Intuitiivinen järjestelmä monenlaisille käyttäjille
DBU:lla oli selkeä tavoite: intuitiivinen kulujenhallintajärjestelmä, joka olisi räätälöity organisaation eri käyttäjäryhmille.
”DBU on monimutkainen organisaatio, jossa nousee toistuvasti esiin sama kysymys: Pitäisikö meidän ostaa valmis järjestelmä vai kehittää oma? Acubiz oli täydellinen ratkaisu. Kohtasimme suurta joustavuutta järjestelmän mukauttamisessa, joten työntekijät käyttävät järjestelmää yhdellä tavalla, kokousten osallistujat toisella ja pelaajat kolmannella”, selittää IT-johtaja Heidi Lüthje.
”Käytimme talossa jo olemassa ollutta logiikkaa. Esimerkiksi ulottuvuudet ’pelaaja’ – ’joukkue’ – ’ottelu’ ja sen jälkeen valinta esimerkiksi 10 kohdeluvusta. Sen ansiosta navigointi on helppoa ja intuitiivista.”
Kirjanpitoassistentti, DBU
Vaiheittainen käyttöönotto organisaatiossa
Jotta käyttöönotto sujuisi jouhevasti, käyttäjät jaettiin kolmeen ryhmään: työntekijät – mukaan lukien valmentajat, erotuomarit ja vapaaehtoiset –, kokouksen osallistujat sekä jalkapallon päättäjät ja pelaajat.
”Arvioimme jokaisen ryhmän kohdalla, onko niiden lisääminen järkevää. Esimerkiksi erotuomareita ei ole lisätty järjestelmään. Ainakaan vielä. Mutta jos siitä on hyötyä joillekin erotuomareille tietyissä tilanteissa, lisäämme heidät käyttäjiksi”, selittää Bettina Holm Tange Jensen.
”Toisaalta on tilanteita, joissa käyttäjille aiheutuu ensimmäistä ja ainoaa kertaa 14 DKK:n suuruinen kulu. Tällöin käyttäjä ottaa kuvan kuitista, minkä jälkeen toinen säännöllinen sovelluksen käyttäjä maksaa summan hänelle MobilePay-palvelun kautta. Sen jälkeen on kyseisen henkilön tehtävä ladata kuitti Acubiz One -palveluun ja hakea rahat takaisin”, selittää DBU:n entinen talousjohtaja Bo Grøn-Iversen.
Käyttäjät, joilla on erilaiset lähtökohdat
Kolmikko on tietoinen siitä, että käyttäjät ovat eri taustoista ja heidän teknologian tuntemuksensa vaihtelee. Jotkut ovat hyvin nuoria ja teknologian taitajia, kun taas toisilla ei välttämättä ole paljon kokemusta kulujen hallinnasta – ja joukossa on jopa niitä, joilla ei ole älypuhelinta.
”Käyttäjämme ovat erilaisia. Jotkut hikoilevat kylmää hikiä pelkästä painikkeen painamisesta, kun taas toiset tekevät sen ilman epäröintiä. Mutta he tulevat varmasti pitämään siitä. Kun esittelen ratkaisua uusille työntekijöille, he kaikki sanovat: ’Vau, se on fiksu juttu’”, selittää Bo Grøn-Iversen.
Osana käyttöönottoa he laativat käyttöohjeet eri käyttäjäryhmille. Lisäksi talousosasto oli 2–3 viikon ajan käytettävissä vastaamassa kysymyksiin klo 11–12.
”Tiimien johtajille ja toimikuntien sihteereille järjestettiin erillinen perehdytystilaisuus, sillä he toimivat loppukäyttäjien edustajina. Kun heidät saa vakuutettua, muut käyttäjätkin tulevat vakuuttuneiksi”, sanoo Bettina Holm Tange Jensen.
Yleiskatsaus ja resurssien huomattavasti parempi hyödyntäminen
Acubizin kulujenhallintajärjestelmän käyttöönotto on mullistanut DBU:n arjen. Aiemmin kansiot veivät tilaa kahdelta hyllyltä tilikautta kohden – nyt ne vievät alle puolet siitä tilasta. Tämä uudistus on vain yksi monista eduista, jotka ovat muuttaneet koko työprosessin.
”Unohtaa nopeasti, kuinka vaikeaa se oli ennen. Hyötyjä on runsaasti: meillä ei ole enää kassakoneita, kaikilla käyttäjillä on kattava yleiskuva kuluistaan, ja kaikki tiedot päivitetään joka yö kirjanpitojärjestelmän tietojen perusteella. Hylkäyksiä ja kysymyksiä on myös hyvin vähän”, selittää Bettina Holm Tange Jensen ja lisää:
”Ennen Acubizia vietimme suurimman osan päivästä kulutietoja kirjaamalla kirjanpitojärjestelmään. Nykyään käytämme noin tunnin päivässä kirjanpidon seurantaan. Tulevaisuudessa se todennäköisesti supistuu yhteen tai kahteen päivään kuukaudessa. Ja kun tilintarkastajat tulevat, painamme vain ’Tulosta’-painiketta sen sijaan, että etsisimme tietoja kansioista.”
Lue lisää DBU:sta heidän verkkosivusto.
