SaaS-ratkaisujen käyttöönoton klassinen sudenkuoppa

Perustajamme ja toimitusjohtajamme, Lars de Nully, on pätevä ja ahkera kirjoittaja blogissamme, jossa hän käsittelee ja pohtii monia aiheita, jotka liittyvät Kulujen hallinta. Lars on epäilemättä yksi Tanskan vaikutusvaltaisimmista ja asiantuntevimmista henkilöistä digitaalisen kulujenhallinnan alalla. Siksi luen ja seuraan hänen blogikirjoituksiaan erittäin kiinnostuneena. Viimeisimmässä blogikirjoituksessaan Lars kirjoitti käyttäjiin keskittymisen merkitys ja hyvän käyttökokemuksen (UX) merkitys mikäli kyse on ohjelmistojen käyttöönotosta työntekijöiden keskuudessa.

TL;DRSaaS-järjestelmän onnistunut käyttöönotto riippuu vähemmän itse ohjelmistosta kuin siitä, kuinka hyvin organisaatio viestii muutoksesta työntekijöille ennen järjestelmän käyttöönottoa. Acubizin konsultit ovat havainneet, että muutoksenhallinta – erityisesti työntekijöiden auttaminen ymmärtämään, miksi tutut työnkulut korvataan uusilla – on tärkein yksittäinen tekijä, joka varmistaa järjestelmän aidon omaksumisen sen sijaan, että työntekijät noudattaisivat sitä vastahakoisesti.

Haluaisin jatkaa tästä aiheesta. Aloitan kuitenkin muutaman askeleen ennen kuin käyttökokemus (UX) nousee keskeiseen asemaan. Lars on oikeassa, kun hän kirjoittaa: ”Hyvin suunniteltu ja harkittu käyttökokemus parantaa merkittävästi käyttöönoton onnistumisastetta organisaatiossa”. Tämä on ehdottomasti totta. Onneksi olemme huomanneet, että asiakkaamme pitävät sovelluksiamme sekä intuitiivisina että käyttäjäystävällisinä. Tärkein tehtäväni vanhempana ohjelmistokehittäjänä ( Consultant ) on muuttaa tyytyväinen ostaja tyytyväiseksi asiakkaaksi. Kokemukseni mukaan onnistumisprosentti ja tyytyväisyys kasvavat merkittävästi myös silloin, kun työntekijät ymmärtävät, miksi heidän on muutettava tuttuja rakenteita ja nykyisiä työtapojaan.

Uudet työtavat edellyttävät enemmän viestintää

Acubizin konsulttien keskuudessa vallitsee yleinen yksimielisyys siitä, että hyvä muutoksenhallinta on ratkaiseva tekijä, jotta SaaS ratkaisu. Tämä on ratkaisevaa, sillä uusi ratkaisu vaikuttaa yleensä työntekijän arkeen uusien rutiinien, työnkulkujen jne. muodossa. Ihmisillä on perustavanlaatuinen tarve tietää, miksi tuttuja rakenteita ja nykyisiä tapoja on muutettava.

Viestintä muutoksesta on ehdottoman tärkeää, ja se herättää vastustusta jo ennen projektin käynnistymistä, jos yritys ei kerro, miksi uutta ratkaisua tarvitaan ja mitä käyttäjät voivat odottaa. Tämä on kuitenkin totuus, johon liittyy joitakin poikkeuksia. Jotkut työntekijät rakastavat muutoksia ja ottavat ne heti avosylin vastaan, toiset taas tarvitsevat selityksen sille, miksi prosessia on muutettava, kun taas jotkut saattavat alusta alkaen osoittaa vastustusta ja tarvitsevat erityisen hyviä perusteluja (ja aikaa).

Mielestäni tämä on yksi työni mielenkiintoisimmista osista. Sen lisäksi, että varmistan ratkaisun oikeanlaisen konfiguroinnin, autan asiakkaita myös varmistamaan, että työntekijät ottavat Acubizin käyttöön – vaikka suurin osa vastuusta tästä onkin asiakkaalla. Seuraavassa osiossa esittelen kaksi vinkkiä, jotka parantavat onnistuneen käyttöönoton mahdollisuuksia.

Luoda ymmärrystä uusista työtavoista

Toistaiseksi kaikki on mennyt hyvin. Nyt voidaan aloittaa työt, joilla työntekijät saadaan mukaan, sitoutumaan ja ottamaan uusi ratkaisu käyttöön. En halua esittää muutoksenhallinnan ja muutoksenviestinnän asiantuntijaa, mutta jaan mielelläni omia kokemuksiamme Acubizin käyttöönotosta. Ennen kuin yritys, josta on tullut asiakas, otti ensimmäisen kerran yhteyttä Acubiziin, se oli joko käyttänyt toista kulujenhallintapalveluntarjoajaa tai noudattanut manuaalista tai osittain manuaalista prosessia. Kummassakin tapauksessa kulujenhallintaprosessi on muuttumassa, mikä asettaa yritykselle vaatimuksia uuden ratkaisun käyttöönoton varmistamiseksi työntekijöiden keskuudessa.

Suosittelemme, että yritykset luovat ymmärrystä muutoksen tarpeesta ja nimeävät avainhenkilöistä koostuvan tiimin, joka ottaa johdon uuden ratkaisun käyttöönotossa.

Yrityksillä voi olla useita syitä investoida uuteen SaaS-ratkaisuun. Nämä syyt on tuotava työntekijöiden tietoon. Muutoin on vaikea luoda yhteistä ymmärrystä muutoksen tarpeesta.

Tässä esimerkissä tarkastelen asiaa Acubizin näkökulmasta. Selitä, että olet muuttamassa ratkaisua, koska talousosasto käytät liikaa aikaa manuaalisiin prosesseihin ja haluat, että kulujen käsittelyprosessi automatisoidaan ja digitalisoidaan. Tai ehkä haluat saavuttaa merkittäviä taloudellisia säästöjä alentamalla kokonaiskustannuksia. Syynä voi olla myös se, että haluat tarjota digitaalisia työkaluja työntekijöillesi ja että hyväksyjien on voitava hyväksyä kulut, työajan kirjaaminenlaskut jne. liikkeellä ollessaan. Syitä on monia. Selitä ne.

Kun työntekijät ymmärtävät uuden ratkaisun tarpeellisuuden, on tärkeää nimetä avainhenkilöistä koostuva tiimi, joka vahvan virallisen ja epävirallisen vaikutusvaltansa, laajan asiantuntemuksensa ja korkean uskottavuutensa ansiosta pystyy luomaan luottamusta uutta ratkaisua kohtaan. Toisin sanoen, muodostetaan tiimi, johon kuuluu organisaatiossa arvostettuja työntekijöitä. Heidän on toimittava ratkaisun lähettiläinä ja kyettävä toimimaan muiden työntekijöiden ”superkäyttäjinä”, joilta muut voivat pyytää hyviä neuvoja ja esittää kysymyksiä. Työntekijöiden on aina helpompi omaksua ratkaisu, jos muut arvostetut ja luotettavat kollegat näyttävät esimerkkiä.

On syytä mainita, että SaaS-ratkaisun monimutkaisuus on varsin ratkaiseva tekijä, sillä tietyt yksinkertaiset ratkaisut koskevat vain muutamaa henkilöä organisaatiossa eivätkä siksi vaadi laajaa ja mittavaa käyttöönottoa. Sen sijaan kun kyseessä ovat SaaS-ratkaisut, jotka koskevat suurta osaa tai jopa kaikkia työntekijöitä, on erittäin järkevää panostaa täysillä onnistuneeseen käyttöönottoon.

Älä epäröi pyytää myyjältä neuvoja

Suosittelemme, että kysyt valitsemaltasi toimittajalta, miten se aikoo ottaa ratkaisunsa käyttöön. Toimittajan on kyettävä antamaan konkreettisia neuvoja. Kohdassa Acubiz, olemme toteuttaneet tuhansia ratkaisuja ja jaamme mielellämme kokemuksiamme. Uskomme, että alusta alkaen puutteellisesti toteutettu ratkaisu johtaa siihen, että käyttäjät ottavat sen huonommin vastaan (hyvä käyttökokemus voi kuitenkin onneksi korjata paljon).

Haluan päättää tämän samalla aiheella, josta aloitin – Larsin kirjoittamalla hyvän käyttökokemuksen merkityksellä. Ratkaisu, joka on erittäin käyttäjäystävällinen ja jossa on intuitiivinen käyttöliittymä, tarkoittaa sitä, että suurin osa työntekijöistä sopeutuu uuteen järjestelmään ja tottuu siihen suhteellisen vaivattomasti. Ja jos he samalla ymmärtävät, miksi yritys vaihtaa ratkaisua, näkevät sen edut ja tietävät, kenen puoleen kääntyä kysymyksissä – silloin olemme saavuttaneet tilanteen, jossa saamme hyvää vastinetta rahalle.

Vinkkejä on enemmän kuin edellä mainitut, ja minulla on ilo kirjoittaa niistä lisää tulevina viikkoina ja kuukausina. Joten pysykää kuulolla!

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miksi SaaS-ohjelmistojen käyttöönotot epäonnistuvat, vaikka työntekijät pitävätkin työkalua helppokäyttöisenä?

Käytettävyys on välttämätöntä, mutta se ei riitä. Työntekijöiden on myös ymmärrettävä, miksi muutos tapahtuu ja mitä se merkitsee heidän päivittäisessä työssään. Ilman tätä taustaa jopa intuitiivinen ohjelmisto herättää vastustusta. Acubizin konsultit ovat toistuvasti havainneet, että yritykset, jotka panostavat muutoksen syitä koskevaan viestintään ennen käyttöönottoa, saavuttavat nopeamman ja korkeamman käyttöönottotason.

Mitä muutoksenhallinta on ja miksi se on tärkeää kulujenhallinnan käyttöönotossa?

Muutoksenhallinta on prosessi, jossa työntekijöitä valmennetaan uusiin työnkulkuihin ennen järjestelmän käyttöönottoa. Siihen kuuluu selventää, miksi nykyisiä toimintatapoja on muutettava, miltä uusi prosessi näyttää ja mitä työntekijät voivat odottaa. Erityisesti kulujen hallinnan osalta se tarkoittaa, että henkilöstöä autetaan ymmärtämään uusi kirjaamis-, hyväksymis- ja korvausprosessi ennen kuin heidän odotetaan ottavan sen käyttöön.

Miten yrityksen tulisi tiedottaa työntekijöille tulevasta kulujärjestelmän käyttöönotosta?

Aloita selittämällä muutoksen liiketoiminnalliset perusteet, älä pelkästään uuden työkalun ominaisuuksia. Tee selväksi, mitä muutoksia päivittäisissä rutiineissa tapahtuu eri työntekijäryhmille, liikkuvista työntekijöistä toimistossa työskenteleviin esimiehiin. Järjestä tämän jälkeen kohdennettua koulutusta hyväksyjille ja taloushallinnon henkilöstölle, joiden prosessit muuttuvat enemmän kuin loppukäyttäjien.

Mikä on consultant tärkein tehtävä ohjelmiston käyttöönoton consultant ?

Acubizin vanhemman Consultant mukaan keskeisenä tehtävänä on muuttaa tyytyväinen ostaja tyytyväiseksi asiakkaaksi. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttöönoton onnistuminen on varmistettava käytännössä, ei pelkästään teknisesti. Keskeinen tekijä on varmistaa, että työntekijät ymmärtävät, miksi muutos on tarpeen, mikä vähentää vastustusta ja nopeuttaa sitä hetkeä, jolloin uusi järjestelmä todella parantaa päivittäistä työtä.