Det finns ett antal förslag på vilka utmaningar ett företag kan stöta på när de hanterar sina utgiftshanteringsprocesser manuellt. För att ge dig en snabb överblick har vi samlat de största problemen åt dig här:
1. Manuell inmatning och hantering
Det största och vanligaste problemet när man ännu inte har automatiserat sina processer är manuell inmatning och hantering.
Det är inte nödvändigtvis ett problem i sig, men konsekvenserna är ofta omfattande, eftersom manuellt arbete är extremt tidskrävande och det innebär oftast att fler anställda blir involverade i processen. Det innebär att ett antal anställda måste fokusera på uppgifter som inte ingår i deras kärnkompetenser.
Processkostnaderna kan därför plötsligt komma ur kontroll om en högavlönad anställd måste lägga tid på att fylla i och vidarebefordra kuvert med ifyllda scheman och kvitton.
2. Bristande insikt i data
Insikt i realtidsdata är avgörande för att ett företags administration eller ledning ska kunna hålla koll på allt och behålla överblicken.
Utan möjligheten att få realtidsinsikt i exempelvis hur mycket tid som lagts ner på ett givet projekt, kommer ledningen inte heller att ha möjlighet att automatiskt meddelas om mer tid har lagts ner på projektet än vad företaget kan få ersättning för.
Därför kan det snabbt leda till en konflikt mellan kund och företag, om bristen på datainsikt i en anställds tids- eller pengaförbrukning inte överensstämmer med företagets policy eller vad som har överenskommits med kunden.
3. Företagspolicyer är inte införlivade
Föregående punkt ligger helt i linje med nästa stora utmaning med manuell hantering av utgifter. Om ett företag har automatiserat sina processer kring utgiftshantering kan företagets policyer sätta begränsningar för att säkerställa att inte mer pengar än vad som överenskommits kan användas.
Samtidigt är det möjligt att undanröja två saker: bedrägligt överutnyttjande och fusk med utgifter och reglering av dessa. Införlivande av företagets policyer är därför en bra idé.
4. Rapporter som saknas
Det kan verka ganska absurt, men en av de största utmaningarna med att hantera utgifter är att rapporter ofta går förlorade innan de hanteras eller försvinner någonstans i processen.
Med en manuell process som hanterar utgiftsrapporterna kommer felmarginalen alltid att vara större än om processen hade varit automatiserad. På så sätt kan utgifterna rapporteras direkt och du slipper oroa dig för att hålla koll på dina kvitton.
Det finns nästan alltid utrymme för förbättringar och det är också en del av resan mot att utveckla ditt företag och dig själv.
Vill du veta mer?
Kontakta oss om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri online-demo för att lära dig mer.
