I ett färskt pressmeddelande från Levvel Research ges ett antal förslag på vilka utmaningar ett företag kan stöta på när de hanterar sina utläggshanteringsprocesser manuellt.
1. Manuell inmatning och hantering
På första plats kommer manuell inmatning och hantering. Detta är det största problemet med att inte ha automatiserat sina processer. Det är inte nödvändigtvis ett problem i sig, men konsekvenserna är ofta omfattande. Manuellt arbete är extremt tidskrävande, och det innebär oftast att fler medarbetare blir involverade i processen. Det innebär att ett antal medarbetare måste fokusera på uppgifter som inte är en del av deras kärnkompetens.
Processkostnaderna kan därför plötsligt bli okontrollerbara om en högavlönad medarbetare måste ägna tid åt att fylla i och skicka kuvert med ifyllda program och kvitton.
2. Bristande insikt i data
Insikt i realtidsdata är avgörande för ett företags administration eller ledning. Om de till exempel misslyckas med att få insikt i realtidsdata om den tid som lagts ned på ett visst projekt, har ledningen ingen möjlighet att automatiskt bli underrättad om mer tid har lagts ned på projektet än vad företaget kan få ersättning för.
Därför kan det snabbt leda till en konflikt mellan kund och företag, om bristen på datainsikt i en anställds tids- eller penningförbrukning inte överensstämmer med företagets policy eller vad som har avtalats med kunden.
3. Företagets policyer är inte införlivade
Den föregående punkten är helt i linje med nästa stora utmaning, nämligen manuell hantering av utlägg. Om ett företag har automatiserat sina processer kring utläggshantering kan företagets policy sätta upp begränsningar för att säkerställa att inte mer pengar än överenskommet kan användas. Samtidigt är det möjligt att undvika två saker: bedrägligt överutnyttjande och fusk med utlägg och redovisningen av dessa. Det är därför en god idé att införliva företagspolicyer.
4. Rapporter som saknas
Det kan verka absurt, men en av de största utmaningarna med att hantera kostnader är att rapporter försvinner. 24 % av de tillfrågade nämnde saknade rapporter som en av sina största utmaningar. Vi hoppas verkligen att man tar en säkerhetskopia av kvittona. Felmarginalen kommer alltid att vara större när vi bär med oss handhållna utläggsrapporter istället för att automatisera processen.
Det finns nästan alltid utrymme för förbättringar och det är också en del av resan mot att utveckla ditt företag och dig själv.
