Acubiz und das Reisebüro ATPI haben sich zusammengeschlossen, um das Reisekostenmanagement zu optimieren. Ihre gemeinsame Lösung integriert Flugbuchungen nahtlos in die Spesenabrechnung im ERP-System eines Unternehmens. ATPI sorgt für eine optimale Reiseplanung, während Acubiz den Spesenabwicklungsprozess digitalisiert, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und ein klarerer Überblick über die Spesen geschaffen wird.
TL;DRAcubiz und das Geschäftsreiseunternehmen ATPI haben ihre Systeme so miteinander verknüpft, dass Flugbuchungen automatisch in den Spesenabrechnungsprozess einfließen: Dadurch entfällt die manuelle Bearbeitung von Belegen für Reisekosten. Die Finanzabteilungen erhalten einen lückenlosen, digitalen Nachverfolgungspfad von der Buchungsbestätigung bis zur Verbuchung im ERP-System, ohne dass dazwischen manuelle Schritte erforderlich sind.
Die Partnerschaft zwischen Acubiz und der Geschäftsreisebüro-Agentur ATPI unterstützt Unternehmen bei einem nahtlosen digitalen Ablauf von der Buchung von Flugtickets bis hin zu Reisekosten im ERP-System. Heute profitieren viele gemeinsame Kunden von vollständig integrierten digitalen Lösungen.
Acubiz arbeitet mit zahlreichen Reisebüros zusammen, deren Zusammenarbeit mit dem weltweit tätigen Geschäftsreiseveranstalter ATPI bereits seit vielen Jahren besteht. ATPI ist auf die Schifffahrtsbranche spezialisiert und sorgt dafür, dass Seeleute und andere Offshore-Mitarbeiter ihre Ziele rund um den Globus erreichen – zur richtigen Zeit und zum besten Preis. Um die Reisen optimal und rechtzeitig zu planen, ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden erforderlich – andernfalls können die Reisekosten zu einer unangenehmen Überraschung werden, sagt Kim Fuglsang, CEO von ATPI Dänemark:
„Bislang haben wir uns darauf konzentriert, durch gute Planung die besten Flugpreise zu erzielen und so Einsparungen für unsere Kunden zu ermöglichen. Das werden wir auch weiterhin tun, doch durch die Partnerschaft mit Acubiz werden wir eine umfassende digitale Lösung für unsere gemeinsamen Kunden im Bereich Reiselösungen entwickeln. Dank eines besseren Überblicks und effizienter abteilungsübergreifender interner Prozesse können Unternehmen noch größere Einsparungen erzielen.“
Nahtloser digitaler Arbeitsablauf
Die Integration des Buchungssystems von ATPI und der digitalen Lösung von Acubiz Spesenmanagement Der Service – Acubiz EMS – sorgt für einen nahtlosen digitalen Ablauf von der Buchung des Flugtickets bis zur Reisekostenabrechnung und Verbuchung der Ausgaben im ERP-System des Unternehmens. Je nach den Bedürfnissen des Kunden „kennzeichnet“ ATPI die Rechnungen der Fluggesellschaften in ihrem Buchungssystem mit den Namen der Mitarbeiter und Projekte. Anschließend wird eine PDF-Datei des Flugtickets direkt an das Acubiz EMS des reisenden Mitarbeiters gesendet, wo sie automatisch der Transaktion aus dem Reisekonto zugeordnet wird. Dieser Prozess schafft in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert für die Kunden, fährt Kim Fuglsang fort:
„Normalerweise ist die Finanzabteilung erhält insgesamt Reiseabrechnung von Reisebüros, und ein Finanzmitarbeiter muss die Rechnungen anschließend manuell an die jeweiligen reisenden Mitarbeiter versenden. Dieser Prozess entfällt vollständig, wenn unser Buchungssystem und unser Reisekonto mit der Acubiz-App und dem webbasierten Spesenmanagement-Service integriert werden. Wenn das Flugticket mit Projektnamen sowie den Namen der zuständigen Projektleiter und Reisemanager gekennzeichnet ist, erhält das Unternehmen einen neuen Überblick über die gesamten Reisekosten für bestimmte Projekte und kann den Cashflow wesentlich genauer prognostizieren. Das ist für Unternehmen ein absoluter Vorteil.“
Die Spesen der Mitarbeiter umfassen mehr als nur Flugtickets
Acubiz EMS unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung des gesamten Prozesses der Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnungen. Die Mitarbeiterausgaben umfassen in der Regel Fahrtkosten, Verpflegung, Bahn- und Flugtickets, können aber auch viele andere mitarbeiterbezogene Ausgaben abdecken, die per Kreditkarte oder in bar beglichen werden.
Kim Pawrup, Sales bei Acubiz:
„Unternehmen mit vielen reisenden Mitarbeitern können von der Zusammenarbeit von Acubiz mit Reisebüros – darunter auch ATPI – in hohem Maße profitieren. Die Finanzabteilung benötigt weniger Zeit, um als Vermittler zwischen Reisebüro und reisendem Mitarbeiter zu fungieren. Und in Acubiz EMS muss der Mitarbeiter weniger Zeit für Spesenabrechnungen aufwenden, da die zeitaufwändige manuelle Erstellung von Reiseberichten digital erfolgt und über unsere App Acubiz One auf dem Smartphone abgewickelt werden kann. Ebenso muss die Finanzabteilung die Reiseberichte und Belege der Mitarbeiter nicht manuell bearbeiten – sie stehen automatisch in Acubiz EMS zur Verfügung und können direkt in das Finanzsystem des Unternehmens übertragen werden. Durch die Integration und Optimierung der internen Prozesse unserer Kunden im Bereich Reiselösungen und Reisekostenabrechnung ergeben sich zahlreiche Wertschöpfungsstufen.“
Häufig gestellte Fragen
Wie lässt sich Acubiz in Reisebuchungssysteme integrieren?
Acubiz lässt sich mit Reisemanagement-Anbietern und Buchungssystemen integrieren, sodass bestätigte Buchungen automatisch als Spesenposten importiert werden. Mitarbeiter müssen Flugtickets oder Hotelbelege nicht mehr manuell hochladen: Die Buchungsdaten werden direkt vom Reisebüro an Acubiz übermittelt und sind bereits mit Anbieter, Betrag und Reisedaten vorbelegt.
Was passiert mit Flugtickets und Reisebelegen in Acubiz?
Aus Reisebürosystemen importierte Tickets und Belege erscheinen in der Acubiz-App des Mitarbeiters als Spesenentwürfe, die sofort einem Projekt oder einer Kostenstelle zugeordnet und zur Genehmigung eingereicht werden können. Nach der Genehmigung werden sie automatisch an das ERP-System weitergeleitet. Die Originalbelege werden digital gespeichert und erfüllen die buchhalterischen Anforderungen an die Aufbewahrung von Belegen.
Wie funktioniert ein vollständig digitaler Ablauf der Reisekostenabrechnung von der Buchung bis zum ERP-System?
Der Mitarbeiter bucht über den Reisemanagement-Anbieter (z. B. ATPI). Die Buchungsdaten werden an Acubiz übermittelt, wo sie als Spesenentwurf angezeigt werden. Der Mitarbeiter ergänzt fehlende Angaben und reicht den Antrag ein. Der Vorgesetzte genehmigt diesen über die Acubiz-App. Die genehmigte Reisekostenabrechnung wird automatisch im ERP-System verbucht. Ganz ohne Papier, ohne E-Mail und ohne manuelle Nacherfassung in irgendeinem Schritt.
support Acubiz support Reisebüros und Buchungsplattformen?
Ja. ATPI ist zwar ein wichtiger Partner, doch Acubiz arbeitet mit zahlreichen Reisebüros zusammen und unterstützt den Datenimport aus einer Vielzahl von Reisemanagementsystemen. Die Integration basiert auf den in der Reisebranche üblichen Standarddatenformaten und ist somit mit den meisten großen Anbietern kompatibel, die von dänischen und skandinavischen Unternehmen genutzt werden.
Kann Acubiz Reisekosten für Mitarbeiter in speziellen Branchen wie der Schifffahrt abrechnen?
Ja. Die Partnerschaft zwischen Acubiz und ATPI ist speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen der Schifffahrtsbranche zugeschnitten, in der die Reiselogistik für Besatzungsmitglieder komplex ist und strenge Dokumentationsanforderungen gelten. Acubiz kann mehrstufige Reisen, internationale Reisen und branchenspezifische Kostenkategorien abwickeln – und das alles innerhalb desselben Workflows für das Spesenmanagement, der auch für allgemeine Geschäftsreisen verwendet wird.
