Mikä on aikakirjaus?

Aikakirjausta käytetään usein yrityksissä poissaolojen ja tuntienpituuden rekisteröimiseen tiettyä projektia tai tehtävää varten. Useimmille yrityksille tämä on olennainen osa henkilöstöhallintoa.

Toisin sanoen ajankäyttö on pyrkimys seurata, mitä työntekijät tekevät ja kuinka paljon aikaa he käyttävät. Tarkoitus vaihtelee yrityksittäin. Ajankäyttörekisteröintiä voidaan tehdä eri järjestelmien ja sovellusten avulla. Perinteinen tuntikirja on edelleen käytössä monissa yrityksissä, mutta digitaaliset ja pilvipohjaiset ajankäyttöratkaisut yleistyvät nopeasti.

Erilaisia ajankäyttörekisteröintejä

Ajankäyttöratkaisu tarjoaa yleensä pääsyn loma- ja poissaolorekisteröinteihin, kuten:

• Loma
• Ylimääräiset päivät ja vapaapäivät
• Poissaolo
• Sairaus

Monet yritykset investoivat ajankäyttöratkaisuihin, jotta työntekijöillä on mahdollisuus rekisteröidä tarkat työajat – esimerkiksi tietyissä tehtävissä, tapauksissa, projekteissa, asiakkailla jne. Tapaus- tai projektipohjaisia yrityksiä varten on välttämätöntä, että he voivat todistaa todelliset työajat, koska laskutus perustuu usein niihin.

Ajankäyttörekisteröinnin hyödyt

Ajankäyttörekisteröinnillä on monia hyötyjä.

Se korostaa reaaliaikaista kulutusta, työkuvioita ja tehtävien/projektien laajuutta. Nämä tiedot ovat arvokkaita yrityksille, koska ne antavat yleiskatsauksen ja oivallusta siihen, voidaanko työnkulkuja tehostaa.

Jos esimerkiksi projektiin, joka on asetettu 8 tunniksi, käytetään 9 tuntia, on syytä tutkia yksityiskohtia ja selvittää, mihin työntekijät ovat käyttäneet aikaansa, jotta voidaan määrittää, onko mahdollista vähentää käytettyä aikaa ja välttää ajanhukkaa.

Ajankäyttöratkaisu antaa yrityksille mahdollisuuden laskuttaa asiakkaita tarkasti – mikäli etukäteen ei ole sovittu eri hinnasta. Jos yrityksellä on tuntipalkkaisia työntekijöitä (kuten Student Assistant), ajankäytönhallinta helpottaa heidän työtuntien rekisteröintiä.

Monissa tapauksissa ajankäyttöratkaisu voidaan integroida palkanlaskentajärjestelmään, mikä tekee palkanlaskennasta helpommin hallittavaa ja automatisoitua. Lisäksi se säästää kirjanpitoosasto manuaalisista prosesseista.

Muista asettaa selkeät ohjeet ajankäyttörekisteröinnille

Digitaalinen ajankäyttörekisteröinti älypuhelimella

Acubizin avulla on mahdollista rekisteröidä aikaa – tunneittain tai projektipohjaisia – tehokkaasti ja nopeasti älypuhelimella sovelluksemme kautta.

Ajankäyttörekisteröinti sovelluksen avulla auttaa luomaan täydellistä hallintaa sisäisiin ja ulkoisiin projekteihin, asiakkaisiin ja tapauksiin liittyvän talouden yli. Lisäksi tunneista rekisteröinti matkapuhelimella poistaa monimutkaisten laskentataulukoiden ja lomakkeiden tarpeen, mikä vähentää vaivaa.

Sano hyvästit ryppyisille tuntilomakkeille

Integroida ajankäyttörekisteröinti yhteen yrityksesi järjestelmistä (esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmään), voit helposti ja nopeasti virtaviivaistaa jokapäiväistä elämää, jossa sinun ja työntekijöidesi ei tarvitse käsitellä ryppyisiä tuntikirjoja.

Sen sijaan voit saada tietoja suoraan järjestelmästä, kun on aika maksaa palkkaa tai jos haluat tutkia tehtävään käytettyä aikaa. On myös paljon helpompi seurata ylityötuntien määrää.

EU-jäsenvaltioiden on rekisteröitävä työajat

Vuonna 2019 Euroopan oikeus antoi kauaskantoisen päätöksen, jonka mukaan jäsenvaltioiden on vaadittava työnantajia luomaan prosesseja, jotka varmistavat, että työntekijöiden todelliset päivittäiset työajat rekisteröidään.

23. tammikuuta 2024 Tanskan parlamentissa hyväksyttiin laki työajan rekisteröinnistä, ja 1. heinäkuuta 2024 alkaen se tulee pakolliseksi kaikille tanskalaisia työnantajille tarjota järjestelmä, jonka avulla työntekijät voivat rekisteröidä työaikansa.

Tämä tehdään työntekijöiden oikeuksien suojaamiseksi, erityisesti sen varmistamiseksi, että työnantajat noudattavat olemassa olevia työaikaa koskevia säädöksiä, jotka määräävät:

Edellä mainitut säännöt ovat jo pakollisia, ja uusi laki pyrkii yksinkertaisesti helpottamaan sitä, voidaanko sääntöjä noudattaa vai ei. Järjestelmä työntekijän työajan rekisteröintiin varmistaa siten, että on aina mahdollista tarkistaa enimmäistyöaikaa koskevien sääntöjen noudattaminen.

Kaikki tiedot työntekijän kirjatuista työajoista on säilytettävä viiden vuoden ajan.