Tax-free mileage allowance, digital mileage book and everything in between

Acubiz bietet eine digitale Lösung zur Erfassung steuerfreier Kilometerpauschalen, die die Einhaltung der dänischen Vorschriften (SKAT) gewährleistet und den Prozess für Unternehmen vereinfacht. Durch die Integration in ein übergeordnetes Spesenmanagementsystem lässt sich die Effizienz optimieren.

TL;DRDänische Arbeitgeber, die steuerfreie Kilometergeldzahlungen leisten, müssen die spezifischen Dokumentationsanforderungen der SKAT erfüllen, darunter die Erfassung von Zweck, Datum, Start- und Zieladresse sowie der genauen zurückgelegten Kilometerzahl. Acubiz bietet eine GPS-gestützte digitale Lösung zur Kilometerdatenerfassung, die diese Daten automatisch erfasst, den manuellen Aufwand reduziert und gleichzeitig die vollständige Einhaltung der SKAT-Anforderungen gewährleistet.

Die meisten Unternehmen zahlen steuerfrei Kilometerpauschale an Mitarbeiter für geschäftlich bedingte Fahrten, die sie mit ihrem eigenen Fahrzeug zurücklegen, gemäß den von den Steuerbehörden festgelegten Sätzen. Die Kilometerpauschale trägt dazu bei, einen Teil der Kosten Ihrer Mitarbeiter im Zusammenhang mit dem Fahrzeug zu decken – wie beispielsweise Benzin, Wartung, Abschreibung, Versicherung, Kfz-Steuer usw.

Wenn die dänische Zoll- und Steuerbehörde (SKAT) bei Ihnen vorstellig wird und Belege für die Fahrten Ihrer Mitarbeiter verlangt, ist es Aufgabe des Unternehmens, diese vorzulegen. Es gibt bestimmte Bedingungen und Anforderungen, die erfüllt sein müssen, bevor der Mitarbeiter Anspruch auf eine Kilometerpauschale hat. Sind nicht alle Bedingungen erfüllt, muss der Mitarbeiter den entsprechenden Betrag versteuern.

Wenn Sie in der Finanz- oder Personalabteilung tätig sind oder dort die Leitung innehaben, ist Ihnen das wahrscheinlich bereits bekannt. Wenn Sie erwägen, das altmodische Fahrtenbuch durch ein digitales zu ersetzen, sollten Sie prüfen, welcher Anbieter die Anforderungen erfüllen kann.

Welche Anforderungen stellt SKAT (dänische Vorschriften)?

Gehen wir die Anforderungen von SKAT der Reihe nach durch. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, die folgenden Punkte im Blick zu behalten:

Der Zweck der Kilometerleistung – die konkrete Aufgabe, für die die Fahrleistung gemeldet wird.

Das Ziel mit allen Unterzielen – die Start- und Zieladresse der Fahrt sowie etwaige Zwischenstopps auf der Strecke.

Das Datum – Das Datum muss eingetragen werden.

Anzahl der gefahrenen Kilometer – Die genaue Kilometerzahl muss angegeben werden, da die Berechnung davon abhängt.

Berechnung anhand von Sätzen – Der Satz für die Kilometergeldpauschale variiert bei einer Fahrleistung von 20.000 km pro Jahr. Im Jahr 2020 wird eine steuerfreie Zahlung in Höhe von 3,52 DKK pro km geleistet. Überschreitet der Mitarbeiter jedoch die jährliche Fahrleistung von 20.000 km, beträgt der Satz für den darüber hinausgehenden Teil 1,96 DKK pro km.

Die Fahrt muss mit dem eigenen Fahrzeug des Mitarbeiters durchgeführt werden. – Die Kilometer müssen mit dem eigenen Fahrzeug zurückgelegt werden, damit ein Anspruch auf eine Kilometerpauschale besteht. Das Fahrzeug eines Partners fällt ebenfalls in diese Kategorie, wenn Sie die Finanzen gemeinsam verwalten.

Es gibt noch einige weitere Punkte, die Sie und Ihre Mitarbeiter beachten müssen. Dazu gehören beispielsweise die 60-Tage-Regel und die Tatsache, dass ein Mitarbeiter nicht gleichzeitig Anspruch auf eine Kilometergeldzahlung und einen Steuerabzug für Fahrtkosten hat. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Ein digitales Fahrtenbuch spart wirklich viel Zeit

Viele Unternehmen nutzen noch immer ein altmodisches Fahrtenbuch und Excel-Tabellen, um die Fahrten zu erfassen. Dieser manuelle Arbeitsablauf funktioniert zwar, ist aber bei weitem nicht effizient – weder für Ihre Mitarbeiter noch für Ihr Finanzabteilung. Zudem birgt das herkömmliche Fahrtenbuch einige Tücken. Tippfehler, vergessene Strecken und Hektik führen oft zu kleinen wie auch großen Fehlern, die letztendlich sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen kostspielig werden können.

Die digitale Transformation schreitet voran, und daher ist es sinnvoll zu prüfen, ob das Fahrtenbuch digitalisiert werden kann. Und ja, das lässt sich problemlos umsetzen. Es gibt viele hervorragende Anbieter, die sich darauf spezialisiert haben. In unserer eigenen mobilen App, Acubiz One, bieten wir die Funktion „Fahrtenbuch“ an. Neben anderen Vorteilen hat dies einen enormen Unterschied für Dänische Brandschutztechnik. Sie haben ganze 50 % der Zeit eingespart, die sie zuvor für Kilometerstandserfassung.

„Erfüllt Acubiz die Anforderungen der SKAT?“

Wir werden oft gefragt, ob Acubizentspricht den Anforderungen und Richtlinien der SKAT für Fahrtenbücher. Wir verfügen zwar über kein Zertifikat, das dies belegt, da die SKAT keine solchen ausstellt, aber wir erfüllen die Anforderungen. Schauen wir uns einmal an, wie das funktioniert:

In der mobilen App „Acubiz One“ müssen nur wenige Angaben manuell eingegeben werden. Dazu gehören der Zweck, das Datum sowie die Start- und Zieladresse. Sobald diese Angaben eingegeben sind, läuft die Erfassung der Fahrleistung praktisch von selbst ab. Sie müssen die Route auswählen, woraufhin die Entfernung automatisch berechnet wird. Gleiches gilt für die Berechnung der Kilometerpauschale. Das bedeutet, dass Acubiz die Berechnung daran anpasst, ob der Mitarbeiter mehr oder weniger als 20.000 km pro Jahr gefahren ist. Unsere Lösung speichert das Kennzeichen, wodurch dokumentiert wird, dass die Fahrt mit dem eigenen Fahrzeug des Mitarbeiters erfolgt ist. Das Kennzeichen kann geändert werden.

Zusätzlich zu den gesetzlichen Anforderungen können die Fahrleistungen beispielsweise den verschiedenen Projekten des Unternehmens zugeordnet werden (abhängig von der Konfiguration der Lösung). Dies wird von der Finanzabteilung sehr geschätzt, da es ihr einen besseren Überblick und eine reibungslose Kostenverrechnung. Wenn Ihr Unternehmen zudem im Ausland tätig ist oder dort Mitarbeiter beschäftigt, müssen Sie berücksichtigen, dass in anderen Ländern unterschiedliche Regeln und Vorschriften für die Kilometergeldabrechnung gelten. Tun Sie sich in diesem Fall einen Gefallen und suchen Sie nach einer Lösung, die die Vorschriften mehrerer Länder unterstützt. Acubiz unterstützt länderspezifische Regeln für die Kilometergeldabrechnung in 21 Ländern, und für 12 davon aktualisieren wir die Regeln und Sätze zu 100 % automatisch.

Wenn Sie selbstständig sind oder sich einfach nur einen Überblick über Ihre Fahrleistung verschaffen möchten, bieten wir Ihnen außerdem unser Tool für Einzelnutzer an, Acubiz Professional. Es handelt sich um eine kostenlose Lösung, mit der sich Nutzer registrieren und Berichte über Ausgaben und Fahrleistungen erstellen können, die dann an einen Zeitarbeitsgeber, einen Vorgesetzten, einen Buchhalter, einen Steuerberater oder jede andere Person weitergegeben werden können, die der Nutzer für relevant hält.

Überlegen Sie, ob das Fahrtenbuch Teil eines Spesenmanagement System

Wir sind im Bereich des Spesenmanagements tätig, einem Sammelbegriff für eine Reihe von Teilprozessen im Zusammenhang mit der Bearbeitung, Verwaltung und Kontrolle geschäftlicher Ausgaben, die von den Mitarbeitern eines Unternehmens erfasst werden. Die Erfassung von Fahrtkosten ist Teil dieses Gesamtprozesses.

Falls Ihr Unternehmen eine Investition in ein digitales Fahrtenbuch in Erwägung zieht, bin ich mir sicher, dass Sie begeistert sein werden – sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihre Finanzabteilung. Ihre Mitarbeiter können ihre Fahrten schneller und wesentlich einfacher erfassen. Ihre Finanzabteilung kann die gültigen und erforderlichen Daten exportieren, um die Fahrtkostenerstattung sowohl gegenüber den Steuerbehörden als auch in ein Lohnabrechnungssystem zu dokumentieren.
Wenn Ihre Mitarbeiter viel auf Reisen sind, fallen bei ihnen wahrscheinlich auch viele andere Ausgaben an.

Deshalb möchte ich Sie dazu auffordern, noch einen Schritt weiter zu denken. Die Erfassung von Fahrleistungen ist nur ein Teil des gesamten Spesenmanagementprozesses, und es ist sinnvoll, alle Komponenten in einer Lösung zu bündeln. Die damit verbundenen Synergieeffekte sind beträchtlich und schaffen einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie auf der Suche nach einem digitalen Fahrtenbuch sind.

Häufig gestellte Fragen

Welche Unterlagen verlangt SKAT für die steuerfreie Kilometerpauschale in Dänemark?

SKAT verlangt Unterlagen, aus denen unter anderem der Zweck der Fahrt, die Start- und Zieladresse sowie etwaige Zwischenstopps, das Datum, die genaue Anzahl der gefahrenen Kilometer, der angewandte Erstattungssatz und die Berechnung der Pauschale hervorgehen. Außerdem muss das Kennzeichen des Fahrzeugs angegeben werden, um die Nutzung des eigenen Fahrzeugs des Mitarbeiters zu bestätigen.

Wie hoch sind die aktuellen Kilometerpauschalen in Dänemark?

Der steuerfreie Kilometersatz beträgt 3,52 DKK pro Kilometer für die ersten 20.000 jährlich zurückgelegten Kilometer. Für alle Kilometer, die über 20.000 pro Jahr hinausgehen, sinkt der Satz auf 1,96 DKK pro Kilometer. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, diese Sätze bei der Bearbeitung von Erstattungsanträgen korrekt anzuwenden.

Können Arbeitnehmer für alle dienstlichen Fahrten eine Kilometerpauschale geltend machen?

Die Kilometerpauschale gilt für dienstliche Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug. Fahrten zwischen Wohnort und regulärem Arbeitsort sind in der Regel nicht pauschalierungsfähig. Die Fahrt muss einen nachweisbaren geschäftlichen Zweck haben, und alle von SKAT festgelegten Bedingungen müssen erfüllt sein, damit die Pauschale als steuerfrei gilt.

Inwiefern ist eine digitale Lösung zur Fahrtenerfassung besser als die Erfassung auf Papier oder in Excel?

Eine GPS-gestützte digitale Lösung wie Acubiz erfasst automatisch Routendaten, berechnet Entfernungen und protokolliert die erforderlichen SKAT-Felder bereits während der Fahrt. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, das Risiko fehlerhafter oder unvollständiger Unterlagen wird verringert und der Prüfpfad des Arbeitgebers wird deutlich gestärkt, falls SKAT eine Überprüfung verlangt.

Was passiert, wenn die Fahrtennachweise nicht den Anforderungen der SKAT entsprechen?

Sind die Unterlagen unzureichend, kann der Arbeitnehmer verpflichtet sein, Steuern auf die erhaltene Kilometerpauschale zu zahlen, wodurch diese von einer steuerfreien Erstattung zu steuerpflichtigem Einkommen wird. Der Arbeitgeber ist zudem dafür verantwortlich, vor jeder Auszahlung sicherzustellen, dass die Voraussetzungen erfüllt sind.