Viele Unternehmen haben diesen Prozess digitalisiert. Dabei ergibt sich jedoch ein Paradoxon, denn viele der verfügbaren Apps zur Spesenabrechnung basieren auf der Vorstellung, dass der Mitarbeiter eine herkömmliche Spesenabrechnung erstellen muss.
TL;DRViele Spesen-Apps haben die herkömmliche Spesenabrechnung digitalisiert, ohne sie jedoch tatsächlich zu ersetzen. Dabei wurde die gleiche Logik der Stapelverarbeitung beibehalten, die zu Rückständen am Monatsende führt und die Fehlerkorrektur erschwert. Acubiz plädiert für einen transaktionsbasierten Ansatz, bei dem jede Ausgabe einzeln und in Echtzeit erfasst und verarbeitet wird, wodurch die strukturellen Ineffizienzen des alten Abrechnungsmodells beseitigt werden.
Wenn Sie für eine Organisation verantwortlich sind oder in einer solchen arbeiten, Finanzabteilung Dann interessiert es Sie wahrscheinlich, wie die Ausgaben Ihres Unternehmens verwaltet werden? Wahrscheinlich interessiert es Sie auch, wie Sie dazu beitragen können, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter im gesamten Unternehmen zu steigern?
Mitarbeiter haben im Rahmen ihrer Arbeit regelmäßig Ausgaben. Mit der richtigen App zur Verwaltung von Ausgaben lässt sich viel Zeit sparen. Gleichzeitig gewinnen Sie mehr Kontrolle und einen besseren Überblick über die mit den Mitarbeitern verbundenen Ausgaben.
Das Erfolgsgeheimnis besteht darin, dass man eine App finden muss, die sich endgültig von der Vorstellung des traditionellen Spesenabrechnungen.
Die klassische Spesenabrechnung basiert darauf, dass der Mitarbeiter Belege sammelt und stapelt. Das Sammeln der Belege kann sich auf eine bestimmte Geschäftsreise oder einen bestimmten Zeitraum beziehen. Sofern das Unternehmen den Prozess noch nicht digitalisiert hat, erfasst der Mitarbeiter die Belege und füllt eine Spesenabrechnung aus. Diese wird dann von der Finanzabteilung verwendet, um die Kosten zu erstatten (sofern keine Firmenkreditkarte verwendet wurde) und die Ausgaben zu verbuchen. Insgesamt ist dies ein umständlicher und zeitaufwändiger Prozess, sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Finanzabteilung.
Viele Unternehmen haben diesen Prozess jedoch digitalisiert. Hier liegt jedoch ein Paradoxon vor, denn viele der verfügbaren Apps zur Spesenabrechnung basieren auf der Vorstellung, dass der Mitarbeiter eine herkömmliche Spesenabrechnung erstellen muss. Dies ist bei weitem nicht die intelligenteste und effektivste Arbeitsweise. Dieser Ansatz verursacht in der Regel am Monatsende einen erheblichen Arbeitsaufwand für die Finanzabteilungen. Und wenn Fehler bei einzelnen Transaktionen entdeckt werden, wird in der Regel die gesamte Spesenabrechnung abgelehnt. Dies kann zu Verzögerungen bei der Abrechnung und der Buchhaltung führen.
Stattdessen sollten Sie nach einer App suchen, die transaktionsbasiert funktioniert. Mit anderen Worten: Suchen Sie nach einer App, die die Erfassung einzelner Ausgaben unterstützt. Das heißt, nach einer App, mit der jede einzelne Ausgabe erfasst werden kann, die einem Mitarbeiter entstehen könnte – sei es eine Barausgabe, eine Ausgabe mit der Firmenkreditkarte oder eine Kilometerstandserfassung, um sofort erfasst und zur Genehmigung eingereicht zu werden. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise gemeinsam mit einem Kunden zwei Tassen Kaffee kauft, sollte es ihm möglich sein, die Ausgabe und den dazugehörigen Beleg direkt vor Ort zu erfassen. Bei Acubiz nennen wir das Fast Track Und das ist zweifellos die schnellste und effektivste Methode zur Bearbeitung von Spesenabrechnungen.
Es gibt zahlreiche Vorteile, wenn Sie den klassischen Ansatz mit Spesenabrechnungen aufgeben und zu einem transaktionsbasierten Ansatz wechseln. Einer der Hauptvorteile besteht darin, dass Sie einen Echtzeit-Überblick (oder einen nahezu Echtzeit-Überblick) über die Ausgaben erhalten. Beim traditionellen Ansatz gehen Spesenabrechnungen stapelweise ein – entweder monatlich oder, was noch schlimmer ist, in noch größeren Abständen. Das bedeutet, dass Sie den Überblick über die mitarbeiterbezogenen Ausgaben im Unternehmen verlieren. Und wenn Sie viele Mitarbeiter mit häufigen Dienstreisen haben, kann sich dies auf beträchtliche Summen belaufen. Dies kann die Genauigkeit Ihrer Prognosen und Berichte auf der Kostenseite beeinträchtigen.
Wenn Ihre mitarbeiterbezogenen Ausgaben in Echtzeit verarbeitet werden, behalten Sie stets den Überblick und haben zudem die Möglichkeit, Technologien einzusetzen, mit denen Sie verdächtige Transaktionen schneller als bisher erkennen können. Auch bei Acubiz führen wir solche Technologien. Wenn Sie in Echtzeit arbeiten und über das richtige System zur Ausgabenverwaltung verfügen, können Sie zudem präzise arbeiten Kostenverrechnung. Wenn Ihre Mitarbeiter jede Ausgabenbuchung direkt bei ihrer Entstehung erfassen, ist es ein Leichtes, sie dazu zu bringen, die Buchung korrekt einer bestimmten Aktivität zuzuordnen – zum Beispiel einem bestimmten Kunden, einem bestimmten Projekt oder Ähnlichem. Und wer träumt nicht davon, die tatsächliche Kundenrentabilität auf der Grundlage einer präzisen Zuordnung aller Unternehmensausgaben zu visualisieren?
Die transaktionsbasierte Arbeit mit Ausgaben wird für manche eine ganz neue Herangehensweise an den Prozess bedeuten. Und vielleicht denken Sie, dass es eine große Herausforderung sein wird, dies umzusetzen und die notwendigen Veränderungen und Anpassungen bei den Nutzern zu bewirken. Natürlich wäre es ein Fehler, die bei Ihren Mitarbeitern tief verwurzelten Gewohnheiten und Routinen zu unterschätzen.
Mit einer modernen, intuitiven und benutzerfreundlichen App zur Spesenabrechnung ist dies jedoch kein Problem. Die meisten Ihrer Mitarbeiter haben bereits Zugang zu Smartphone-Technologie, und eine gut konzipierte Spesen-App nutzt diese Technologie voll aus. Ihre Nutzer werden schnell den Sinn darin erkennen, Belege zu erfassen, wenn sie Wartezeiten haben – zum Beispiel am Flughafen, im Taxi oder in ähnlichen Situationen. In der Acubiz-Terminologie bezeichnen wir dies als „Mobile First“ – das Konzept, dass jede Aufgabe im Zusammenhang mit Kostenmanagement kann unterwegs erledigt werden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer herkömmlichen Spesenabrechnung und einem transaktionsbasierten Ansatz?
Bei einer herkömmlichen Spesenabrechnung müssen Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum hinweg Belege sammeln und diese dann gebündelt einreichen. Bei einem transaktionsbasierten Ansatz wird jede Ausgabe einzeln verarbeitet, sobald sie anfällt. Dadurch werden Spitzen bei der Einreichung zum Monatsende vermieden, die Erstattung wird beschleunigt, und ein einzelner Fehler führt nicht dazu, dass ein ganzer Stapel von Ausgaben ungültig wird.
Warum bereiten die Einreichungen von Spesenabrechnungen zum Monatsende den Finanzteams Probleme?
Wenn Mitarbeiter am Monatsende alle Spesenabrechnungen einreichen, sehen sich die Finanzteams mit einem Arbeitsanstieg konfrontiert, der sich auf einen kurzen Zeitraum konzentriert. Werden in einer Spesenabrechnung Fehler festgestellt, muss die gesamte Abrechnung möglicherweise abgelehnt und erneut eingereicht werden, was zu Verzögerungen bei der Erstattung führt und sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Finanzteam zusätzlichen Aufwand verursacht.
Lösen die meisten Apps zur Erfassung digitaler Ausgaben das Problem der Spesenabrechnung tatsächlich?
Nicht immer. Viele digitale Apps bilden das herkömmliche Modell der Spesenabrechnung in digitaler Form nach: Die Mitarbeiter sammeln und bündeln weiterhin Belege, nur dass sie diese nun fotografieren, anstatt sie in Papierform vorzulegen. Die zugrunde liegende Logik ist dieselbe. Die eigentliche Verbesserung bieten Apps, die Transaktionen direkt zum Zeitpunkt der Ausgabe einzeln verarbeiten.
Worauf sollte ein Finanzmanager bei einer Spesen-App achten, um sicherzustellen, dass sie wirklich transaktionsbasiert ist?
Suchen Sie nach einer App, mit der Mitarbeiter jede Ausgabe unmittelbar nach ihrem Anfall erfassen, anstatt sie für eine regelmäßige Einreichung zu sammeln. Das System sollte jede Transaktion einzeln verarbeiten, zur Genehmigung weiterleiten und verbuchen, ohne dass die Ausgaben zunächst in einem Bericht zusammengefasst werden müssen, bevor der Workflow beginnen kann.