5 good reasons to integrate your company card with Acubiz

Medarbejderne bruger firmakort til forretningsrelaterede udgifter. Et firmakort byder på mange fordele, men hver gang det bruges til at betale en udgift, medfører det ekstra arbejde i forbindelse med dokumentation, godkendelse, kontrol, bogføring og registrering af udgiften.

TL;DRVed at integrere et firmakort med Acubiz importeres korttransaktionsdata automatisk og sammenkobles med kvitteringsdokumentationen, hvilket forvandler en manuel bogføringsopgave til en næsten øjeblikkelig digital arbejdsgang. Ud over tidsbesparelsen giver integrationen økonomiafdelingerne et realtidsindblik i virksomhedens udgifter, uden at medarbejderne behøver at bruge deres egne penge.

Acubiz er kompatibelt med alle firmakort og giver brugeren mulighed for at gøre transaktionsdata klar til bogføring – digitalt, fuldautomatisk og med den nødvendige dokumentation. På denne måde »håndterer« firmakortet bogføring”.

I dette blogindlæg giver vi fem grunde til at bruge firmakort med Acubiz:

1. I sparer tid

Hvor meget tid bruger du, når din virksomhed skal afregne en udgift? Opgaven med at indhente den nødvendige dokumentation og andre oplysninger, som økonomiafdelingen og regnskabsafdelingen Den metode, man skal bruge til at bogføre udgifter, er ofte manuel, tidskrævende og besværlig.

Det kan tage et par sekunder, hvis du integrerer dit firmakort med Acubiz. Du kan bruge Acubiz-appen til at tage et billede af kvittering, indtast derefter nogle oplysninger, og registrer til sidst betalingen. Korttransaktionen importeres automatisk direkte til Acubiz, og din registrering vedhæftes automatisk. Udgiften er derefter klar til godkendelse. Så hurtigt kan det gøres!

2. Du får fuld kontrol over udgifter og udgifter

Brugen af firmakort er lig med øget kontrol for virksomheden og sikkerhed for, at alle udgifter har korrekte oplysninger. Udover at alle korttransaktioner indeholder de nødvendige informationer om betalingen, er det også muligt at se præcis, hvad der er brugt, hvor og hvornår. Man kan altså følge transaktionen i realtid.

3. I skal ikke længere bede medarbejdere om at lægge ud

Medarbejderen skal ikke selv lægge penge ud, når de har et firmakort – i stedet foregår betalingen direkte på firmaets konto. Det betyder naturligvis, at medarbejderen ikke skal gribe til egen lomme og tænke på, hvornår pengene bliver tilbagebetalt, hvad renterne i banken vil betyde i den mellemliggende tid, eller hvilken valutakurs deres udlæg refunderes til. Udstedte firmakort kan, sammen med Acubiz, derfor have stor betydning for hvor tilfredse medarbejderne er i hverdagen.

I værste fald kan det ende med, at medarbejderne bevidst forsøger at undgå at foretage betalinger, hvis de ikke har et firmakort. En af vores KAB, som er en af vores kunder, har oplevet dette, og de fandt ud af, at manglen på et firmakort går ud over medarbejdertilfredsheden.

4. I kan opsætte betingelser for brugen af kortet

Med et firmakort er det muligt at ændre betingelserne for anvendelse. Det betyder, at der i mange tilfælde f.eks. kan opsættes forbrugsgrænser. Generelt leder brugen af firmakort til forbedret overblik og øget gennemsigtighed, da det er et effektivt dataanalyseværktøj, der hjælper med at spore og styre omkostninger.

Med vores service, Leder af virksomhedspolitik, kan du sikre, at medarbejdere og brugere af Acubiz overholder dine retningslinjer og politikker vedrørende udgifter. Du kan fastlægge regler for forbrugsgrænser for den enkelte medarbejder eller angive beløbsgrænser for bestemte udgiftstyper. Dette bidrager til at skabe gennemsigtighed.

5. I kan skabe en digital værdikæde

Hvordan får du skabt en digital værdikæde, der forbinder din virksomheds firmakort med jeres økonomisystem? Og hvordan kan dine medarbejdere selv håndtere opgaven med at kontere deres udgifter? Den digitale værdikæde kan Acubiz hjælpe dig med at skabe. Vi kan sørge for at hente transaktionsdata fra din virksomheds firmakort, facilitere at den enkelte bruger udfylder de nødvendige oplysninger samt afslutningsvis aflevere bogføringsklar data til jeres økonomisystem.

Acubiz gør det derfor muligt at digitalisere og automatisere udgiftens rejse – fra det øjeblik den opstår til det øjeblik den bliver bogført. En stor fordel der bringer endnu flere fordele med sig jævnfør de fire foregående punkter.

Det var nogle af fordelene ved firmakort og grundene til at bruge dem sammen med Acubiz. Desværre hører man ofte om svindel med firmakort dukker fra tid til anden op i medierne. Det bør dog ikke afholde virksomheder fra at bruge firmakort. Hvis nogen vil begå svindel, så gør de det – også med firmakort. Ved at kombinere firmakort med Acubiz øges gennemsigtigheden, og man får indsigt i dokumentationen omkring transaktionerne, hvilket gør det lettere at afgøre, om der er sket en overtrædelse af regler og retningslinjer.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan sparer man tid ved at integrere et firmakort med Acubiz?

Når et firmakort bruges, importeres transaktionen automatisk til Acubiz. Medarbejderen tager et billede af kvitteringen med appen og indtaster de grundlæggende oplysninger. Systemet sammenkæder automatisk transaktionen med kvitteringen, og udgiften er klar til godkendelse. Det, der tidligere krævede en betydelig manuel indsats, tager nu kun få sekunder.

Fungerer Acubiz med alle de store firmakort?

Ja. Acubiz er kompatibelt med alle firmakort, uanset udbyder. Integrationen fungerer ved, at korttransaktionsdata automatisk importeres til platformen, hvor de sammenholdes med den dokumentation, som medarbejderen har indsendt.

Hvilke fordele får en virksomhed ved at integrere sine kort med Acubiz?

Finansafdelingerne får fuld indsigt i kortudgifterne i realtid: hvad der er købt, hvor og hvornår. Alle transaktioner er knyttet til dokumentation og godkendelsesoplysninger. Dette fjerner den uoverensstemmelse mellem kortudgifter og regnskabsposteringer, der opstår, når de to processer ikke er integreret.

Skal medarbejderne stadig bruge deres egne kort eller betale af egen lomme, selvom der er integreret et firmakort?

Nej. Med et firmakort trækkes beløbene direkte fra virksomhedens konto. Medarbejderne behøver ikke at lægge penge ud og vente på refusion, hvilket fjerner den økonomiske byrde og den dermed forbundne administrative proces med at beregne renter og tilbagebetalingsfrister.

Hvordan kan integrationen af firmakort lette regnskabsafslutningen og revisionen?

Hver transaktion har et digitalt revisionsspor, der knytter kortbetalingen til et billede af kvitteringen, medarbejderens identifikation, omkostningsstedet og godkendelsesoplysningerne. Denne fuldstændige dokumentation gør revisioner enkle og eliminerer risikoen for manglende eller ufuldstændige udgiftsoptegnelser ved regnskabsårets afslutning.