Was für eine Disziplin ist „Kostenmanagement„Was ist das eigentlich? Nun, kurz gesagt bezieht sich der Begriff auf den Prozess der Abwicklung und Kontrolle von geschäftlichen Ausgaben, die von Mitarbeitern getätigt werden.“

TL;DRDas Ausgabenmanagement umfasst den gesamten Prozess der Abwicklung und Kontrolle aller von Mitarbeitern verursachten Geschäftskosten – von den Reisekosten eines Außendienstmitarbeiters bis hin zu den Software-Abonnements eines Marketingmitarbeiters im Innendienst. Acubiz erklärt, dass Unternehmen Ausgaben nicht nur aus Effizienzgründen, sondern auch zur Einhaltung der buchhalterischen Dokumentationspflichten korrekt verwalten müssen und dass ein klar definierter Prozess die Grundlage für beides bildet.

Alle Arten von Unternehmen haben solche Kosten, wobei es natürlich Unterschiede hinsichtlich des Umfangs und der Art der Ausgaben gibt. Mit anderen Worten: Alle Unternehmen müssen – wenn auch in unterschiedlichem Maße – die Ausgaben ihrer Mitarbeiter verwalten.

Darüber hinaus gibt es einige grundlegende rechtliche Vorschriften im Zusammenhang mit der Buchführung und Rechnungslegung, die ein Unternehmen einhalten muss, wenn die Kosten in den Büchern auf der Sollseite verbucht werden sollen. Damit meine ich natürlich die Aufbewahrungspflichten für Belege, die für die Wirtschaftsprüfer aufbewahrt werden müssen.

Lesen Sie weiter und verschaffen Sie sich einen Überblick sowie ein paar Tipps, wie Sie den Kostenprozess richtig in den Griff bekommen.

Arten von Ausgaben

Manche Mitarbeiter haben im Laufe eines Jahres nur sehr wenige geschäftliche Ausgaben. Andere hingegen haben wöchentlich zahlreiche Ausgaben.

Insbesondere für Mitarbeiter, die häufig auf Reisen sind oder regelmäßig Kunden und Geschäftspartner besuchen, fallen wöchentliche Ausgaben für Fahrtkosten und Verpflegung oft an, da diese für die Ausübung ihrer Tätigkeit unerlässlich sind. Der klassische Großposten ist daher häufig Reisekosten.

Häufig stellen wir jedoch auch fest, dass Mitarbeiter mit eher stationären Tätigkeiten in zunehmendem Maße Ausgaben haben, deren Abwicklung im Rahmen eines klar definierten Prozesses von Vorteil sein kann. Dies könnte beispielsweise für Mitarbeiter in der Marketingabteilung gelten, die Kreditkarteum Software, Anzeigen und Inhaltselemente (wie Grafiken und Stockfotos) im Abonnement zu erwerben.

Das sind nur einige Beispiele, denn im Grunde genommen ist die Kostenmanagement Bei diesem Verfahren geht es darum, den Überblick über ALLE Ausgaben zu behalten und Einblicke in diese zu gewinnen, die Ihren Mitarbeitern bei der Ausübung ihrer täglichen Arbeit entstehen.

Prozess, Prozess, Prozess

Prozesse und Arbeitsabläufe sind die beiden Themen, für die wir uns bei Acubiz unermüdlich einsetzen. Sie bilden die entscheidende Grundlage, die erforderlich ist, um den Punkt zu erreichen, an dem Sie das Ausgabenmanagement wirklich beherrschen.

Der Prozess umfasst alle damit verbundenen Aufgaben, von der Erfassung der Ausgaben bis hin zur Genehmigung, Kontrolle und Buchhaltung. Auch Richtlinien und Regeln bezüglich der Ausgaben, die Ihre Organisation möglicherweise festgelegt hat oder auch nicht, sind Teil des Prozesses.

Wenn es Ihr Ziel ist, in dieser Disziplin den schwarzen Gürtel zu erreichen, dann müssen Sie mit dem Prozess beginnen. Analysieren Sie, wie Sie heute arbeiten, und legen Sie fest, wie Sie morgen arbeiten möchten. In der Regel ist es ratsam, sich in diesem Bereich von Fachleuten beraten zu lassen.

Digitalisierung

Jedes Unternehmen verfügt über einen Prozess zur Abwicklung von Ausgaben, die von Mitarbeitern geltend gemacht werden. Es stellt sich lediglich die Frage, ob dieser Prozess klar definiert und gut umgesetzt ist. Außerdem geht es darum, ob er analog und manuell oder digital und automatisiert abläuft.

Gleichzeitig ist es nicht unwichtig, über welche Tools Sie verfügen, um den Prozess zu support . Es gibt immer noch viele Unternehmen, die die Aufgaben rund um die Spesenabrechnung manuell oder quasi-digital erledigen. Lassen Sie mich das klarstellen: Es gibt einige der damit verbundenen Herausforderungen.

Die Digitalisierung des Prozesses rund um die Spesenabrechnung der Mitarbeiter und der damit verbundenen Aufgaben ist ein Kinderspiel. Der Prozess eignet sich hervorragend für die Digitalisierung. Der größte Vorteil ist eine enorme Zeitersparnis, von der sowohl die Mitarbeiter/Nutzer als auch die Führungskräfte/Genehmiger profitieren werden, die Finanzabteilung und das Unternehmen insgesamt. Dies schafft eine solide Grundlage für die Steigerung der Produktivität.

Eine digitale Lösung für Reisekostenabrechnung bietet Ihnen zudem mehr Kontrolle und Einblick in die Ausgabengewohnheiten in Ihrem Unternehmen. Außerdem gewährleisten Sie damit ein höheres Maß an Compliance in Bezug auf Unternehmensrichtlinien sowie Vorschriften bezüglich der Ausgaben.

Andererseits hat Ihr Unternehmen diesen Prozess vielleicht bereits digitalisiert – entweder vollständig oder teilweise. Das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass Ihr Unternehmen die Kunst des Ausgabenmanagements in vollem Umfang beherrscht.

Es gibt viele Tools, die nur einen begrenzten Funktionsumfang bieten und nicht auf einem fundierten Prozessverständnis basieren. Das kann zum Beispiel sein Tools, die von Kreditkartenanbietern bereitgestellt werden, oder Tools, die Teil Ihres ERP-Systems – oder Ihrer Lohnabrechnungssoftware – sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Markt gründlich erkunden, bevor Sie sich für ein Tool entscheiden.

Warum sollten Sie sich um den Prozess des Spesenmanagements bemühen?

Sicher, Ihr Unternehmen verfügt bereits über einen Prozess im Zusammenhang mit Spesen. Dann denken Sie vielleicht: „So, wie wir es heute handhaben, funktioniert es doch …“ oder „Es lohnt sich wahrscheinlich nicht besonders, wenn wir etwas daran ändern …“. Tut mir leid, aber hier muss ich Sie unterbrechen. Tatsache ist, dass Sie erhebliche Vorteile erzielen können, wenn Sie Ihr Unternehmen dazu führen, in diesem Bereich zu den Besten seiner Klasse zu gehören.

Zum einen profitieren sowohl die Nutzer als auch die Finanzabteilung von einer Zeitersparnis. Zum anderen stehen Ihnen die entsprechenden Daten zur Verfügung. Diese helfen Ihnen dabei, einen viel besseren Einblick in das Ausgabeverhalten des Unternehmens zu gewinnen. Darüber hinaus können Sie durch wirksame Kontrollmechanismen die Ausgabengewohnheiten Ihrer Mitarbeiter beeinflussen und verändern.

Viele Anbieter in den wichtigsten Ausgabenkategorien arbeiten häufig mit dynamischen Preisregelungen, um ihren Gewinn zu maximieren. Betrachten wir einmal eine Kategorie wie Benzin und Diesel. Nehmen wir an, ich habe vor einigen Tagen an einer Tankstelle an der Autobahn mein Auto mit Diesel zu einem Preis von 8,72 DKK pro Liter betankt. Kurz darauf kam ich an einer Tankstelle an der Autobahn vorbei, an der der Preis bei 10,89 DKK pro Liter lag. Das ist ein Unterschied von fast 25 %! 

Die Hotelpreise sind ein weiteres Beispiel für starke Schwankungen. Natürlich schließen viele Unternehmen Rahmenverträge mit Anbietern in diesen Kategorien ab, doch das bedeutet nicht, dass sie im Vergleich zu den marktüblichen Tagespreisen die niedrigsten Preise erhalten.

Bei Acubiz halten wir uns an folgenden Grundsatz: „Gehen Sie mit dem Geld des Unternehmens so um, als wäre es Ihr eigenes.“. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter über die verschiedenen Vereinbarungen Bescheid wissen müssen, um unterschiedlich handeln zu können, und es ist natürlich eine Entscheidung der Geschäftsleitung, ob dies zulässig ist.

Was wäre, wenn Sie einen so tiefen Einblick in die Ausgabenkategorien Ihres Unternehmens gewinnen könnten, dass Sie diese problemlos mit den tatsächlichen Preisniveaus auf dem Markt vergleichen könnten? Und was wäre, wenn Sie Ihre Nutzer anhand dieser Erkenntnisse lenken könnten? Oder vielleicht noch besser: Was wäre, wenn Sie dieses Wissen einbringen könnten, wenn Sie oder Ihr Beschaffungsmanager das nächste Mal Verträge mit Kraftstoff-, Hotel- oder anderen Lieferanten aushandeln?

Warum sollten Sie also in die Optimierung Ihres Spesenabrechnungsprozesses investieren? Nun, das ist doch ganz einfach eine Frage des gesunden Menschenverstands!

Acubiz kann Ihnen dabei helfen! Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen mit einer Lösung von Acubiz zu einem umfassenden Überblick verhelfen können.

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Häufig gestellte Fragen

Was umfasst das Ausgabenmanagement im geschäftlichen Kontext eigentlich?

Das Spesenmanagement umfasst den gesamten Prozess der Erfassung, Dokumentation, Genehmigung und Verbuchung aller von Mitarbeitern verursachten geschäftlichen Kosten. Dazu gehören Reise- und Übernachtungskosten, Verpflegungskosten, Fahrtkosten, Einkäufe mit Firmenkreditkarten, Software-Abonnements sowie alle sonstigen Kosten, die einem Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit entstehen. Dieses Verfahren gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, wobei das Volumen je nach Branche und Funktion der Mitarbeiter variiert.

Welche Mitarbeiter verursachen in der Regel die höchsten Kosten?

Mitarbeiter, die häufig auf Geschäftsreisen sind oder regelmäßig Kunden besuchen, verursachen in der Regel die höchsten Ausgaben: Transport-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten fallen fast wöchentlich an. Aber auch Mitarbeiter im Innendienst, beispielsweise im Marketing, verursachen durch wiederkehrende Abonnements, digitale Werbung und den Kauf von Inhalten, die mit Firmenkreditkarten getätigt werden, erhebliche Ausgaben.

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten in Dänemark für die Abrechnung von Spesen der Mitarbeiter?

Unternehmen müssen Belege für alle Geschäftsausgaben aufbewahren, um diese in der Buchhaltung als Abzüge geltend machen zu können. Das bedeutet, dass Belege gesammelt und ab dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres fünf Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Das neue dänische Buchhaltungsgesetz, das ab 2024 gilt, schreibt vor, dass diese Belege digital statt in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Was ist das wichtigste Element eines guten Prozesses zur Spesenabrechnung?

Ein klar definierter und konsequent durchgesetzter Arbeitsablauf. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter genau wissen, wie sie Spesen erfassen und einreichen müssen, dass die Genehmigenden klare Kriterien für die Genehmigung haben und dass die Finanzabteilung korrekt dokumentierte Einreichungen erhält, die keiner Nachverfolgung bedürfen. Ohne einen definierten Prozess führt jeder Schritt zu Verzögerungen, Fehlern und Compliance-Risiken.