När våra kunder står inför en utmaning och vänder sig till oss för hjälp och råd, kastar vi oss omedelbart in i uppgiften. Bavarian Nordic vände sig till oss eftersom tillämpningen av de lagstadgade kraven enligt Physician Payments Sunshine Act medförde ett omfattande administrativt arbete. Framför allt var fördelningen av utgifter till specifika läkare, kliniker och andra typer av vårdpersonal en mycket tidskrävande utmaning för Bavarian Nordics medarbetare, men tillsammans hittade vi en lösning som gjorde det enklare och snabbare att dokumentera de utgifter de hade i samband med besök hos kunder, samarbetspartners m.fl.
I korthetBavarian Nordic inledde ett samarbete med Acubiz för att lösa den administrativa utmaningen att fördela utgifter till specifika vårdpersonal, i enlighet med kraven i ”Physician Payments Sunshine Act” och EFPIA:s upplysningskod. Samarbetet resulterade i en digital lösning som gör det snabbare och mer exakt att dokumentera ekonomiska relationer mellan läkemedelsföretagens anställda och deras kontakter inom hälso- och sjukvården.
”Physician Payments Sunshine Act” är en amerikansk lagbestämmelse som syftar till att öka insynen i de ekonomiska relationerna mellan vårdpersonal och läkemedelsindustrin. Läkemedelstillverkare och distributörer, såsom Bavarian Nordic, måste registrera och dokumentera utgifter som är kopplade till vårdkliniker, apotek, forskare och andra vårdgivare. Inom EU gäller EFPIA:s upplysningskod, och Bavarian Nordics anställda i Danmark och andra europeiska länder omfattas därför av denna.
Ekonomiska relationer mellan vårdpersonal och läkemedelsindustrin är vanliga och kan omfatta allt från måltider till konsult- eller föreläsningsarvoden och direkt forskningsfinansiering. För att utveckla nya läkemedel som förbättrar hälsan och räddar liv måste läkemedelsföretagen samarbeta med externa experter, däribland forskare som support vetenskapliga utvecklingen av nya preparat och läkare som förstår hur dessa kommer att användas i den kliniska verksamheten. Syftet med Physician Payments Sunshine Act är att göra de ekonomiska relationerna mellan den enskilde vårdpersonalen och läkemedelstillverkaren mer transparenta och därmed öka trovärdigheten.
Bavarian Nordics anställda har ofta kontakt med vårdcentraler, apotek, forskare m.fl., och i detta sammanhang uppstår kostnader som måste dokumenteras enligt både deras egna företagets riktlinjer och lagen om insyn i läkares ersättningar (Physician Payments Sunshine Act). Bavarian Nordic använder Acubiz för kostnadshantering och frågade därför om vi kunde hjälpa till att göra det enklare för dem att hitta rätt vårdpersonal när de registrerar en utgift.
Listan över vårdpersonal som Bavarian Nordic har kontakt med världen över är lång. Den är faktiskt så lång att den omfattar mer än hundratusen vårdpersonal. Listan har hittills hanterats och uppdaterats direkt i mobilappen Acubiz One, där dimensioner laddas in för urval i en lista. Denna lösning har fungerat, men det är tidskrävande både att ladda in dimensionerna för användarna och att uppdatera de många dimensionsvärdena för ekonomiavdelningen.
Med så många värden är det inte konstigt att det tar tid att ladda och uppdatera dem när man startar Acubiz One. Bavarian Nordic och Acubiz har tillsammans tagit fram en lösning där alla dimensionsvärden hanteras och är tillgängliga i realtid i molnet – direkt från mobilappen Acubiz One. Vi kallar lösningen för ”LiveSearch” och den gör det betydligt snabbare och enklare att söka efter enskilda vårdpersonal – när det behövs.
LiveSearch är till nytta för Bavarian Nordic. Men det är också användbart för ett stort antal av våra övriga kunder. LiveSearch är särskilt relevant och värdefullt för projektinriktade företag med många projekt, ärenden, kunder, uppdragsgivare m.m. där utgifter ska redovisas. Medarbetarna kommer att uppleva en betydligt snabbare handläggningstid vid den enskilda utgiftsregistreringen.
LiveSearch-funktionen är unik i Kostnadshantering kategori och möjliggör en extremt snabb och effektiv helhetshantering av utgiftstransaktioner, där komplexa och omfattande fördelningsrutiner för den enskilde medarbetaren ingår i processen.
Vanliga frågor
Vad är ”Physician Payments Sunshine Act” och vilka omfattas av lagen?
Sunshine Act är en amerikansk lag som kräver att läkemedelstillverkare och distributörer registrerar och dokumenterar alla ekonomiska relationer med vårdpersonal, inklusive måltider, konsultarvoden och forskningsfinansiering. Inom EU gäller EFPIA:s upplysningskod, som ställer motsvarande krav på öppenhet för läkemedelsföretag som är verksamma i Europa.
Vilka utmaningar stod Bavarian Nordic inför när det gällde att följa Sunshine Act?
Bavarian Nordics medarbetare har ofta kontakt med vårdkliniker, apotek och forskare. Att manuellt fördela varje utgift till rätt vårdpersonal eller institution var mycket tidskrävande. Den stora mängden kontakter gjorde detta till en betydande administrativ börda som krävde en systematisk digital lösning.
Hur hjälpte Acubiz Bavarian Nordic att följa Sunshine Act?
Acubiz samarbetade med Bavarian Nordic för att ta fram en lösning där medarbetarna enkelt kunde koppla utgifter till specifika vårdpersonal redan vid registreringen. Detta gjorde dokumentationsprocessen snabbare och mer korrekt, vilket minskade den manuella arbetsinsats som tidigare krävdes för att sammanställa redovisningarna.
Vilka typer av utgifter måste läkemedelsföretag redovisa enligt Sunshine Act?
Upplysningarna måste omfatta alla ekonomiska förmåner som tillhandahålls till vårdpersonal, inklusive måltider, logi, resor, föreläsningsarvoden, konsultarvoden och forskningsanslag. Syftet är att synliggöra alla ekonomiska relationer som potentiellt skulle kunna påverka kliniska beslut eller förskrivningsbeteendet.
Kan ett vanligt utgiftshanteringssystem hantera kraven i Sunshine Act?
Inte utan lämplig konfiguration. För att uppfylla kraven i Sunshine Act krävs det att man vid registreringen kan koppla varje utgift till en specifik vårdpersonal eller vårdinrättning, samt att man kan ta fram rapporter i det format som krävs för offentliggörande enligt lagstiftningen. Detta kräver en specialanpassad konfiguration, vilket är precis vad Acubiz har utvecklat för Bavarian Nordic.