Spesenmanagement auf Autopilot

„Man muss Geld investieren, um Geld zu verdienen.“ Diesen Satz haben die meisten Menschen schon einmal gehört, und wer ein Unternehmen führt oder sich um die Finanzen eines Unternehmens kümmert, kann sich wahrscheinlich gut damit identifizieren. Natürlich sind Investitionen notwendig, um Wachstum zu erzielen, und natürlich fallen beim Führen eines Unternehmens Kosten an. Ein gewisser Teil der Betriebskosten eines Unternehmens entfällt auf jene Mitarbeitergruppen, die das Wachstum in erster Linie vorantreiben, indem sie für den Zustrom neuer Kunden, neue Einnahmen, zusätzliche Umsätze bei bestehenden Kunden, die Abrechnung von Arbeitsstunden usw. sorgen. Bei diesen Mitarbeitern handelt es sich in der Regel um Vertriebsmitarbeiter, Marketingmitarbeiter und Berater. Diese Mitarbeitergruppen haben bei der Ausübung ihrer Tätigkeit häufig Ausgaben. Dabei geht es um alles Mögliche, von Repräsentationskosten, Verpflegung und Getränken über Anzeigen und Medienkäufe bis hin zu Software-Abonnements, Transport- und Reisekosten und so weiter.

TL;DRDie Verwaltung von Geschäftsausgaben ist mit erheblichen Kosten verbunden, die über die Ausgaben selbst hinausgehen: Dokumentation, Genehmigung, Einhaltung von Vorschriften und Buchhaltung kosten Zeit und Geld. Acubiz zeigt, dass die Auswahl digitaler Tools, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden, der Schlüssel zur effektiven Automatisierung dieses Prozesses ist, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert wird, während gleichzeitig die Kontrolle und die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet bleiben.

In diesem Blogbeitrag geht es nicht um die Budgetierung dieser Ausgaben oder Ähnliches. Nein, es geht um die Kosten für die Bearbeitung und Verwaltung der Ausgaben. Denn auch die Erfassung der Ausgaben kostet Geld. Ja, auch wenn es verrückt klingt: Tatsache ist, dass mit Ausgaben auch Kosten verbunden sind. Das liegt daran, dass sie dokumentiert, kontrolliert, genehmigt, verbucht und abgerechnet werden müssen – und zwar unter Einhaltung der geltenden Gesetze sowie verschiedener Unternehmensrichtlinien und -vorschriften. In diesem Blogbeitrag geht es darum, wie diese Kosten gesenkt werden können – oder genauer gesagt, wie sie durch den Einsatz von Kostenmanagement auf Autopilot.

Nutzungsbedingungen

Kurz gesagt besteht die Aufgabe darin, einen Prozess zu implementieren, der die Handhabung, Steuerung, und Buchhaltung der geschäftsbezogenen Ausgaben als einfach, übersichtlich und effizient so gut wie möglich!

Wie lässt sich diese Aufgabe nun lösen? Nun, am effektivsten lässt sie sich lösen durch unter Einsatz digitaler Werkzeuge, das die Aufgabe unterstützt und Flexibilität, Mobilität und vor allem geht auf die Bedürfnisse der Nutzer (z. B. der zuvor genannten Mitarbeitergruppen) ein!

Warum ist es so wichtig, den Fokus auf die Nutzer zu legen? Wie ich bereits angedeutet habe, geht es darum, den Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit den Ausgaben zu minimieren. Diese Kosten setzen sich in erster Linie aus dem Zeitaufwand zusammen – seitens der Nutzer, der Führungskräfte und der Finanzabteilung. Wir müssen die Kosten dort angehen, wo sie entstehen, und das ist ganz klar bei den Nutzern. Wenn wir einen Prozess aufbauen, bei dem wir die Dinge erst im Nachhinein bearbeiten, dann haben wir bereits zu viel Zeit verschwendet (und das erste Geld zum Fenster hinausgeworfen). Denn in diesem Zusammenhang dauert es immer länger, Dinge im Nachhinein zu bearbeiten. Der beste Ansatz ist, Die Kosten einmalig und sofort vor Ort abwickeln – und zwar sofort! Deshalb müssen die Nutzer die Ausgaben sofort nach ihrem Anfall erfassen.

Die helfende Hand der Automatisierung

Was diejenigen betrifft, die die Ausgaben genehmigen müssen, sowie diejenigen, die die Ausgaben kontrollieren und verbuchen müssen, lassen sich die Kosten durch die Anwendung desselben Prinzips wie oben beschrieben senken. Das bedeutet, dass der Schwerpunkt darauf liegen sollte, jede Ausgabe nur einmal zu bearbeiten, allerdings wenn es in diesen Phasen überhaupt angefasst werden muss! Hier gibt es tatsächlich Potenzial, Zeit zu sparen, und um das Ziel zu erreichen, ist Automatisierung erforderlich. Deshalb ist es wichtig, dass die digitalen Tools, die zur support der Aufgabe benötigt werden, den richtigen Automatisierungsgrad bieten und die Möglichkeit ermöglichen, regelbasierte Kontrollen für die Transaktionen einzurichten, um diese so über verschiedene Pfade in einem Workflow weiterzuleiten.

Der Punkt ist, dass Führungskräfte und Mitarbeiter in der Finanzabteilung keine Zeit (und damit Geld) mit unnötigen Kontroll- und Genehmigungsaufgaben verschwenden sollten. Wenn eine Ausgabenbuchung alle Dokumentationsanforderungen für eine ordnungsgemäße Buchführung sowie alle internen Unternehmensregeln und -richtlinien in Bezug auf Ausgaben erfüllt, warum sollte man sie dann nicht einfach sofort verbuchen? Der Fokus muss auf dem Wesentlichen liegen, und das Unwesentliche muss unwesentlich bleiben! Eine detaillierte Kontrolle sollte stattdessen zu einem späteren Zeitpunkt anhand von Berichten und Datenanalysen erfolgen.

Maße und Kostenarten

Dies ist ein weiterer Bereich, in dem ein großer Teil der Kosten im Zusammenhang mit dem Spesenmanagement eingespart werden kann. Wie ich bereits angedeutet habe, ist es entscheidend, einen übermäßigen Nachbearbeitungsaufwand bei den Spesen zu vermeiden. Dies gilt insbesondere für die Finanzabteilung. Wenn Buchhalter oder Controller fehlende Belege einholen und Angaben zu Dimensionen und Kostenarten korrigieren müssen, steigen die Kosten für die Bearbeitung der Spesen erheblich an. Der Grund dafür ist, dass diese Arbeit äußerst zeitaufwendig ist, da verschiedene Mitarbeiter und deren Vorgesetzte kontaktiert werden müssen, um Rückmeldungen zu bereits getätigten Ausgaben einzuholen.

Auch hier müssen wir den Fokus auf die Nutzer legen, denn Es geht darum, die Ausgabe durch die Auswahl der wesentlichen Posten detailliert zu erfassen – und zwar genau in dem Moment, in dem sie anfällt! Daher müssen die Benutzer bei der Bearbeitung der Ausgabe unmittelbar nach deren Entstehung eine Dimensionsauswahl vornehmen. Es ist entscheidend, dass die Dimensionsnamen vereinfacht und aus Sicht der Benutzer leicht verständlich sind. Es darf keine Unklarheiten geben, und die Dimensionen müssen konsistent gepflegt werden, damit bei den Benutzern keine unnötige Verwirrung entsteht. Dasselbe gilt für die Auswahlmöglichkeiten bei den Kostenarten – der richtige Weg ist um einen einfachen und übersichtlichen Überblick über die Kostenarten zu bieten und Unsicherheiten zu verringern!

Die Kostenarten sollten in einem verständlichen Format und nach den Vorgaben der Nutzer dargestellt werden. Es ist zudem von Vorteil, die Anzahl der auswählbaren Kostenarten zu minimieren. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, dass das zur Verwaltung der Ausgaben verwendete digitale Tool so konfiguriert werden kann, dass es Umrechnungen auf der Grundlage der definierten Dimensionswerte vornimmt, damit die Buchung auf die richtigen Finanzkonten erfolgt. Ebenso muss das Tool die Konfiguration der korrekten Umsatzsteuercodes für bestimmte Kostenarten übernehmen. Auch hier ist es die Automatisierung, die den entscheidenden Unterschied macht. Den Nutzern werden einfache und intuitive Auswahlmöglichkeiten im Zusammenhang mit einer Ausgabe angeboten, und auf der Grundlage dieser Auswahl wird der Vorgang automatisch für die korrekte Buchhaltung vorbereitet.

So geht’s

Die folgende Abbildung veranschaulicht den allgemeinen Ansatz für ein automatisiertes Ausgabenmanagement.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die folgenden Bausteine erforderlich sind, um das Ausgabenmanagement auf Autopilot zu stellen:

1. Gestalten Sie den Prozess nutzerorientiert und setzen Sie auf eine One-Touch-Lösung zur Bearbeitung der Spesen – sobald diese anfallen.
2. Erleichtern Sie es den Nutzern, detaillierte Informationen zu den Ausgaben sowie die für eine korrekte Buchführung erforderlichen Belege einzureichen und zu übermitteln.
3. Lassen Sie die Automatisierung entscheiden, wie viele Ressourcen für die weitere Bearbeitung einer Spesenabrechnung eingesetzt werden – natürlich auf der Grundlage fundierter Logik.
4. Wählen Sie die richtige digitale Lösung Best-of-Breed Tool zur „ support “ des Prozesses.

Das ist Bewährte Verfahren mit einem soliden Proof of Concept!

Häufig gestellte Fragen

Was kostet es ein Unternehmen eigentlich, die Spesen seiner Mitarbeiter zu verwalten?

Abgesehen von den Ausgabenbeträgen selbst fallen echte Verwaltungskosten an: das Sammeln von Belegen, die Überprüfung der Einhaltung der Richtlinien, die Abwicklung von Genehmigungsabläufen und die Verbuchung in den Buchhaltungssystemen. Diese Aufgaben beanspruchen Zeit sowohl der Mitarbeiter in der Finanzabteilung als auch der übrigen Mitarbeiter. Durch die Digitalisierung des Prozesses lassen sich diese Gemeinkosten erheblich reduzieren.

Warum ist die Benutzerfreundlichkeit bei der Auswahl einer Spesenabrechnungssoftware so wichtig?

Software zur Spesenabrechnung wird von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen genutzt, nicht nur in der Finanzabteilung. Ist das Tool umständlich, zögern die Mitarbeiter die Einreichung ihrer Abrechnungen hinaus oder suchen nach Ausweichlösungen, was zu Rückständen und Verstößen gegen die Vorschriften führt. Software, die sich den Bedürfnissen der Nutzer anpasst – beispielsweise durch mobile Apps mit einfachen Benutzeroberflächen –, fördert die Akzeptanz und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Welche Arten von Ausgaben lassen sich mit digitalen Tools automatisch verwalten?

Eine umfassende Plattform für das Spesenmanagement deckt Repräsentationskosten, Verpflegungskosten, Reisekosten, Fahrtkosten, Software-Abonnements, Werbeausgaben und vieles mehr ab. Das Ziel ist ein einheitlicher Arbeitsablauf für alle mitarbeiterbezogenen Kosten – von der Erfassung der Belege über die Genehmigung bis hin zur Buchhaltung –, unabhängig von der Spesenkategorie.

Was bedeutet „das Ausgabenmanagement auf Autopilot stellen“ eigentlich in der Praxis?

Das bedeutet, einen digitalen Prozess einzuführen, bei dem die Erfassung von Ausgaben, die Überprüfung der Richtlinien, der Genehmigungsablauf und die Buchungsvorgänge automatisch und mit minimalem manuellem Aufwand erfolgen. Die Mitarbeiter fotografieren ihre Belege, reichen sie über eine App ein, und das System erledigt den Rest. Die Finanzabteilung erhält saubere Daten, ohne Mitarbeiter wegen fehlender Unterlagen hinterherlaufen zu müssen.