"Det krävs pengar för att tjäna pengar". Det är en fras som de flesta har hört förut, och de som driver ett företag eller de som tar hand om ekonomin i ett företag kan förmodligen lätt relatera till den. Självklart behövs det investeringar för att få något att växa och självklart finns det kostnader förknippade med att driva ett företag. En viss del av ett företags driftskostnader är kopplade till de grupper av anställda som primärt driver tillväxten genom att säkra inflödet av nya kunder, nya intäkter, merförsäljning till befintliga kunder, fakturering av timmar etc. Dessa anställda är vanligtvis säljare, marknadsförare och konsulter. Dessa typer av anställda har ofta kostnader när de gör sitt jobb. Och då talar vi om allt från representation, måltider och drycker, annonser och mediaköp, programvaruabonnemang, transport- och resekostnader och så vidare.
Det här blogginlägget handlar inte om budgetering av dessa kostnader eller något liknande. Nej, det handlar om kostnaderna för att hantera och administrera utgifterna. För det kostar också pengar att hålla reda på utgifterna. Ja, även om det låter galet så är det faktiskt så att det finns kostnader förknippade med att ha kostnader. Det beror på att de måste dokumenteras, kontrolleras, godkännas, bokföras och redovisas - allt i enlighet med tillämplig lag samt olika företagsregler och policyer. Det här blogginlägget fokuserar på hur denna kostnad kan sänkas - eller i själva verket hur denna kostnad kan sänkas avsevärt - genom att sätta kostnadshanteringen på autopilot.
Användarnas villkor
Kortfattat är uppgiften att implementera en process som gör hantering, kontroll och bokföring av företagsrelaterade kostnader så enkel, tydlig och effektiv som möjligt!
Hur löser man då denna uppgift? Jo, den löses mest effektivt genom att använda digitala verktyg som stöder uppgiften och ger flexibilitet, rörlighet och viktigast av allt, möter användarna (t.ex. de typer av anställda som nämndes tidigare) på deras villkor!
Varför är det så viktigt att fokusera på användarna? Som jag var inne på tidigare så handlar det om att minimera kostnaderna för all den administration som är relaterad till utgifterna. Dessa kostnader består främst av tidsåtgång - för användare, för chefer och för ekonomiavdelningen. Vi måste arbeta med utgifterna där de skapas och det är uppenbarligen ute hos användarna. Om vi bygger en process där vi arbetar med saker i efterhand, då har vi redan bränt för mycket tid (och hällt de första pengarna i avloppet). För i det här sammanhanget tar det alltid längre tid att arbeta med saker retrospektivt. Det bästa tillvägagångssättet är att arbeta med utgifterna en gång, på plats - direkt! Vi vill alltså att användarna ska kunna hantera utgifterna så snart de uppstår.
Automatiseringens hjälpande hand
När det gäller de som ska godkänna utläggen och de som ska kontrollera och bokföra utläggen så sänks kostnaderna genom att följa samma princip som beskrivits ovan. Det innebär att fokus bör ligga på att arbeta med utlägget en gång, men om det överhuvudtaget behöver beröras i dessa steg! Här finns det verkligen grund för att spara tid och för att komma i mål behövs automatisering. Därför är det viktigt att de digitala verktyg som behövs för support uppgiften, kan erbjuda rätt nivå av automatisering, samt möjligheten att sätta upp regelbaserade kontroller av transaktionerna och därigenom dirigera dem längs olika vägar i ett arbetsflöde.
Poängen är att chefer och ekonomimedarbetare inte ska slösa tid (och därmed pengar) på onödiga kontroll- och godkännandeuppgifter. Om en utgiftstransaktion uppfyller alla dokumentationskrav för korrekt bokföring samt alla företagsinterna regler och policyer för utgifter, varför inte bara registrera den i böckerna direkt? Fokus måste ligga på det väsentliga och det oväsentliga måste förbli oväsentligt! Detaljerad kontroll bör istället ske senare, genom rapportering och dataanalys.
Mått och kostnadstyper
Detta är ett annat område där en stor del av kostnaderna för utläggshantering kan minskas. Som jag var inne på tidigare är det viktigt att eliminera alltför mycket efterföljande bearbetning av utgifterna. Särskilt på ekonomiavdelningen. Om bokförare eller controllers behöver samla in saknad dokumentation och korrigera information om dimensioner och kostnadstyper, kommer kostnaderna för att bearbeta utläggen att öka avsevärt. Anledningen till detta är att detta arbete är extremt tidskrävande, eftersom det kräver att man får tag på olika anställda och deras chefer och får dem att svara på saker som har utförts tidigare.
Återigen måste vi fokusera på användarna, eftersom det handlar om att specificera utgiften genom väsentliga urval, i det ögonblick den uppstår! Vi vill därför att användarna gör dimensionsurval när de behandlar utgiften, direkt efter att den har uppstått. Det är viktigt att dimensionsnamnen är förenklade och lätta att förstå för användarna. Det får inte finnas några tveksamheter och dimensionerna måste underhållas så att onödig förvirring uppstår för användarna. Detsamma gäller när vi pratar urvalsalternativ för kostnadsslag - vägen att gå är att ge en enkel och hanterbar översikt över kostnadsslag och minska tvivel!
Kostnadsslagen bör presenteras i ett begripligt format och på användarnas villkor. Det är också en fördel att minimera antalet valbara kostnadsslag. I linje med detta är det också viktigt att det digitala verktyg som används för att hantera kostnader kan konfigureras för att göra konverteringar baserat på de definierade dimensionsvärdena, så att bokföringen sker mot rätt finanskonton. På samma sätt behöver verktyget hantera konfigurationen av korrekta momskoder för specifika kostnadstyper. Återigen är det automatisering som skapar magin. Användarna presenteras med enkla och intuitiva val relaterade till en kostnad, och baserat på dessa val förbereds transaktionen automatiskt för korrekt bokföring.
Så här går det till
Illustrationen nedan visar det allmänna tillvägagångssättet för kostnadshantering på autopilot.
Sammanfattningsvis behövs följande byggstenar för att sätta kostnadshanteringen på autopilot:
- Bygg upp processen kring användarna och ett enkelt sätt att hantera kostnaden - så snart den uppstår.
- Gör det enkelt för användarna att skicka in och leverera detaljerad information om utlägget, samt den dokumentation som behövs för att göra korrekt bokföring.
- Låt automatiseringen bestämma hur många resurser som ska användas vid efterföljande behandling av en utgift - naturligtvis baserat på ansvarsfull logik.
- Välj rätt digitalt Best-of-Breed-verktyg för support processen.
Detta är bästa praxis med ett gediget Proof of Concept!
