Det finns ett antal förslag på vilka utmaningar ett företag kan stöta på när det hanterar sin kostnadshantering processer manuellt. För att ge dig en snabb överblick har vi sammanställt de största problemen åt dig här:

I korthetFöretag som fortfarande hanterar utgifter manuellt står inför fyra problem som förvärrar varandra: den direkta tidskostnaden för manuell inmatning, bristen på insikt i realtidsdata som förhindrar proaktiv hantering, oförmågan att automatiskt tillämpa företagets riktlinjer samt en bristfällig revisionsspårbarhet som medför efterlevnadsrisker. Acubiz identifierar dessa som de fyra vanligaste flaskhalsarna som dess kunder stod inför innan de gick över till automatiserad utgiftshantering.

1. Manuell inmatning och hantering

Det största och vanligaste problemet när man ännu inte har automatiserat sina processer är manuell inmatning och hantering.

Det är inte nödvändigtvis ett problem i sig, men konsekvenserna blir ofta omfattande, eftersom manuellt arbete är extremt tidskrävande och oftast innebär att fler medarbetare dras in i processen. Detta innebär att ett antal medarbetare måste ägna sig åt uppgifter som inte ingår i deras kärnkompetenser.

Processkostnaderna kan därför plötsligt skena iväg om en högavlönad medarbetare måste lägga tid på att fylla i och skicka iväg kuvert med ifyllda ansökningar och kvitton.

2. Bristande insikt i data

Insikt i realtidsdata är avgörande för att ett företags administration eller ledning ska kunna hålla koll på allt och behålla överblicken.

Utan möjligheten att få tillgång till realtidsdata om exempelvis den tid som lagts ner på ett visst projekt kommer ledningen inte heller att kunna få automatiska meddelanden om att mer tid har lagts ner på projektet än vad företaget kan få ersättning för.

Därför kan det snabbt leda till en konflikt mellan kunden och företaget om bristen på insyn i en medarbetares tids- eller kostnadsanvändning inte överensstämmer med företagets riktlinjer eller vad som har avtalats med kunden.

3. Företagets riktlinjer är inte registrerade

Den föregående punkten stämmer helt överens med nästa stora utmaning när det gäller manuell hantering av utgifter. Om ett företag har automatiserat sina processer kring utgiftshantering kan man i företagets riktlinjer fastställa begränsningar för att säkerställa att inte mer pengar än vad som överenskommits kan användas.

Samtidigt är det möjligt att komma till rätta med två saker: bedrägliga överutgifter och fusk med utgifter samt hanteringen av dessa. Det är därför en god idé att införa företagspolicyer.

4. Uteblivna rapporter

Det kan verka ganska absurt, men en av de största utmaningarna när det gäller att hantera utgifter är utan tvekan att rapporterna ofta går förlorade innan de hinner behandlas eller försvinner någonstans i processen.

Med en manuell process som hanterar utgiftsrapporter Felmarginalen blir alltid större än om processen hade varit automatiserad. På det här sättet kan utgifterna redovisas direkt och du slipper oroa dig för att spara kvitton.

Det finns nästan alltid utrymme för förbättringar, och det är också en del av resan mot att utveckla både ditt företag och dig själv.

Vill du veta mer?

Kontakta oss Om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri onlinedemonstration för att få mer information.

Vanliga frågor

Vad är det största problemet med att hantera utgifter manuellt?

Manuell datainmatning och hantering är den vanligaste och mest påtagliga utmaningen. För varje utgift krävs det att en medarbetare matar in uppgifterna, att en godkännare granskar den fysiska dokumentationen och att en medarbetare inom ekonomiavdelningen matar in informationen på nytt i redovisningssystemet. Detta skapar onödigt arbete för flera personer och ökar risken för fel i varje steg.

Hur leder manuell utgiftshantering till bristfällig insikt i data?

Manuella processer kan inte tillhandahålla realtidsdata. När en reseräkning väl når ekonomiavdelningen, har kodats och matats in i systemet, har utgifterna ofta redan överskridit budgeten eller de fastställda gränserna utan att någon har uppmärksammat det. Utan realtidsdata kan ledningen inte proaktivt uppmärksamma överutgifter i projekt eller identifiera vilka aktiviteter som tar upp oproportionerligt stora resurser.

Varför går det inte att effektivt tillämpa företagets utgiftsregler i en manuell process?

Vid manuella processer finns det inget sätt att kontrollera om en inlämnad utgiftsrapport följer riktlinjerna redan vid inlämningstillfället. Överträdelser upptäcks först vid den manuella granskningen, om granskaren lägger märke till dem. Detta innebär att både oavsiktliga överskridanden och avsiktliga bedrägerier kan passera genom systemet utan att upptäckas automatiskt, vilket innebär att ansvaret för att säkerställa efterlevnaden helt och hållet vilar på de enskilda godkännarna.

Vad kan automatisering lösa som manuell kostnadshantering inte kan?

Automatiseringen hanterar alla fyra utmaningarna samtidigt. Den eliminerar manuell inmatning genom OCR och kortintegration, ger översikt över utgifterna i realtid via en uppdaterad översiktspanel, säkerställer att företagets riktlinjer följs redan vid inlämningen och skapar en fullständig digital revisionsspår. Resultatet blir en snabbare process med färre fel och bättre efterlevnad till en lägre totalkostnad.