Korvausten ja matkakulujen hallinnointiin liittyvä aikaa vievä työ oli muodostumassa DBU:lle yhä suuremmaksi taakaksi.
Mutta sen sijaan, että he olisivat palkanneet lisää väkeä raskaaseen hallinnointiin, he antoivat pallon Acubizille.
DBU
DBU astui näyttämölle vuonna 1989 ja sillä oli yksi tehtävä: edistää jalkapalloa Tanskassa.
Urheiluteollisuus
Acubiz Advanced
DBU:lla oli selkeä tavoite: kulujenhallintajärjestelmä, joka oli intuitiivinen ja räätälöity organisaation erityyppisille käyttäjille.
"DBU on monimutkainen organisaatio, jossa on toistuva kysymys: Pitäisikö meidän ostaa vakiojärjestelmä vai kehittää oma? Acubiz oli täydellinen valinta.Meihinsuhtauduttiin hyvin halukkaasti ja mukautettiin asetuksia niin, että työntekijät pääsevät järjestelmään yhdellä tavalla, kokousosallistujat toisella ja pelaajat kolmannella", kertoo IT-johtaja Heidi Lüthje.
"Käytimme talossa jo olemassa olevaa logiikkaa. Mitat, esimerkiksi 'pelaaja' - 'joukkue' - 'ottelu' ja sitten valinta esimerkiksi 10 tavoitenumerosta. Se tekee navigoinnista helppoa ja intuitiivista."
Bettina Holm Tange Jensen
Kirjanpitoassistentti, DBU
Sujuvan täytäntöönpanon varmistamiseksi käyttäjät jaettiin kolmeen ryhmään: Työntekijät - mukaan lukien ohjaajat, erotuomarit ja vapaaehtoiset -, kokousten osallistujat sekä jalkapallopoliitikot ja -pelaajat.
"Arvioimme kunkin ryhmän kohdalla, oliko niiden perustaminen järkevää. Esimerkiksi erotuomareita ei ole perustettu. Ei ainakaan vielä. Mutta jos tuomareista on etua tietyissä tilanteissa, otamme heidät käyttöön käyttäjinä", Bettina Holm Tange Jensen selittää.
"Toisaalta on tilanteita, joissa ensimmäisen ja ainoan kerran käyttäjät maksavat 14 Tanskan kruunua. Tällöin käyttäjä ottaa kuvan kuitista, ja sen jälkeen toinen tavallinen sovelluksen käyttäjä tekee MobilePayn. Tämän jälkeen kyseisen henkilön tehtävänä on ladata kuitti Acubiz Oneen ja saada rahat takaisin", DBU:n entinen talousjohtaja Bo Grøn-Iversen selittää.
Kolme kollegaa ovat tietoisia siitä, että käyttäjillä on erilainen tausta ja erilainen teknologiaymmärrys. Jotkut ovat hyvin nuoria ja teknisesti perehtyneitä, kun taas toisilla ei ehkä ole paljon kokemusta menojen hallinnasta - ja on jopa niitä, jotka eivät omista älypuhelimia.
"Käyttäjämme ovat erilaisia. Jotkut hikoilevat kylmästi napin painamisesta, kun taas toiset vain tekevät sen. Mutta he tulevat rakastamaan sitä. Kun esittelen ratkaisun uusille työntekijöille, he kaikki sanovat: "Vau, miten fiksua", Bo Grøn-Iversen kertoo.
Osana käyttöönottoa he laativat käyttöoppaat eri käyttäjäryhmille. Lisäksi talousosasto oli 2-3 viikon ajan käytettävissä vastaamassa kysymyksiin kello 11-12 välisenä aikana.
"Ryhmänjohtajat ja komiteasihteerit saivat erillisen esittelyn, koska he ovat loppukäyttäjien puolestapuhujia. Kun heidät vakuutetaan, vakuutetaan myös muut käyttäjät", Bettina Holm Tange Jensen sanoo.
Acubizin kulujenhallintajärjestelmän käyttöönotto on muuttanut DBU:n jokapäiväistä elämää. Aikaisemmin kansiot veivät kaksi hyllyä verovuotta kohden - nyt ne vievät alle puolet siitä. Uudistus on vain yksi monista eduista, jotka ovat muuttaneet koko työprosessia.
"Sitä unohtaa nopeasti, miten vaikeaa se kerran oli. Sivuvaikutuksia on paljon: Kaikilla käyttäjillä on täydellinen yleiskuva kuluistaan, ja kaikki mitat päivitetään joka ilta talousjärjestelmästä saaduilla tiedoilla. Meillä on myös hyvin vähän hylkäyksiä ja kysymyksiä", Bettina Holm Tange Jensen kertoo ja lisää:
"Ennen Acubizia käytimme suurimman osan päivästä kuluja koskevien tietojen syöttämiseen talousjärjestelmään. Nykyään käytämme noin tunnin päivässä valvontaan. Lopulta se on luultavasti yksi tai kaksi päivää kuukaudessa. Ja kun tilintarkastajat tulevat, painamme vain 'Tulosta' sen sijaan, että etsisimme tietoja kansioista."
Lue lisää DBU:sta niiden verkkosivuilta.