Etsi
Sulje tämä hakukenttä.

Asiakastarina

DBU

Tarvittiin intuitiivinen järjestelmä monille eri käyttäjille. Siksi organisaatiossa hyödynnettiin jaettua käyttöönottoa.

"Käytimme talossa jo olemassa olevaa logiikkaa. Mitat ovat esimerkiksi 'pelaaja' - 'joukkue' - 'ottelu' ja sen jälkeen voidaan valita esimerkiksi 10 tavoitenumeroa. Tämä tekee navigoinnista helppoa ja intuitiivista."

Bettina Holm Tange Jensen

Kirjanpitoassistentti, DBU

Kyyhkysistä ja manuaalisista työnkuluista paperittomaan kulujenhallintaan.

DBU teki valinnan, sillä uusia tehtäviä oli tulossa, mutta kädet, joilla työt tehdään, pysyivät samoina: kulujen ja matkakulujen raskasta hallinnointia oli helpotettava - ja pallo päätyi Acubiziin.

Intuitiivinen järjestelmä monille eri käyttäjille

DBU:n ensisijaisena kriteerinä oli löytää intuitiivinen kulujenhallintajärjestelmä, jota erilaiset käyttäjät voisivat käyttää.

"DBU on monimutkainen organisaatio, ja joka kerta arvioidaan, pitäisikö meidän ostaa vakiojärjestelmä vai kehittää omajärjestelmä.Acubiz oli perustavanlaatuinen vastine. Meihin suhtauduttiin hyvin halukkaasti ja mukautettiin asetuksia niin, että työntekijät lähestyvät järjestelmää yhdellä tavalla, kokousosallistujat toisella tavalla ja pelaajat kolmannella tavalla", kertoo IT-johtaja Heidi Lüthje.

Kirjanpitoassistentti Bettina Holm Tange Jensen täydentää: Tange Tange Tange: "Olemme käyttäneet talossa jo olemassa olevaa logiikkaa. Mitat ovat esimerkiksi 'pelaaja' - 'joukkue' - 'ottelu' ja sen jälkeen voidaan valita esimerkiksi 10 tavoitenumeroa. Tämä tekee navigoinnista helppoa ja intuitiivista."

Jaettu käyttöönotto organisaatiossa

Sujuvan täytäntöönpanon varmistamiseksi käyttäjät jaettiin kolmeen ryhmään: Työntekijät - mukaan lukien ohjaajat, erotuomarit ja vapaaehtoiset - kokousten osallistujat ja jalkapallopoliitikot sekä pelaajat.

"Arvioimme kunkin ryhmän osalta, onko niiden luominen järkevää. Esimerkiksi erotuomareita ei ole luotu. Ei ainakaan vielä. Mutta jos siitä on etua joillekin erotuomareille tietyissä tilanteissa, luomme heidät käyttäjiksi", Bettina Holm Tange Jensen kertoo.

"Toisaaltaon tapauksia, joissa käyttäjät ensimmäistä ja ainoaa kertaa on kustannus 14 DKK. Tällöin käyttäjä ottaa kuvan kuitista, ja sitten sovelluksen toinen vakiokäyttäjä maksaa hänet MobilePayn avulla. Tämän jälkeen kyseisen henkilön tehtävänä on ladata kuitti Acubiz Oneen ja saada rahat takaisin", Bo Grøn-Iversen selventää.

Käyttäjät, joilla on erilaiset lähtökohdat

Kolme kollegaa ovat tietoisia siitä, että osa käyttäjistä on hyvin nuoria, osa ei ole tottunut käsittelemään kuluja ja osa ei omista älypuhelimia.

"Käyttäjämme ovat erilaisia. Toiset hikoilevat painikkeen painamisesta, kun taas toiset vain tekevät sen. Mutta he tulevat rakastamaan sitä. Kun esittelen ratkaisun uusille työntekijöille, he kaikki sanovat: "Vau, tämä on älykästä", Bo kertoo.

Käyttöoppaat laadittiin eri käyttäjäryhmille osana käyttöönottoa. Talousosasto oli käytettävissä 2-3 viikon ajan vastaamaan kysymyksiin kello 11-12 välisenä aikana.

"Joukkueenjohtajille ja komiteasihteereille annettiin erillinen esittely, koska he ovat loppukäyttäjien edustajia.Kun heidät vakuutetaan, vakuutetaan muutkinkäyttäjät", Bettina Holm Tange Jensen kertoo.

Yleiskatsaus ja paljon parempi resurssien käyttö

Acubizin kulujenhallintajärjestelmä on nyt DBU:n arkipäivää, ja aiemmin kaksi hyllyä varainhoitovuotta kohden täyttäneistä rengaskansioista on nyt käytössä alle puolet.

"Sitä unohtaa nopeasti, miten hankalaa se kerran oli. Sivuvaikutuksia on paljon: Kaikilla käyttäjillä on täydellinen yleiskuva kuluistaan, ja kaikki mitat päivitetään joka ilta rahoitusjärjestelmästä saaduilla tiedoilla. Meillä on myös hyvin vähän hylkäyksiä ja kysymyksiä, Bettina Holm Tange Jensen kertoo ja jatkaa: Ennen Acubizia käytimme suurimman osan päivästä kuluja koskevien tietojen kirjoittamiseen talousjärjestelmään. Nykyään käytämme noin tunnin päivässä valvontaan. Se on luultavasti yksi tai kaksi päivää kuukaudessa. Ja kun tilintarkastajat tulevat, painamme vain 'Tulosta' sen sijaan, että etsisimme tiedot kansioista."

Tietoa DBU:sta

DBU perustettiin vuonna 1989 edistämään palloilulajeja Tanskassa. Nykyään DBU:lla on yli 300 000 jäsentä. Visioissa ja arvoissa on kyse parhaiden olosuhteiden ja puitteiden luomisesta tanskalaiselle jalkapallolle - lahjakkuuksien kehittäminen, seurat, vapaaehtoiset ja Tanskan maajoukkue.

Lisää asiakastarinoita