Wenn Sie für eine Finanzabteilung verantwortlich sind oder in einer solchen arbeiten, sind Sie wahrscheinlich daran interessiert, wie Ihre Geschäftsausgaben verwaltet werden? Sie sind wahrscheinlich auch daran interessiert, wie Sie dazu beitragen können, die Mitarbeiterproduktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern?
Mitarbeiter haben regelmäßig Ausgaben, wenn sie ihrer Arbeit nachgehen. Mit der richtigen App für die Verwaltung von Ausgaben kann viel Zeit gewonnen werden. Gleichzeitig erhalten Sie eine bessere Kontrolle und einen besseren Einblick in die mitarbeiterbezogenen Ausgaben.
Das Erfolgsgeheimnis besteht darin, dass Sie eine App finden müssen, die sich endgültig von der Idee der traditionellen Spesenabrechnung gelöst hat.
Verzichten Sie auf die Spesenabrechnung - gehen Sie transaktionsbasiert vor
Die klassische Spesenabrechnung basiert darauf, dass der Mitarbeiter Quittungen sammelt und aufschichtet. Das Sammeln der Belege kann sich auf eine bestimmte Geschäftsreise oder einen bestimmten Zeitraum beziehen. Wenn das Unternehmen den Prozess nicht bereits digitalisiert hat, registriert der Mitarbeiter die Belege und füllt eine Spesenabrechnung aus. Diese wird dann von der Finanzabteilung verwendet, um die Kosten zu erstatten (falls keine Firmenkarte verwendet wurde) und um die Ausgaben zu buchen. Alles in allem ist dies ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess, sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Finanzabteilung.
Viele Unternehmen haben diesen Prozess jedoch digitalisiert. Das ist paradox, denn viele der Apps, die für die Verwaltung von Ausgaben zur Verfügung stehen, basieren auf der Idee, dass der Mitarbeiter eine traditionelle Spesenabrechnung erstellen muss. Dies ist bei weitem nicht die intelligenteste und effektivste Arbeitsweise. Dieser Ansatz führt in der Regel zu einem erheblichen Arbeitsaufwand für die Finanzabteilungen am Ende des Monats. Und wenn Fehler im Zusammenhang mit einzelnen Transaktionen entdeckt werden, wird in der Regel die gesamte Spesenabrechnung abgelehnt. Dies kann zu Verzögerungen bei den Abrechnungen und der Buchführung führen.
Stattdessen müssen Sie nach einer App suchen, die transaktionsbasiert arbeitet. Mit anderen Worten: Suchen Sie nach einer App, die die Einreichung einzelner Ausgabentransaktionen unterstützt. D. h. eine App, die es ermöglicht, jede einzelne Ausgabentransaktion eines Mitarbeiters zu registrieren und sofort zur Genehmigung einzureichen, unabhängig davon, ob es sich um eine Barauslage, eine Ausgabe mit der Firmenkarte oder eine Kilometererfassung handelt. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel zusammen mit einem Kunden zwei Tassen Kaffee kauft, sollte es möglich sein, die Ausgabe und die dazugehörige Quittung an Ort und Stelle zu registrieren. Bei Acubiz nennen wir dies Fast Track, und es ist zweifellos die schnellste und effektivste Methode zur Bearbeitung von Ausgaben.
Echtzeit = Echte Kontrolle
Es gibt mehrere Vorteile, wenn Sie den klassischen Ansatz der Spesenabrechnung aufgeben und zu einem transaktionsbasierten Ansatz wechseln. Einer der Hauptvorteile besteht darin, dass Sie beginnen, sich in Echtzeit (oder nahezu in Echtzeit) einen Überblick über die Ausgaben zu verschaffen. Bei der herkömmlichen Methode werden die Spesenabrechnungen in Stapeln eingereicht. Entweder auf monatlicher Basis oder noch schlimmer, mit einer geringeren Häufigkeit als dieser. Das bedeutet, dass Sie den Überblick über die mitarbeiterbezogenen Ausgaben in Ihrem Unternehmen verlieren. Und wenn Sie viele Mitarbeiter mit häufiger Reisetätigkeit haben, dann kann dies erhebliche Beträge ausmachen. Dies kann die Genauigkeit Ihrer Prognosen und Berichte auf der Kostenseite beeinträchtigen.
Wenn Ihre mitarbeiterbezogenen Ausgaben in Echtzeit verarbeitet werden, haben Sie ständig den Überblick und die Möglichkeit, eine Technologie zu implementieren, die Ihnen hilft, verdächtige Transaktionen schneller zu erkennen, als Sie es bisher gewohnt waren. Auch wir bei Acubiz verfügen über diese Art von Technologie. Wenn Sie in Echtzeit arbeiten und über das richtige System zur Verwaltung von Ausgaben verfügen, können Sie auch mit einer präzisen Kostenzuordnung arbeiten. Wenn Ihre Mitarbeiter jede Ausgabentransaktion zum Zeitpunkt ihres Auftretens bearbeiten, dann ist es ein Leichtes, sie dazu zu bringen, die Transaktion korrekt mit einer Aktivität zu verknüpfen - zum Beispiel mit einem bestimmten Kunden, einem bestimmten Projekt oder Ähnlichem. Und wer träumt nicht davon, die tatsächliche Kundenrentabilität auf der Grundlage einer präzisen Zuordnung aller Unternehmensausgaben zu visualisieren.
Eine Verhaltensänderung
Das transaktionsbasierte Arbeiten mit Ausgaben wird für einige eine ganz andere Denkweise darstellen. Und Sie werden vielleicht denken, dass es eine schwere Aufgabe sein wird, die notwendigen Veränderungen und Anpassungen bei den Nutzern zu implementieren und zu schaffen. Natürlich wäre es ein Fehler, wenn Sie die Gewohnheiten und Routinen, die bei Ihren Mitarbeitern verankert sind, gering schätzen würden.
Mit einer modernen, intuitiven und benutzerfreundlichen App für die Verwaltung von Ausgaben wird dies jedoch kein Problem sein. Die meisten Ihrer Mitarbeiter haben bereits Zugang zur Smartphone-Technologie, und eine gut konzipierte Spesen-App wird diese Technologie voll ausschöpfen. Ihre Benutzer werden schnell auf die Idee kommen, Quittungen zu registrieren, wenn sie Wartezeit haben - zum Beispiel am Flughafen, im Taxi oder auf andere Weise. In der Terminologie von Acubiz nennen wir dies "Mobile First" - die Idee, dass jede Aufgabe im Zusammenhang mit dem Spesenmanagement auch unterwegs erledigt werden kann.
