Kulukäytäntö: Seuraa menoja

Kulukäytäntö määrittelee ohjeet ja luo puitteet sille, miten kuluja käsitellään kyseisessä yrityksessä.

TL;DRKulukäytäntö määrittelee, miten työntekijät voivat käyttää yrityksen varoja, mikä katsotaan perustelluksi liiketoimintakuluksi sekä mitä maksutapoja ja toimittajia on käytettävä. Ilman selkeää käytäntöä työntekijöiltä puuttuu ohjeistus ja yrityksiltä puuttuu tarvittava kehys sääntöjen noudattamisen varmistamiseksi, kustannusten hallitsemiseksi ja kestävän kehityksen sitoumusten täyttämiseksi.

Yritystoimintaa harjoitettaessa syntyy kuluja. Se on väistämätöntä. Kuluja voi syntyä, kun työntekijät matkustavat yrityksen puolesta, kun myyjä on tien päällä ja joutuu tankkaamaan autoaan tai kun markkinointiosaston työntekijä ostaa mainoksia tai ohjelmistoja.
Useimmiten juuri työntekijät käyttävät yrityksen varoja – joko suorina menoina tai yrityskortti. Tällaisissa tilanteissa työntekijät saattavat miettiä, kuinka suuri summa on hyväksyttävää käyttää yrityksen puolesta. Ja mikä katsotaan liiketoimintaan liittyväksi hankinnaksi ja mikä ei?
Yritysten velvollisuus työntekijöitään kohtaan on viestittää selkeästi, mikä on sallittua ja mikä ei. Tässä yhteydessä kulukorvauskäytäntö tulee kuvaan mukaan.

Mikä on kulukäytäntö?

Kulukäytäntö määrittelee ohjeet ja luo puitteet sille, miten kuluja käsitellään kyseisessä yrityksessä. Toisin sanoen siinä määritellään, miten työntekijät voivat käyttää yrityksen varoja.
Erotetaan toisistaan julkinen ja yksityinen kulukäytännöt, ja tässä blogikirjoituksessa keskitymme yksityisyritysten kulukorvauskäytäntöihin.
Kulukäytännön yhtenä tarkoituksena on selventää, miten työntekijät voivat käyttää rahaa tietyn rajan puitteissa. Sen on kuitenkin myös varmistettava, että yritys tekee hankintoja ehdoilla, joissa laatu, toimivuus, hinta, toimitusvarmuus, kestävyys jne. ovat keskeisiä kriteerejä.
Kulukäytännössä voidaan myös määritellä, mitä maksutapoja ja toimittajia työntekijöiden tulisi käyttää. Tässä blogikirjoituksessa emme syvenny tiettyjen toimittajien valintaan tai vastaaviin seikkoihin, vaan keskitymme pikemminkin selittämään, miksi kulukäytännön laatiminen on hyvä idea.
Nykyään useimmilla yrityksillä on kunnianhimoiset ilmastopolitiikat tai kestävän kehityksen tavoitteet, ja kulukäytännöt ovat tehokas keino varmistaa, että työntekijät tekevät ostoksia kestävän kehityksen periaatteita noudattavilta yrityksiltä.

Viisi vinkkiä kulukorvauskäytännön laatimiseen

Mainitsemme tämän vielä kerran. On hyvä idea laatia selkeästi määritelty kulukäytäntö, sillä näin vältytään epäselvyyksiltä ja sekaannuksilta, kun työntekijät käyttävät joko omia tai yrityskortti.

Seuraavassa on viisi vinkkiä kulukorvauskäytännön laatimiseen:

1. Selkeät säännöt kululuokista – luo kululuokkia ja määritä kullekin luokalle sovellettavat säännöt. Luokkien esimerkkejä voivat olla ateriat, kuljetus, majoitus jne.
2. Kerää palautetta työntekijöiltä – kulukorvauskäytäntö on sovitettava mahdollisimman hyvin yritykseen. Erityisesti rajoitusten osalta. Ei olisi järkevää asettaa lounaalle 500 DKK:n enimmäismäärää, jos suurin osa työntekijöistä käyttää siihen joka tapauksessa vain 250 DKK.
3. Tee ohjeista helppotajuisia – laadi toimintaperiaatteet yksinkertaisessa ja ytimekkäässä muodossa. Kaikkien työntekijöiden tulisi pystyä lukemaan ja ymmärtämään ne ilman, että heidän tarvitsee kysyä talousosasto.
4. Vältä poikkeuksia – kulukorvauskäytäntö on helpompi ymmärtää, jos kaikki ovat tietoisia siitä, että säännöt ovat sääntöjä. Tämä säästää talousosaston aikaa, koska sen ei tarvitse pohtia poikkeustapauksia.
5. Päivitetty ja helppokäyttöinen – Se on tavallaan itsestään selvää, mutta kulukorvauskäytäntö on päivitettävä, jos kulutustottumukset muuttuvat tai otetaan käyttöön uusia toimittajia. Sen on oltava helposti ja nopeasti saatavilla – tietenkin verkossa.

Kulukäytännön edut

Kulukorvauskäytäntö on ennen kaikkea erinomainen työkalu, jonka avulla voidaan määritellä ohjeet siitä, kuinka paljon rahaa työntekijät voivat käyttää erilaisiin kuluihin. Sen käyttöönotosta on kuitenkin vielä muita etuja:
Vähennä petosriskiä
Kulukäytännön avulla määritellään kulujen säännöt, mutta se on myös keino asettaa työntekijät vastuuseen, jos he rikkovat sääntöjä. Usein petokset johtuvat siitä, että työntekijät eivät ole tietoisia siitä, milloin sääntöä on tarkalleen ottaen rikottu. Kulukäytäntö voi siten vähentää yrityksen alttiutta petoksille. Olemme kirjoittaneet petoksista aiemminkin toisessa blogikirjoituksessa, jonka voit lukea täältä.
Vähemmän epäilyksiä ja kysymyksiä
Kulukäytännöt poistavat paljon epäselvyyksiä ja vähentävät kysymysten määrää työtovereiden, esimiesten ja talousosaston keskuudessa. Epäilyjä siitä, onko tietyn summan käyttäminen sallittua, ei enää synny, sillä on määritelty selkeät säännöt siitä, mikä on sallittua ja mikä ei.
Samalla kulukäytännöt voivat auttaa rajoittamaan niiden työntekijöiden aiheuttamia kuluja, jotka toisinaan kuluttavat liikaa.
Kaikki ovat tasa-arvoisia
Jos käytäntö koskee kaikkia työntekijöitä kaikissa osastoissa, on suurempi todennäköisyys, ettei kukaan koe tulleensa kohdelluksi epäoikeudenmukaisesti. On myös hyvä pohtia, pitäisikö käytäntö koskea myös johtoryhmää.

Yhdistä kulukäytäntö sisäisiin valvonta

Kulukorvauskäytäntö voidaan toteuttaa edullisesti digitaalisten työkalujen avulla, mikä parantaa sisäistä valvontaa ja läpinäkyvyyttä. Acubiz on jo vuosien ajan auttanut lukuisia asiakkaitamme sisäisen valvonnan toteuttamisessa palvelumme avulla Yrityksen käytäntöjen johtaja. Company Policy Manager on palvelu, joka auttaa työntekijöitä noudattamaan yrityksen sääntöjä, ohjeita ja kulukäytäntöjä – mukaan lukien kulukorvauskäytännöt.
Yrityksen voi asettaa summarajat, valvontaperusteet ja pistokokeiden tiheyden Company Policy Manager -työkalun avulla. Yritykselläsi saattaa olla edustuskuluille asetettuna 750 DKK:n summaraja henkilöä kohden. Jos kaksi henkilöä käyttää yhdessä yli 1 500 DKK, kulun kirjaavalle henkilölle ilmoitetaan, että raja on ylitetty. Työntekijää pyydetään lisäämään kommentti, minkä jälkeen kulun käsittely on hyväksyjän ja talousosaston vastuulla.
Useimmiten ei ole järkevää valvoa kaikkia kuluja. Sisäistä valvontaa voidaan helposti virtaviivaistaa – oletetaan, että työntekijä on ostanut kupin kahvia yrityskortilla hintaan 30 DKK. Jos kortin myöntäjän tiedot osoittavat, että huoltoasemalla on ostettu jotain hintaan 30 DKK, ja työntekijä kirjaa 30 DKK:n ostoksen kupiksi kahvia, on varsin todennäköistä, että kirjaus on oikea, minkä vuoksi on järkevää siirtää kulu suoraan kirjanpito.
Toivomme, että tämän blogikirjoituksen otsikko tuntuu nyt järkevämmältä kuin ennen lukemisen aloittamista. Toivomme myös, että on selvää, että me Acubizilla uskomme, että kulukäytäntö on tärkeä asiakirja yritysten kulujen paremman hallinnan kannalta. Voit aina ottaa meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten Acubiz voi auttaa sinua hoitamaan kuluja tehokkaammin.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mikä on kulukäytäntö ja miksi yritykset tarvitsevat sellaisen?

Kulukäytäntö määrittelee säännöt, joiden mukaan työntekijät käyttävät yrityksen varoja. Siinä määritellään kulurajat, hyväksyttävät kululuokat, vaadittavat asiakirjat sekä hyväksytyt maksutavat. Ilman sitä työntekijät eivät voi tietää, mikä on sallittua, eikä yrityksellä ole yhtenäistä perustaa kulukorvaushakemusten hyväksymiselle tai hylkäämiselle.

Mitä kulukäytännön tulisi sisältää?

Hyvin jäsennelty kulukäytäntö tulisi kattaa kulurajat luokittain, eron liiketoimintaan liittyvien ja henkilökohtaisten kulujen välillä, korvauksen saamiseksi vaadittavat asiakirjat, hyväksytyt maksutavat sekä mahdolliset toimittaja- tai kestävyysvaatimukset. Sen tulisi olla riittävän selkeä, jotta työntekijä voi itse päättää, onko hankinta sallittu.

Voiko kulukäytäntö support yrityksen kestävän kehityksen tavoitteita?

Kyllä. Monilla yrityksillä on ilmasto- tai kestävyyssitoumuksia, ja kulukorvauskäytäntö on käytännöllinen keino varmistaa, että työntekijät ostavat kestäviltä toimittajilta tai valitsevat vähäpäästöisempiä matkustusvaihtoehtoja. Kestävyyskriteerien sisällyttäminen käytäntöön muuttaa yleisluonteiset sitoumukset työntekijöiden päivittäiseksi toiminnaksi.

Miten kulukäytäntö vähentää sääntöjen noudattamiseen liittyvien ongelmien tai kulupetosten riskiä?

Selkeä toimintaperiaate poistaa epäselvyydet, jotka ovat vilpittömien virheiden pääasiallinen syy ja ensimmäinen puolustuslinja tahallista väärinkäyttöä vastaan. Kun säännöt ovat selkeitä ja niistä on tiedotettu, työntekijöiden on vaikeampi vedota tietämättömyyteen ja hyväksyjien on helpompi hylätä sääntöjenvastaiset hakemukset johdonmukaisesti.

Mikä ero on julkisen sektorin ja yksityisen sektorin kulukäytännöillä?

Julkisen sektorin kulukäytäntöjä säännellään tyypillisesti virallisilla määräyksillä ja julkisen tilivelvollisuuden vaatimuksilla, joihin liittyy tiukempia rajoituksia ja tarkemmin määriteltyjä menettelytapoja. Yksityisen sektorin käytännöt määrittelee yritys itse, ja ne heijastavat sen omaa riskinottohalukkuutta, yrityskulttuuria ja liiketoiminnallisia tarpeita, mikä tarjoaa enemmän joustavuutta niiden suunnittelussa.