Wenn Sie in neue Software und neue Anwendungen für Ihr Unternehmen investieren, ist es wichtig, dass Sie mögliche Systemintegrationberücksichtigen. Viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter erhalten Zugang zu einer wachsenden Zahl digitaler Tools, weshalb man erkennen können muss, wie verschiedene Tools zusammenwirken können. Dies gilt für alle Arten von Software, trifft jedoch insbesondere auf integrierte Tools zu, die von vielen Nutzern verwendet werden. Die meisten Unternehmen konzentrieren sich darauf, ihren Mitarbeitern die richtigen Tools zur Verfügung zu stellen, und wenn es ihnen gleichzeitig gelingt, diese Tools effizient miteinander zu verknüpfen, ist der Grundstein für eine Beschleunigung der Produktivitätssteigerungen gelegt.
TL;DRDurch die Integration Ihrer Spesenmanagement-Software in Ihr ERP-System, Ihr Lohnabrechnungssystem und Ihre Firmenkreditkarten wird aus einem eigenständigen Tool ein Produktivitätsmultiplikator. Acubiz lässt sich mit den gängigsten skandinavischen und europäischen Finanzsystemen verbinden – darunter Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic und SAP – und unterstützt einen „Best-of-Breed“-Ansatz, sodass Sie die Spezialtools beibehalten können, auf die sich Ihre Teams bereits verlassen.
Ich sage immer: Wenn Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition in Anwendungen ziehen wollen, müssen Sie diese dort, wo es sinnvoll ist, mit Ihren anderen Tools und Systemen verknüpfen.
Wenn Sie Integrationsmöglichkeiten in Betracht ziehen, sollten Sie zwischen dem unterscheiden, was ich als „Unternehmensanforderungen“ und „Mitarbeiteranforderungen“ bezeichne.
Die Anforderungen eines Unternehmens können beispielsweise Integrationen umfassen, bei denen Systeme zusammenarbeiten und Daten austauschen, um wichtige Kunden- und Lieferantendaten mit tiefergehenden Informationen anzureichern. Es kann sich auch um Daten für Buchhaltungszwecke handeln, die nahtlos zwischen einem ERP-System und anderen Systemen fließen, wodurch der manuelle Aufwand im Finanzabteilung. Typisch für diese Art von Integrationen ist, dass sie in der Regel ein Endprodukt in Form von angereicherten und detaillierten Stammdaten liefern, das das Unternehmen (und insbesondere die Führungsebene) nutzen kann, um einen besseren Einblick in die Leistung zu gewinnen, Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren und so weiter. Mit anderen Worten: Es handelt sich nicht unbedingt um etwas, das die meisten Ihrer Mitarbeiter als Vorteil für ihre tägliche Arbeit ansehen würden.
Auf der anderen Seite stehen die Anforderungen der Mitarbeiter. Dieser Aspekt bezieht sich auf integrierte Tools, die sich miteinander verknüpfen lassen, sodass die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit konkrete Vorteile erfahren. Und genau hier lassen sich Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität erschließen, an die viele wahrscheinlich noch gar nicht gedacht haben. Heutzutage setzen Unternehmen in zunehmendem Maße auf verschiedene digitale Tools. Tools, die den Mitarbeitern bei der Bewältigung verschiedener Aufgaben helfen und sie bei verschiedenen Verwaltungsprozessen unterstützen. Die Auswahl ist riesig und wird in Zukunft wahrscheinlich nicht kleiner werden. Daher lohnt es sich, darüber nachzudenken, wie verschiedene Tools miteinander interagieren können – und wo dies sinnvoll ist.
So wie wir alle das Konzept „Bring Your Own Device“ (BYOD) aus der Hardware-Perspektive kennen, glaube ich auch, dass das Konzept „Bring Your Own Apps“ (BYOA) in Zukunft an Bedeutung gewinnen wird. Das Phänomen ist bereits heute kein Unbekanntes mehr, und insbesondere mit dem Eintritt der neuen Generationen in den Arbeitsmarkt (wie beispielsweise der Generation Z, die in einer app-zentrierten Welt aufwächst) ist zu erwarten, dass es sich weiter ausbreiten wird. Dies wird neue Anforderungen an unsere Arbeitsweise mit sich bringen, daran, welche Anwendungen Unternehmen ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen und wie Anwendungen und Tools miteinander integriert werden und zusammenarbeiten. Natürlich bedeutet dies auch, dass wir neue Risikoszenarien in Bezug auf Datensicherheit, Compliance usw. berücksichtigen müssen.
Softwareanbieter verfolgen unterschiedliche Ansätze bei der Integration. Die meisten Anbieter haben erkannt, dass immer mehr Unternehmen die Möglichkeit nutzen möchten, in verschiedenen Bereichen „Best-of-Breed“-Software einzusetzen (oder sich einfach nur Optionen offenhalten wollen), doch dies setzt voraus, dass ein bestehender Technologie-Stack einfache und unkomplizierte Integrationen ermöglicht. Dennoch gibt es nach wie vor viele Beispiele für Softwareanbieter, beispielsweise im ERP-Bereich, die proprietäre Zusatztools in Kategorien anbieten, die dem Kernprodukt nahe stehen. Es könnte sich auch um einen Kreditkartenanbieter handeln, der beginnt, Software zur Verwaltung von Transaktionen anzubieten. Eine klassische Geschäftsstrategie, die darauf abzielt, den Kunden stärker an sich zu binden – mit offensichtlichen Vorteilen für den Anbieter. Nun, dies kann auch Vorteile für den Kunden haben, wie beispielsweise eine konsolidierte Zusammenarbeit mit einem Anbieter und eine eng integrierte Lösung. Allerdings ist dies nicht der Weg, auf dem man letztendlich „Best-of-Breed“-Lösungen in seinem Technologie-Stack erhält. Denken Sie daran.
Bei Acubiz entwickeln wir eine Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die Verwaltungsprozesse im Zusammenhang mit Mitarbeiterausgaben, Auslagen und Reisekostenerstattungen zu optimieren, Kilometerstandserfassung und Zeiterfassung. Anders ausgedrückt: Wir sind in dem Bereich tätig, der als „Ausgabenmanagement“ oder „Spend Management“ bezeichnet wird. Wenn sich ein Unternehmen von der Idee überzeugen lässt, eine „Best-of-Breed“-Lösung in dieser Kategorie einzuführen, und eine solide Implementierung durchführt, ergeben sich erhebliche Vorteile sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Finanzabteilung und die Geschäftsleitung. Mit anderen Worten: Die Kriterien, die eine „Best-of-Breed“-Lösung auszeichnen, werden erfüllt.
Wie ich bereits angedeutet habe, betonen wir immer wieder: Verbinden Sie Acubiz mit anderen Systemen und Tools in Ihrem Unternehmen, um den maximalen Nutzen aus Ihrer Investition zu ziehen. In unserer Branche kommen als relevante Integrationspartner beispielsweise Kreditkartenanbieter, Banken, ERP- und Gehaltsabrechnungssysteme, Parkdienstleister und --Apps, Mineralölunternehmen, Telekommunikationsanbieter, Zahlungsplattformen usw. in Frage.
Erfahren Sie hier mehr über unseren Ansatz bei Integrationen www.acubiz.com/integrations
Häufig gestellte Fragen
Mit welchen ERP-Systemen lässt sich Acubiz für das Spesenmanagement integrieren?
Acubiz lässt sich nativ in Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic, SAP, Visma, Uniconta und mehrere andere ERP-Systeme integrieren, die in Dänemark und Skandinavien weit verbreitet sind. Die Integration synchronisiert den Kontenplan, die Kostenstellen und die Projekte in beide Richtungen und verbucht genehmigte Ausgaben als buchfertige Journalbuchungen, wodurch eine manuelle Neueingabe entfällt.
Was bedeutet „Best-of-Breed“ im Zusammenhang mit Spesenmanagement-Software?
„Best-of-Breed“ bedeutet, sich für eine Speziallösung zu entscheiden, die in einem bestimmten Bereich herausragende Leistungen erbringt – wie beispielsweise Acubiz für das Spesenmanagement – und diese in Ihre bestehenden ERP- und Lohnabrechnungssysteme zu integrieren, anstatt sich auf das integrierte Spesenmodul Ihres ERP-Systems zu verlassen. Best-of-Breed-Lösungen bieten in der Regel einen umfassenderen Funktionsumfang, eine bessere Benutzererfahrung und schnellere Innovationen in ihrem Schwerpunktbereich.
Wie lässt sich Acubiz zur Spesenabrechnung mit Lohnabrechnungssystemen verknüpfen?
Acubiz kann genehmigte Erstattungsanträge von Mitarbeitern – wie beispielsweise Kilometerpauschalen und Auslagen – direkt in Lohnabrechnungssysteme wie Dataløn, Bluegarden und andere exportieren. Dadurch entfällt ein manueller Übertragungsschritt, und es wird sichergestellt, dass die Erstattungen an die Mitarbeiter im Rahmen der regulären Lohnabrechnung korrekt und pünktlich erfolgen.
Was sollten Sie bei der Integration des Spesenmanagements in bestehende Software beachten?
Zu den wichtigsten Überlegungen gehören: ob es sich um eine vorgefertigte Integration handelt oder eine individuelle Entwicklung erforderlich ist, wie die Daten zwischen den Systemen abgebildet werden (insbesondere Kontenplan und Kostenstellen), ob die Anbindung in Echtzeit oder im Batch-Verfahren erfolgt und wer die Integration bei Software-Versionswechseln pflegt. Acubiz stellt eigene ERP-Integrationen bereit und pflegt diese, sodass Kunden nicht auf Konnektoren von Drittanbietern angewiesen sind.
Können Mitarbeiter neben einer Spesenabrechnungslösung auch ihre eigenen Apps nutzen?
Ja: Acubiz unterstützt das „Bring Your Own Apps“-Konzept (BYOA). Mitarbeiter können für Buchungen, Kommunikation oder Zeiterfassung Tools nutzen, mit denen sie bereits vertraut sind, solange die Spesendaten letztendlich zur Genehmigung und ERP-Buchung in Acubiz einfließen. Dies verringert den Widerstand gegen die Einführung, da die Mitarbeiter nicht gezwungen sind, gewohnte Arbeitsabläufe aufzugeben.