Ich habe bereits zuvor darauf hingewiesen, wie wichtig die Vorbereitungsarbeit, die Anbietersuche und die Wahl der Lösung für einen erfolgreichen Implementierungsprozess sind. Auch wenn Sie sich ursprünglich für Acubiz entschieden haben, weil Sie über ein gutes Maß an Prozesskenntnissen verfügen und das Unternehmen die passende Lösung im Angebot hat, befinden Sie sich dennoch in der Risikozone, in die „Fifty-Fifty-Falle“ zu tappen.
TL;DREine erfolgreiche Einführung eines Spesenmanagement-Systems beginnt mit der Erfassung Ihrer bestehenden Prozesse – noch bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Acubiz nutzt eine strukturierte Implementierungsmethode, die die Prozesserfassung, die Datenaufbereitung, den Proof of Concept und den Go-Live umfasst, um Unternehmen dabei zu helfen, die „Fifty-Fifty-Falle“ zu vermeiden, in der die Hälfte aller Implementierungen nicht den vollen Nutzen bringt.
Der Begriff „Fifty-Fifty-Falle“ bezieht sich darauf, dass 50 % der Unternehmen, die sich dafür entscheiden, in eine digitale Kostenmanagement Lösung nicht in vollem Umfang nutzen können. Dies kann beispielsweise passieren, wenn der Implementierungsprozess aus der Bahn gerät.
Lesen Sie weiter und erhalten Sie einige wertvolle Tipps, wie Sie einen optimalen Implementierungsprozess sicherstellen können
Für den Implementierungsprozess ist es von entscheidender Bedeutung, dass er auf einer detaillierten und sorgfältig abgestimmten Prozessbeschreibung basiert.
Gemeinsam mit Ihrem Lieferanten oder Implementierungspartner sollten Sie Ihre Prozesse analysieren. Möglicherweise müssen Sie diese im Hinblick auf potenzielle Optimierungen und Prozessinnovationen auch anpassen. Denken Sie daran, dass ein hervorragender Lieferant Ihnen dabei bereits vor Beginn der Implementierungsphase zur Seite steht.
Ein Tipp für die Erstellung der Prozessabbildung: Führen Sie dabei auch eine Überprüfung von Ihre Unternehmensrichtlinien und -vorschriften für Ausgaben der Mitarbeiter.
Das typische Kostenmanagement Der Ablauf ist ganz einfach: Mitarbeiter > Genehmigender > Finanzabteilung
Es ist jedoch wichtig, näher darauf einzugehen. Es müssen verschiedene Nutzertypen definiert und beschrieben werden. Der Genehmigungsablauf muss visualisiert werden. Handelt es sich um einen einfachen Prozess mit der Genehmigung durch einen direkten Vorgesetzten? Oder handelt es sich beispielsweise um einen Prozess mit einer Projekt- oder Abteilungsgenehmigung?
Außerdem müssen die Zuständigkeiten und Genehmigungsstufen für jede Rolle zugeordnet werden. Schließlich müssen alle Teilkomponenten und Abhängigkeiten erfasst werden, beispielsweise in Bezug auf das erforderliche ERP-System und die Gehaltsabrechnung. Systemintegrations, Kreditkarte Anbieter, Einrichtung von Buchungsstrings sowie eines Kontenplans und von Kostenkategorien/-arten.
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Daten für Acubiz oder den Implementierungspartner vorzubereiten. Denken Sie daran, dass Sie in diesem Zusammenhang besonders auf den Grad der Datensicherheit die Ihr Partner hat und welche Maßnahmen er in diesem Zusammenhang ergriffen hat.
Bei der Aufbereitung Ihrer Daten kommt es vor allem auf Präzision an. Nehmen Sie sich daher unbedingt ausreichend Zeit, um diese Aufgabe sorgfältig zu erledigen. Sie müssen die folgenden Aspekte im Griff haben:
Benutzerdaten: Stammdaten und Kategorisierung Ihrer Nutzer sowie Daten für Kommunikationszwecke.
Maßangaben: Daten zur Einrichtung korrekter Buchungsstrings. Benötigen Sie Dimensionen für Abteilungen, Kostenstellen, Projekte usw.? Gibt es Abhängigkeiten zwischen den Dimensionen und welche davon sollen für die jeweiligen Benutzer sichtbar sein? Überlegen Sie, welche Auswahlmöglichkeiten die Benutzer bei der Nutzung der Spesenmanagement-Lösung haben sollen.
Kontenplan und Kostenart: In Ihrer neuen Lösung zur Ausgabenverwaltung muss ein Buchhaltungsplan eingerichtet werden, in den die Benutzer ihre Transaktionen eingeben. Achten Sie darauf, diesen Plan unter Berücksichtigung der Bedürfnisse Ihrer Benutzer zu definieren – er muss logisch aufgebaut und leicht verständlich sein. Im Zusammenhang mit dieser Arbeit müssen Sie außerdem Folgendes berücksichtigen: Mehrwertsteuer Codes und Unternehmensrichtlinien für die jeweiligen Kostenarten.
Rechnungslegungsgrundsätze: Es ist wichtig, die Rechnungslegungsgrundsätze in der Kostenmanagement-Lösung anzupassen, um sicherzustellen, dass die Austausch- und Buchhaltungsdaten korrekt mit unserem System zusammenlaufen. ERP-System.
Lohn- und Gehaltsdaten: Wenn Sie eine Gehaltssystem, damit hier der Saldo und die Erstattung erfasst werden, müssen Sie außerdem festlegen, welches System und welche Gehaltspositionen Sie einrichten müssen.
Es ist außerdem wichtig, dass Sie sich überlegen, wie die oben genannten Daten künftig gepflegt werden sollen. Die „Best-of-Breed“-Lösungen auf dem Markt bieten die Möglichkeit, über Integrationen eine automatische Pflege von Benutzer- und Dimensionsdaten einzurichten. Oft hängt es von der Komplexität Ihrer Konfiguration und Ihrer Organisation ab, ob es sinnvoller ist, diese Daten manuell in der Spesenmanagement-Lösung zu pflegen.
Erfahren Sie mehr über die Wahl zwischen „Best-of-Breed“- und „Best-of-Suite“-Lösungen hier.
Wenn die Spesenmanagement-Lösung mit Benutzertypen, Dimensionen, Buchungsplänen und Integrationen konfiguriert ist, empfehle ich stets die Durchführung eines Proof of Concept. Das heißt, es wird eine Testphase durchgeführt, in der echte Transaktionen und Daten in der Spesenmanagement-Lösung verarbeitet werden. Während dieser Zeit kann die Konfiguration überprüft und bei Bedarf angepasst werden.
In dieser Phase müssen Sie außerdem die Inbetriebnahme vorbereiten. Einer der wichtigsten Punkte, an denen Sie hier arbeiten müssen, ist die Einarbeitung und Schulung der Nutzer. Wenn Sie sich für die richtige Lösung entscheiden, zeichnet sich diese zudem durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und eine intuitive Benutzeroberfläche aus. Daher sollten Sie diesen Teil des Prozesses relativ problemlos bewältigen können, zumindest was die regulären Nutzer betrifft.
Ich sage nicht, dass Sie gar nichts tun sollten, aber achten Sie darauf, dass Sie sich weiterhin auf die schnelle Einführung der Spesenmanagement-Lösung konzentrieren. Damit meine ich: Bringen Sie die Nutzer dazu, die mobile App herunterzuladen, setzen Sie sie mit den Schulungsunterlagen vertraut und sorgen Sie dafür, dass sie die App nutzen, sobald die Lösung in Betrieb genommen wird.
Für die Anwender aus den Bereichen Finanzen und Verwaltung ist es wichtig, sie bereits in einer frühen Phase aktiv in das Projekt einzubinden. Sie sollen als Ihre internen Botschafter für das Tool fungieren. Ich empfehle einen Pro- bzw. Super-User-Ansatz, bei dem Sie Ihren Anbieter in die Schulung der Anwender aus den Bereichen Finanzen und Verwaltung einbeziehen sollten, damit diese das Wissen an die regulären Anwender weitergeben können.
Im Zusammenhang mit all dem ist es natürlich wichtig, dass alle Kommunikationsmaterialien bereitstehen und dass Schulungen geplant werden, bevor die Spesenmanagement-Lösung in Betrieb genommen wird.
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Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter der „Fifty-Fifty-Falle“ bei der Einführung eines Spesenmanagementsystems?
Die „Fifty-Fifty“-Falle bezieht sich auf die Tatsache, dass etwa 50 % der Unternehmen, die in Software für das digitale Ausgabenmanagement investieren, nicht den vollen Nutzen daraus ziehen können – nicht, weil die Software schlecht ist, sondern weil der Implementierungsprozess aus dem Ruder läuft. Häufige Ursachen sind eine unzureichende Prozessabbildung vor der Inbetriebnahme, mangelnde Akzeptanz seitens der Beteiligten und eine unzureichende Datenaufbereitung.
Wie lange dauert die Einführung einer Lösung für das Spesenmanagement?
Eine typische Acubiz-Implementierung dauert bei einer Standardkonfiguration, einschließlich ERP-Integration, 4 bis 8 Wochen vom Vertragsabschluss bis zur Inbetriebnahme. Komplexere Konfigurationen – wie beispielsweise mehrere juristische Personen, benutzerdefinierte Genehmigungshierarchien oder maßgeschneiderte ERP-Integrationen – können 10 bis 16 Wochen in Anspruch nehmen. Der Zeitplan hängt stark davon ab, wie gut das Unternehmen seine bestehenden Prozesse vor Beginn der Implementierung erfasst hat.
Welche Prozesse sollten vor der Einführung einer Spesenabrechnungssoftware erfasst werden?
Sie sollten erfassen: Wer verursacht Ausgaben und wie oft, welche Zahlungsmethoden kommen zum Einsatz, wie und von wem werden Ausgaben derzeit genehmigt, wie werden sie derzeit kontiert und im ERP-System verbucht, und wo liegen derzeit die größten Engpässe und die höchsten Fehlerquoten? Diese Bestandsaufnahme ist unerlässlich, um das neue System korrekt zu konfigurieren und die Verbesserungen nach dem Go-Live zu messen.
Welche Daten müssen vor der Inbetriebnahme des Spesenmanagements vorbereitet werden?
Zumindest: Ihr Kontenplan und Ihre Kostenstellen aus dem ERP-System, Mitarbeiter- und Genehmigerlisten mit den dazugehörigen Zuordnungen, Daten zu Firmenkreditkarten, sofern diese angebunden sind, sowie alle Regeln der Spesenrichtlinie, die automatisch durchgesetzt werden sollen. Das Implementierungsteam von Acubiz unterstützt Sie bei der Strukturierung und Validierung dieser Daten während der Vorbereitungsphase vor der Inbetriebnahme.
Was ist ein Proof of Concept für eine Spesenabrechnungssoftware?
Ein Proof of Concept (PoC) ist ein kontrollierter Testlauf mit einer kleinen Gruppe echter Nutzer – in der Regel einer Abteilung oder einem Team –, bevor die Lösung im gesamten Unternehmen eingeführt wird. Der PoC dient dazu, zu überprüfen, ob die ERP-Integration funktioniert, ob der Genehmigungsworkflow den Unternehmensrichtlinien entspricht und ob die Mitarbeiter ihre Spesen problemlos erfassen können. Acubiz empfiehlt einen PoC für alle Implementierungen mit mehr als 100 Nutzern.