How we use Acubiz

Acubiz lässt sich auf vielfältige Weise nutzen. So können wir beispielsweise Ausgaben und Einkäufe verwalten, die auf Firmenkarten, Zeiterfassung, Kilometerstände, Rechnungen usw. Somit eignet sich Acubiz für alle Teams innerhalb eines Unternehmens: Vertrieb, Entwicklung, Finanzen, Marketing, Personalwesen, support usw.

TL;DRAcubiz wird in allen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt, nicht nur von Mitarbeitern, die auf Geschäftsreisen sind. Das Acubiz-Team selbst nennt konkrete Beispiele: Der Marketingleiter verwaltet die Fahrtenabrechnung und die Firmenkartenabonnements, der Controller scannt Rechnungen ein und erfasst die Arbeitszeiten, der Entwickler gleicht Kartentransaktionen ab und verfolgt die Urlaubstage, und der Kundenbetreuer nutzt die digitale Fahrtenabrechnung für seine täglichen Kundenbesuche.

Hier finden Sie einige Erfahrungsberichte unserer Mitarbeiter darüber, wie verschiedene Mitarbeitergruppen die unterschiedlichen Funktionen von Acubiz nutzen:

Martin, Marketing Manager

Viele Menschen bezeichnen Systeme wie das unsere als „Reisekosten Systeme.“ Und ja, Acubiz kann für Reisekostenabrechnungs, aber Mitarbeiter können die App auch für verschiedene dienstliche Ausgaben nutzen. Ich nutze Acubiz zum Beispiel sowohl unterwegs als auch im Büro. Wenn ich unterwegs bin, erledige ich damit beispielsweise Kilometerstand für eine Veranstaltung oder Ausgaben auf eine Tasse Kaffee oder zum Mittagessen. Außerdem kaufe ich im Büro mit meiner Karte Software-Abonnements und Fanartikel Firmenkarte. Somit kann Acubiz von allen Arten von Mitarbeitern genutzt werden – nicht nur von denen, die unterwegs sind.

Tanja, Controller 

Ich nutze Acubiz für viele verschiedene Zwecke. Meistens nutze ich Acubiz für Rechnungen einscannen und diese an die Genehmiger weiterzuleiten sowie Buchhaltung, da Exportdateien in unser Finanzsystem importiert. Außerdem nutze ich Acubiz auch, um nach Rechnungen von Lieferanten zu suchen. Und schließlich verwende ich Acubiz, wenn ich meine Arbeitszeiten erfaße und Ausgaben verbuche.

Palle, Senior Developer

Wenn ich mit meiner Firmenkarte einkaufe, wird der Beleg automatisch in Acubiz erfasst. Außerdem kann ich mit der Acubiz-App Belege für geschäftliche Ausgaben einscannen und die Ausgaben über die Acubiz-App oder einen Webbrowser zur Genehmigung einreichen. Ich kann außerdem die Stunden erfassen, die ich für Kunden- oder Entwicklungsprojekte aufgewendet habe. Außerdem behalte ich im Blick, wie viele Urlaubstage ich noch habe, da ich immer meine Urlaube eintragen in der App.

Frederik, Kundenbetreuer

Da ich oft außer Haus bin, um Kunden zu besuchen, ist die Kilometerstandsfunktion ist bei mir sehr beliebt. Es ist toll, ein digitales Tool zur Berechnung der Kilometerleistung zu haben, anstatt das selbst machen zu müssen. Das Kostenfunktion Ich nutze die App für alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Kundenbesuchen anfallen, sei es für eine Tasse Kaffee, ein Mittagessen oder etwas ganz anderes. Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, in dem die Abrechnung von Spesen manuell erfolgt, ist das eine ganz andere Erfahrung.

Kasper, Senior Consultant

Ich nutze Acubiz, wenn ich Einkäufe abwickle, die ich mit meiner Firmenkreditkarte getätigt habe. Ich fotografiere die Belege direkt beim Kauf – und muss mich danach nicht mehr darum kümmern. Weitere Funktionen, die ich nutze, sind Zeiterfassung in unserem Zeitmodul sowie die Genehmigung von Lieferantenrechnungen.

Häufig gestellte Fragen

Kann Acubiz auch von Mitarbeitern genutzt werden, die nicht beruflich unterwegs sind?

Ja. Acubiz eignet sich zwar für die Abrechnung von Reisekosten und Kilometergeld, ist aber für Büroangestellte ebenso nützlich. Das Acubiz-Team nennt als Beispiele Marketingmitarbeiter, die Software-Abonnements und den Einkauf von Werbematerialien über Firmenkreditkarten verwalten, Controller, die Lieferantenrechnungen einscannen, sowie Entwickler, die Projektstunden und Urlaubstage erfassen – und das alles über dieselbe Plattform.

Wie wickelt Acubiz Transaktionen mit Firmenkreditkarten ab?

Kartentransaktionen werden automatisch direkt in Acubiz importiert. Die Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, in der sie aufgefordert werden, einen Beleg beizufügen, die Transaktionsdetails zu bestätigen und den Vorgang anschließend über die App oder den Browser zur Genehmigung einzureichen. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe und es wird sichergestellt, dass für jeden Karteneinkauf die entsprechenden Belege vorliegen, bevor er an die Finanzabteilung weitergeleitet wird.

Kann Acubiz zur Zeiterfassung und zur Erfassung von Projektstunden verwendet werden?

Ja. Acubiz unterstützt die Zeiterfassung sowohl für interne als auch für kundenbezogene Projekte. Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten für bestimmte Projekte oder Kundenkonten, und die Daten werden in das Finanzsystem übertragen. Dies dient sowohl der internen Kostenverfolgung als auch als Grundlage für eine präzise Rechnungsstellung an die Kunden.

Wie funktioniert die Kilometerabrechnung in Acubiz?

Mit der Kilometerabrechnung können Mitarbeiter ihre Dienstreisen digital erfassen, wobei die Routenberechnung bereits integriert ist, sodass keine manuellen Schätzungen mehr erforderlich sind. Dies verringert Übererfassungen und gewährleistet eine genaue Berechnung der Kostenerstattung. Für Mitarbeiter, die häufig Kundenbesuche absolvieren, entfällt dadurch die Notwendigkeit, die Entfernungen nach jeder Fahrt manuell zu berechnen und zu protokollieren.