Mikä on tuntikirjaus?

Tuntikirjausta käytetään usein yrityksissä poissaolojen ja tietyille projekteille tai tehtäville käytettyjen työtuntien kirjaamiseen. Useimmille yrityksille tämä on henkilöstöhallinnon olennainen osa.

Toisin sanoen, tuntikirjanpito käsittelee sitä, että seurataan, mihin tehtäviin työntekijät käyttävät aikaansa ja kuinka paljon aikaa kuluu. Tämän tekemisen tarkoitus vaihtelee yrityksittäin. Tuntikirjanpitoon on saatavilla erilaisia järjestelmiä ja sovelluksia. Klassinen tuntikirja on edelleen käytössä monissa yrityksissä, mutta digitaaliset ja pilvipohjaiset tuntikirjanpitoratkaisut ovat kasvattamassa suosiotaan.

Erilaiset tuntikirjanpidon tyypit

Tuntikirjanpitoratkaisussa on tyypillisesti saatavilla lomakirjaukset ja poissaolokirjaukset, kuten:

• Loma
• Ylimääräiset päivät ja sijaispäivät
• Virkavapaapyyntö
• Sairaus

Monet yritykset investoivat tuntikirjanpitoratkaisuihin, jotta heidän työntekijöillään on mahdollisuus kirjata tarkat työajat – jotka voivat liittyä tiettyihin tehtäviin, tapauksiin, projekteihin, asiakkaisiin jne. Tapaus- tai projektipohjaisia töitä tekeville yrityksille on välttämätöntä, että ne voivat osoittaa todelliset työtunnit, koska laskutus perustuu usein niihin.

Tuntikirjanpidon edut

Tuntikirjanpidolla on monia etuja.

Se näyttää reaaliaikaisen kulutuksen, työkuviot ja tehtävien/projektien laajuuden. Nämä tiedot ovat yrityksille arvokkaita, koska ne antavat yleiskatsauksen ja näkemyksen siitä, voitaisiinko työnkulkuja virtaviivaistaa.

Jos projektille asetetaan esimerkiksi 8 tuntia, mutta käytössä on 9 tuntia, on syytä tutkia yksityiskohtaisesti, mihin tehtäviin työntekijät ovat käyttäneet aikaansa, ja selvittää, voitaisiinko käytettyä aikaa vähentää ja välttää hukkavuoria.

Tuntikirjanpitoratkaisussa yritykset voivat laskuttaa asiakkaita tarkasti – edellyttäen, että osapuolet eivät ole sopineet toisin. Jos yrityksella on tuntipalkkaisia työntekijöitä (kuten Student Assistant), aikahallinto helpottaa heidän työtuntien kirjaamista.

Monissa tapauksissa tuntikirjanpitoratkaisua voidaan integroida palkanjärjestelmään, jolloin palkanlaskenta helpottuu ja automatisoituu. Lisäksi se säästää kirjanpitotoimiston manuaalisista prosesseista.

Muista asettaa selkeät ohjeet tuntikirjanpidolle

Digitaalinen tuntikirjanpito älypuhelimellasi

Acubizia käyttäen on mahdollista kirjata aikaa – tuntiperusteisesti tai projektiperusteisesti – tehokkaasti ja nopeasti älypuhelimessasi sovelluksemme kautta.

Tuntikirjauksen sovellus auttaa luomaan täydellisen hallinnan taloudesta, joka liittyy sisäisiin ja ulkoisiin projekteihin, asiakkaisiin ja tapauksiin. Lisäksi tuntien kirjaaminen matkapuhelimella poistaa tarve monimutkaisille laskentataulukoille ja lomakkeille, jotta vältytään lisävaivalta.

Jää hyvästi kupin likaisille tuntikirjoille

Integroimalla tuntikirjanpidon johonkin yrityksesi järjestelmistä (kuten palkanjärjestelmään), voit helposti ja nopeasti virtaviivaistaa jokapäiväisen elämän, jossa sinä ja työntekijäsi ette joudu käsittelemään kupissa likaisiksi menneitä tuntikirjoja.

Sen sijaan voit saada tietoja suoraan järjestelmästä, kun on aika maksaa palkkoja tai jos haluat tutkia tehtävään käytettyä aikaa. Ylitöiden seurantakin on paljon helpompaa.

EU-jäsenvaltioiden on kirjattava työajat

Vuonna 2019 Euroopan tuomioistuin antoi kauaskantoisen päätöksen, jonka mukaan jäsenvaltioiden on vaadittava työnantajia luomaan prosesseja, joissa työntekijöiden todelliset päivittäiset työtunnit kirjataan.

Tammikuun 23. päivänä 2024 Tanskan parlamentti hyväksyi lain työajan kirjaamisesta, ja 1. heinäkuuta 2024 alkaen se on pakollinen kaikille tanskalaista työnantajille, joiden on tarjottava järjestelmä, joka mahdollistaa työntekijöille heidän työtuntien kirjaamisen.

Tämä tehdään suojelemaan työntekijöiden oikeuksia, erityisesti sen varmistamiseksi, että työnantajat noudattavat työaikaa koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä, jossa määrätään:

Edellä mainitut säännöt ovat jo pakollisia, ja uusi laki on tarkoitettu yksinkertaisesti helpottamaan dokumentointia siitä, noudatetaanko sääntöjä vai ei. Työntekijän työajan kirjausjärjestelmä varmistaa siten, että on aina mahdollista tarkistaa, noudatetaan kautta linjan enimmäistyöaikoja koskevia sääntöjä.

Kaikki tiedot työntekijän kirjatuista työajoista on säilytettävä viiden vuoden ajan.