Kære økonomidirektør...
Digital transformation er en realitet - og hvis du spørger mig, vil jeg sige, at det altid er sundt at udfordre den måde, vi driver vores virksomheder på, ved at sætte spørgsmålstegn ved vores traditionelle opfattelser af arbejdsgange.
Digitale værktøjer fører til nye metoder, der forenkler vores arbejdsliv ved at optimere opgaver som medarbejderudgifter og forbedre vores forståelse af medarbejdere, virksomhed, kunder og partnere - især med hensyn til rentabilitet.
Vi bør revurdere, hvordan vi fordeler omkostninger mellem afdelinger, projekter og, vigtigst af alt, kunder. Økonomiafdelingen modtager og fordeler forskellige omkostninger, og jeg tror, at smartere arbejdsgange med teknologi kan give mere præcise resultater.
Jeg har sagt det før. Nutidens CFO er mere end en administrativ rolleprimært håndtering af traditionel bogføring og rapportering. Du er også en problemløser og rådgiver, der bidrager til strategien. Ved at tage fintech til dig kan du lettere analysere overskud på kunder og aktiviteter, og hvem vil ikke gerne præsentere et komplet billede af rentabiliteten på kundeniveau?
Det reelle overblik
Aktivitetsbaseret omkostningsberegning (ABC) er en veletableret metode til at allokere hovedomkostninger til specifikke aktiviteter, som f.eks. en bestemt kunde.
For at finde ud af, hvilke kunder der er rentable, er det nødvendigt at medtage alle typer omkostninger, fra kundeserviceniveauer til consultant og medarbejderudgifter.
Et sandt billede af en kundes værdi kræver detaljerede data om hver enkelt omkostning - store som små - hvilket kan være en udfordring, hvis økonomiafdelingens datahåndtering ikke er ligetil og gennemsigtig. Effektiv ledelse betyder, at der skal være systemer på plads til nøjagtig registrering og fordeling af omkostninger, og her er digitale værktøjer afgørende.
Digital håndtering og dimensionskontrol
Med et digitalt system, der håndterer omkostningsregistreringer som medarbejderudgifter, kørsel og tid relateret til en bestemt kunde, er det muligt for dig at flytte regnskabsopgaven til en slutbruger eller godkender.
Du kan vælge dimensionerne, hvilket betyder, at en omkostning kan fordeles samtidig med, at slutbrugeren registrerer den. Ansvaret for omkostningsfordelinger - uanset om det er i procent eller beløb - kan også besluttes af dig og flyttes til slutbrugeren, godkenderen eller økonomiafdelingen.
Men hvorfor flytte opgaven med at fordele og opdele væk fra økonomiafdelingen?
At flytte opgaver fra finansafdelingen gælder naturligvis ikke for alle omkostninger, men i tilfælde som rejseudgifter kan det være særligt relevant. Denne ofte betydelige post kan blive overset i præcise allokeringer, men er afgørende for en fuld forståelse af kundernes lønsomhed.
Omkostninger som kørsel over Storebæltsbroen kan fordeles af medarbejderne via dimensioner, når de registreres, hvilket sparer tid og ressourcer for økonomiafdelingen, da de nødvendige oplysninger allerede er tilgængelige hos medarbejderen.
Husk altid, at det er nemmere at fordele en omkostning, når den opstår, end at fordele den på et senere tidspunkt. Men det kræver også en proces og et system til at support og styre det præcist.
Din strategiske medspiller
En digital proces kan være din nye strategiske medspiller, når det gælder økonomistyring. Med forenklede arbejdsgange og tilgængelig information vil du være bedre i stand til at rådgive virksomheden om prioritering af kunder, aktiviteter og fastsættelse af fremtidige mål.
Dimensionsstyring og omkostningsregistrering er nøgleparametre for digital rapportering om intern brugeradfærd - både tidligere og i realtid. Digital omkostningsregistrering indsamler nemt data om adfærdsmønstre fra afdelinger eller medarbejdere, hvilket forenkler kontrollen med medarbejdernes udgifter.
Ved at gå forrest og bane vej for en digital omstilling styrker du virksomhedens finansielle processer og ikke mindst dit strategiske fundament til at vejlede og rådgive forretningen om profitabilitet og målsætninger.
What’s not to like?
