”Det krävs pengar för att tjäna pengar”. Det är ett uttryck som de flesta har hört förut, och de som driver ett företag eller sköter ekonomin i ett företag kan förmodligen lätt känna igen sig i det. Naturligtvis krävs investeringar för att få något att växa, och naturligtvis finns det kostnader förknippade med att driva ett företag. En viss del av företagets driftskostnader är kopplad till de medarbetargrupper som främst driver tillväxten genom att säkra inflödet av nya kunder, nya intäkter, ytterligare försäljning till befintliga kunder, fakturering av arbetstimmar och så vidare. Dessa medarbetare är vanligtvis säljare, marknadsförare och konsulter. Denna typ av medarbetare har ofta utgifter i samband med sitt arbete. Och då handlar det om allt från representationskostnader, mat och dryck, annonser och medieköp, programvaruabonnemang, transport- och resekostnader och så vidare.
I korthetAtt hantera företagets utgifter medför faktiska kostnader utöver själva utgifterna: dokumentation, godkännande, efterlevnad och bokföring tar alla tid och kostar pengar. Acubiz visar hur valet av digitala verktyg som anpassas efter medarbetarnas behov är nyckeln till att effektivt automatisera denna process, vilket minskar den administrativa bördan samtidigt som kontrollen och efterlevnaden upprätthålls.
Det här blogginlägget handlar inte om budgeteringen av dessa utgifter eller något liknande. Nej, det handlar om kostnaderna för att hantera och administrera utgifterna. För det kostar också pengar att hålla reda på utgifterna. Ja, även om det låter galet är faktumet att det finns kostnader förknippade med att ha kostnader. Det beror på att de måste dokumenteras, kontrolleras, godkännas, bokföras och redovisas – allt i enlighet med gällande lagstiftning samt olika företagsregler och policyer. Det här blogginlägget fokuserar på hur denna kostnad kan sänkas – eller snarare, hur denna kostnad kan sänkas avsevärt, genom att införa kostnadshantering på autopilot.
Kortfattat går uppgiften ut på att implementera en process som underlättar hanteringen, styrande, och bokföring av verksamhetsrelaterade kostnader som enkelt, tydligt och effektivt så mycket som möjligt!
Hur löser man då den här uppgiften? Jo, det gör man mest effektivt genom att med hjälp av digitala verktyg, som underlättar arbetet och ger flexibilitet, rörlighet och framför allt, möter användarna (t.ex. de tidigare nämnda medarbetargrupperna) på deras villkor!
Varför är det så viktigt att sätta användarna i fokus? Som jag nämnde tidigare handlar det om att minimera kostnaderna för all administration som rör utgifterna. Dessa kostnader består främst av tidsåtgång – för användare, chefer och ekonomiavdelningen. Vi måste hantera kostnaderna där de uppstår, och det är ju uppenbarligen hos användarna. Om vi skapar en process där vi hanterar saker i efterhand, har vi redan slösat bort för mycket tid (och kastat bort de första pengarna). För i det här sammanhanget tar det alltid längre tid att hantera saker i efterhand. Det bästa tillvägagångssättet är att hantera utgiften en gång, direkt på plats – omedelbart! Därför behöver vi att användarna hanterar utgifterna så snart de uppstår.
När det gäller de som ska godkänna utgifterna och de som ska kontrollera och bokföra dem, sänks kostnaderna genom att man följer samma princip som beskrivs ovan. Det innebär att fokus bör ligga på att hantera utgiften en gång, men om det överhuvudtaget behöver justeras i dessa skeden! Här finns det verkligen möjligheter att spara tid, och för att nå målet krävs automatisering. Därför är det viktigt att de digitala verktyg som behövs för att support utföra uppgiften kan erbjuda rätt grad av automatisering, samt möjligheten att ställa in regelbaserade kontroller av transaktionerna och därmed styra dem längs olika vägar i ett arbetsflöde.
Poängen är att chefer och ekonomipersonal inte bör slösa tid (och därmed pengar) på onödiga kontroll- och godkännandeprocesser. Om en utgiftstransaktion uppfyller alla dokumentationskrav för korrekt bokföring, liksom alla interna företagsregler och riktlinjer för utgifter, varför ska den då inte bokföras direkt? Fokus måste ligga på det väsentliga, och det oväsentliga måste förbli oväsentligt! En detaljerad granskning bör istället ske i ett senare skede, genom rapportering och dataanalys.
Detta är ett annat område där en stor del av kostnaderna för utgiftshantering kan minskas. Som jag nämnde tidigare är det avgörande att undvika alltför mycket efterbearbetning av utgifterna. Särskilt inom ekonomiavdelningen. Om bokförare eller controllers måste samla in saknad dokumentation och korrigera uppgifter om dimensioner och kostnadstyper, kommer kostnaderna för att hantera utgifterna att öka avsevärt. Anledningen till detta är att arbetet är extremt tidskrävande, eftersom det kräver att man kontaktar olika medarbetare och deras chefer och får dem att redogöra för saker som har skett tidigare.
Återigen måste vi sätta användarna i centrum, eftersom Det handlar om att redovisa utgiften genom nödvändiga val, precis när den uppstår! Därför behöver vi att användarna gör dimensionsval när de hanterar utgiften, direkt efter att den har uppkommit. Det är avgörande att dimensionsnamnen är förenklade och lätta att förstå ur användarnas perspektiv. Det får inte finnas några oklarheter och dimensionerna måste underhållas, så att onödig förvirring undviks för användarna. Detsamma gäller när vi talar om valalternativ för kostnadstyper – den bästa vägen framåt är för att ge en enkel och överskådlig bild av kostnadstyperna och minska osäkerheten!
Kostnadstyperna bör presenteras i ett begripligt format och på användarnas villkor. Det är också en fördel att minimera antalet valbara kostnadstyper. I linje med detta är det även viktigt att det digitala verktyget som används för att hantera utgifter kan konfigureras för att göra omräkningar utifrån de definierade dimensionsvärdena, så att bokföringen sker till rätt finansiella konton. På samma sätt måste verktyget hantera konfigurationen av korrekta momsnummer för specifika kostnadstyper. Återigen är det automatiseringen som gör susen. Användarna får enkla och intuitiva valmöjligheter kopplade till en utgift, och utifrån dessa val förbereds transaktionen automatiskt för korrekt bokföring.
Illustrationen nedan visar den allmänna metoden för automatiserad kostnadshantering.
Sammanfattningsvis krävs följande byggstenar för att sätta kostnadshanteringen på autopilot:
Detta är Bästa praxis med en solid Koncepttest!
Vanliga frågor
Vad kostar det egentligen ett företag att hantera medarbetarnas utgifter?
Utöver själva utgiftsbeloppen tillkommer faktiska administrativa kostnader: insamling av dokumentation, kontroll av att riktlinjerna följs, hantering av godkännandeprocesser och bokföring i redovisningssystemen. Dessa uppgifter tar tid i anspråk för både ekonomiavdelningen och övriga medarbetare. Genom att digitalisera processen kan dessa omkostnader minskas avsevärt.
Varför är användarupplevelsen så viktig när man väljer programvara för utgiftshantering?
Programvara för utgiftshantering används av medarbetare i hela organisationen, inte bara inom ekonomiavdelningen. Om verktyget är krångligt dröjer medarbetarna med att skicka in sina rapporter eller hittar alternativa lösningar, vilket leder till eftersläpningar och brister i efterlevnaden. Programvara som anpassar sig efter användarnas behov, via mobilappar med enkla gränssnitt, främjar användningen och ser till att processen fungerar smidigt.
Vilka typer av utgifter kan hanteras automatiskt med hjälp av digitala verktyg?
En heltäckande plattform för utgiftshantering omfattar representationskostnader, måltider, resor, milersättning, programvaruabonnemang, reklamkostnader och mycket mer. Målet är ett enda arbetsflöde för alla kostnader som rör medarbetarna, från inläsning av kvitton till godkännande och bokföring, oavsett utgiftskategori.
Vad innebär egentligen ”att sätta kostnadshanteringen på autopilot” i praktiken?
Det innebär att man inför en digital process där registrering av utgifter, kontroll av riktlinjer, godkännandeprocessen och bokföringsposter sker automatiskt med minimalt manuellt arbete. Medarbetarna fotograferar kvitton, skickar in dem via en app, och systemet sköter resten. Ekonomiavdelningen får korrekta uppgifter utan att behöva jaga efter dokumentation.