksomheds firmakort med jeres økonomisystem? Og hvordan kan dine medarbejdere selv håndtere opgaven med at kontere deres udgifter? Den digitale værdikæde kan Acubiz hjælpe dig med at skabe. Vi kan sørge for at hente transaktionsdata fra din virksomheds firmakort, facilitere at den enkelte bruger udfylder de nødvendige oplysninger samt afslutningsvis aflevere bogføringsklar data til jeres økonomisystem.
Acubiz gør det derfor muligt at digitalisere og automatisere udgiftens rejse – fra det øjeblik den opstår til det øjeblik den bliver bogført. En stor fordel der bringer endnu flere fordele med sig jævnfør de fire foregående punkter.
Det var nogle af fordelene ved firmakort og grundene til at bruge dem med Acubiz. Desværre dukker der fra tid til anden historier om svindel med firmakort op i nyhedsmedierne. Men det bør ikke forhindre virksomheder i at bruge firmakort. Hvis nogen ønsker at svindle, vil de gøre det - også med firmakort. Ved at kombinere firmakort med Acubiz øges gennemsigtigheden, og du får indsigt i dokumentationen omkring transaktionerne, hvilket gør det lettere at identificere, om der er sket brud på regler og retningslinjer.
