TL;DRAcubiz giver økonomichefer mulighed for at gå videre end den grundlæggende bogføring ved at fordele medarbejdernes udgifter, kørselsgodtgørelser og tidsforbrug direkte på bestemte kunder, projekter og afdelinger ved hjælp af konfigurerbare dimensioner. Denne aktivitetsbaserede omkostningsberegning giver økonomidirektører et komplet, datadrevet billede af rentabiliteten på kunderniveau uden at påføre økonomiteamet yderligere manuelt arbejde.
Digital transformation er en realitet - og hvis du spørger mig, vil jeg sige, at det altid er sundt at udfordre den måde, vi driver vores virksomheder på, ved at sætte spørgsmålstegn ved vores traditionelle opfattelser af arbejdsgange.
Digitale værktøjer baner vejen for nye metoder, der gør vores arbejdsliv nemmere ved at optimere opgaver som f.eks. medarbejderudgift registrering og forbedring af vores forståelse af medarbejderne, virksomheden, kunderne og samarbejdspartnerne – især med hensyn til rentabilitet.
Vi bør revurdere, hvordan vi fordeler omkostninger mellem afdelinger, projekter og, vigtigst af alt, kunder. Økonomiafdelingen modtager og fordeler forskellige omkostninger, og jeg tror, at smartere arbejdsgange med teknologi kan give mere præcise resultater.
Det har jeg sagt før. En CFO i dag er mere end blot en administrativ rolle, hvor du primært varetager traditionel regnskabsføring og rapportering. Du er desuden en problemløser og rådgiver, der bidrager til strategien. Ved at tage fintech til dig kan du lettere analysere overskuddet på kunder og aktiviteter, og hvem vil ikke gerne kunne præsentere et fuldstændigt billede af rentabiliteten på kundeniveau?
Aktivitetsbaseret omkostningsberegning (ABC) er en veletableret metode til at allokere hovedomkostninger til specifikke aktiviteter, som f.eks. en bestemt kunde.
For at finde ud af, hvilke kunder der er rentable, er det nødvendigt at medtage alle typer omkostninger, fra kundeserviceniveauer til consultant og medarbejderudgifter.
For at få et retvisende billede af en kundes værdi er der brug for detaljerede oplysninger om hver enkelt omkostning – store som små – hvilket kan være en udfordring, hvis økonomiafdelingens datahåndtering ikke er enkel og gennemsigtig. Effektiv styring forudsætter, at der er systemer på plads til nøjagtigt at registrere og fordele omkostningerne, og her spiller digitale værktøjer en afgørende rolle.
Med et digitalt system til registrering af omkostninger F.eks. medarbejderudgifter, kørselsgodtgørelse og tidsforbrug i forbindelse med en bestemt kunde kan du overføre regnskabsopgaven til en slutbruger eller en godkendende person.
Du kan vælge dimensionerne, hvilket betyder, at en omkostning kan fordeles samtidig med, at slutbrugeren registrerer den. Ansvaret for omkostningsfordelinger - uanset om det er i procent eller beløb - kan også besluttes af dig og flyttes til slutbrugeren, godkenderen eller økonomiafdelingen.
Men hvorfor flytte opgaven med at fordele og opdele væk fra økonomiafdelingen?
At flytte opgaver fra finansafdelingen gælder naturligvis ikke for alle omkostninger, men i tilfælde som rejseudgifter kan det være særligt relevant. Denne ofte betydelige post kan blive overset i præcise allokeringer, men er afgørende for en fuld forståelse af kundernes lønsomhed.
Omkostninger som kørsel over Storebæltsbroen kan fordeles af medarbejderne via dimensioner, når de registreres, hvilket sparer tid og ressourcer for økonomiafdelingen, da de nødvendige oplysninger allerede er tilgængelige hos medarbejderen.
Husk altid, at det er nemmere at fordele en omkostning, når den opstår, end at fordele den på et senere tidspunkt. Men det kræver også en proces og et system til at support og styre det præcist.
En digital proces kan blive din nye strategiske partner, når det gælder økonomistyring. Med forenklede arbejdsgange og let tilgængelig information vil du være bedre rustet til at rådgive virksomheden om prioritering af kunder og aktiviteter samt fastsættelse af fremtidige mål.
Dimensionsstyring og omkostningsregistrering er nøgleparametre for digital rapportering om intern brugeradfærd - både tidligere og i realtid. Digital omkostningsregistrering indsamler nemt data om adfærdsmønstre fra afdelinger eller medarbejdere, hvilket forenkler kontrollen med medarbejdernes udgifter.
Ved at gå forrest og bane vej for en digital omstilling styrker du virksomhedens finansielle processer og ikke mindst dit strategiske fundament til at vejlede og rådgive forretningen om profitabilitet og målsætninger.
What’s not to like?
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan kan jeg automatisk fordele medarbejdernes udgifter på bestemte kunder eller projekter?
Med et digitalt udgiftsstyringssystem som Acubiz kan du konfigurere dimensioner, der gør det muligt for medarbejderne at knytte hver udgift til en kunde, et projekt eller en afdeling allerede ved registreringen. Udgiften fordeles samtidigt på tværs af flere dimensioner, hvilket fjerner det manuelle omfordelingsarbejde for økonomiteamet og sikrer, at dataene overføres korrekt til jeres økonomisystem.
Hvad er aktivitetsbaseret omkostningsregnskab, og hvorfor er det vigtigt for en økonomidirektør?
Aktivitetsbaseret omkostningsregnskab (ABC) er en metode, hvor man fordeler faste omkostninger og indirekte omkostninger – herunder personaleudgifter og consultant – på de specifikke aktiviteter eller kunder, der genererer dem. For en økonomidirektør giver det et fuldstændigt billede af rentabiliteten på kunderniveau, i stedet for at basere sig på gennemsnitlige fordelinger, der kan skjule, hvilke kunder der rent faktisk er rentable.
Kan jeg flytte opgaven med omkostningsfordeling fra økonomiafdelingen over til slutbrugeren?
Ja. Når udgiftsregistreringen foregår digitalt, er det medarbejderen eller den godkendende person, der foretager dimensionkodningen på transaktionstidspunktet. Økonomiafdelingen behøver ikke længere manuelt at omfordele omkostningerne efterfølgende. Dette reducerer behandlingstiden og øger nøjagtigheden, da det er den person, der er tættest på købet, der træffer beslutningen om fordelingen.
Hvordan bidrager digital udgiftsstyring support mere strategisk rolle for økonomidirektøren?
Automatiseret omkostningsfordeling giver økonomiafdelingen realtidsdata om kundernes rentabilitet, projektudgifter og afdelingsomkostninger. Når der strømmer præcise data ind uden manuel indsats, kan økonomidirektøren flytte fokus fra administrative opgaver til analyse, rådgivning og bidrag til virksomhedens overordnede strategi.