Etsitkö yrityksesi uutta SaaS-ratkaisua liiketoimintasi tarpeisiin? Haluaisin antaa teille joitakin näkökulmia siitä, mitä teidän tulisi tietää ja miettiä ennen päätöksen tekemistä. Väärän SaaS-toimittajan valitseminen ei nimittäin ole suotavaa, ja saatat joutua kärsimään taloudellisesti pitkällä aikavälillä. Tee siis kotitehtäväsi perusteellisesti, käytä aikaa markkinoiden tutkimiseen ja seulo mahdollisia myyjiä alla olevien seikkojen perusteella.
Nämä ovat 10 vinkkiä, jotka Acubiz on oppinut ottamaan huomioon ennen uuden SaaS-toimittajan valintaa. Ja kaikessa vaatimattomuudessa tietämyksemme ja kokemuksemme on varsin laaja, sillä olemme toteuttaneet tuhansia toteutuksia yli kahden vuosikymmenen aikana.
1. Lajin paras vai kokonaisuuden paras?
Aloita selvittämällä, haluatko noudattaa Best-of-Breed- vai Best-of-Suite-strategiaa. Toisin sanoen, haluatko hankkia ohjelmistoja ja sovelluksia siltä pohjalta, että haluat parhaat käytettävissäsi olevat työkalut tiettyjen tehtävien ratkaisemiseen (Best-of-Breed). Vai pitäisikö hankinta tehdä siitä näkökulmasta, että haluat yhdistää suurimman osan sitoumuksistasi yhdelle toimittajalle (Best-of-Suite). Sveitsiläinen armeijan veitsi (Best-of-Suite) voi olla hyvä, jos eri osat ovat hyviä, mutta voit myös ottaa riskin, että olet sidottu keskinkertaisiin saksiin, veitsiin, sahaan jne. Olen aiemmin kirjoittanut blogikirjoituksen, jossa käsitellään paljon perusteellisemmin näiden kahden strategian etuja ja haittoja: Best-of-Breed tai Best-of-Suite.
2. Tunnista tarpeesi ja laadi prosessikuvaus
On ehdottoman tärkeää, että määrittelet, mitä tarpeita ratkaisun pitäisi kattaa. Onko tärkeää, että se on käyttäjäystävällinen, että se säästää aikaa tai että se on helposti integroitavissa muihin järjestelmiin? Tee luettelo tarpeistasi ja päätä, mitkä ominaisuudet ovat sinulle tärkeimpiä. Oma kokemuksemme kertoo, että sekä alustava vuoropuhelu että itse käyttöönottoprosessi sujuvat paljon helpommin ja nopeammin, jos olet etukäteen miettinyt, mitä prosesseja on muutettava. Ja mitä yksityiskohtaisemmin, sitä parempi.
3. Tutustu myyjän lähestymistapaan tietoturvaan
Tämä on ehdottomasti yksi tärkeimmistä neuvoista. Sinun on pidettävä mielessäsi, että sinä ja toimittajasi jaatte vastuun tietoturvasta, kun puhumme SaaSista solutions. Siitä voi tulla kallis asia, jos toimittajasi tietoturvastandardit eivät ole kunnossa. Voit helposti pyytää dokumentaatiota siitä, miten myyjä aikoo käsitellä arkaluonteisia tietojasi. Tarkista toisin sanoen, käsitteleekö myyjä tietojasi turvallisesti ja oikein nykyisten standardien sekä yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Voit tutkia, ovatko heidän tietoturvastandardinsa korkeat, tarkistamalla heidän sertifiointinsa. Onko heillä esimerkiksi ISAE 3402 Type II -sertifikaatti - kansainvälisesti tunnustettu standardi, joka dokumentoi ja takaa, että palveluntarjoajat hallitsevat oman valvontansa, toimintansa ja yleiset liiketoimintamenettelynsä.
4. Kuinka kokenut myyjä on
Myyjällä, jolla on pitkä kokemus, on luonnollisesti myös paljon kokemusta, jota hyödyntää, kun se toteuttaa ratkaisua yrityksellesi. Heidän ratkaisunsa heijastavat usein ymmärrystä käyttäjien tarpeista, joka on peräisin vuosien yhteistyöstä asiakkaiden kanssa ja mukauttamisesta sen mukaisesti. Tämä ei tarkoita sitä, etteikö juuri aloittanut SaaS-toimittaja olisi oikea sinulle, sillä on olemassa paljon ammattitaitoisia, juuri aloittaneita ja suhteellisen "nuoria" toimittajia. Kokemus ei myöskään ole yhtä kuin asiantuntemus, mutta kokeneet myyjät ymmärtävät usein tarpeitasi hyvin ja opastavat sinua hyvin koko prosessin ajan A:sta Z:hen.
5. Ovatko heidän tilinsä kunnossa?
Tämä on triviaali neuvo, mutta on aina järkevää tarkistaa mahdollisen myyjän tai liikekumppanin talous. On luonnollisesti suurempi varmuus siitä, että myyjäsi ei mene konkurssiin, jos hänellä on kannattava ja vakaa yritys. Useimpien tanskalaisten yritysten talousraportit löytyvät Tanskan kansallisesta CVR-rekisteristä.
6. Tarkista referenssit
Monilla myyjillä on referenssiasiakkaita verkkosivuillaan, ja tämä voi olla hyvä tapa saada lisätietoja myyjästä. Voit myös halutessasi kysyä myyjältä, voiko hän yhdistää sinut joihinkin asiakkaisiinsa. Tällöin on tärkeää, että puhut sellaisten asiakkaiden kanssa, jotka ovat saaneet ratkaisun käyttöönoton päätökseen ja joilla on uusin versio. Keskustele kanssasi samankaltaisten asiakkaiden kanssa, joilla on samankaltaiset tarpeet - esimerkiksi työskentelevät samalla toimialalla kuin sinä, joilla on sama kohderyhmä tai jotka ovat samankokoisia. Kysy heiltä heidän kokemuksistaan ratkaisusta, käyttöönottoprosessista ja myyjän palvelusta.
7. Organisaatio ratkaisun takana
Tutki, onko myyjän taustalla oleva organisaatio vahva ja monipuolinen. Organisaation on kyettävä sekä support että toteuttamaan turvallinen ja tehokas toteutus sekä seurantakoulutus ja support oikealla osaamisella. Samalla on tärkeää, että myyjä asiantuntijoineen on valmis vastaamaan muutoksiin ja erityistarpeisiisi. Muutoksia nimittäin tulee, ja on äärimmäisen tärkeää, että myyjä pystyy hallitsemaan ne.
8. Testaa liuos
Minusta tämä on todella hyvä neuvo. Voit pyytää myyjältä pääsyä testiratkaisuun tai ilmaiseen kokeiluversioon ennen kuin teet lopullisen valintasi. Näin saat konkreettisen kokemuksen ratkaisusta ja hyvän käsityksen siitä, mitä ratkaisu voi tarjota. Huomaa, että kaikki SaaS-myyjät eivät tarjoa tätä mahdollisuutta.
9. Onko ratkaisu käyttäjäystävällinen?
On tärkeää, että ratkaisun päivittäiset käyttäjät pitävät ratkaisua käyttäjäystävällisenä. Jos näin ei ole, uuden SaaS-ratkaisun hankinta on minun silmissäni epäonnistunut. Katso muun muassa, kuinka intuitiivinen ratkaisu on, pääsetkö nopeasti ja muutamalla klikkauksella käsiksi tarvitsemaasi ja onko se saatavilla niillä alustoilla, joilla sitä tarvitset.
10. Hinta vs. laatu
Laadun ja hinnan välillä on aina korrelaatio - kuten kaikkien muidenkin tuotteiden ja solutions. Monissa tapauksissa edullisempi ratkaisu voi helposti kattaa tarpeesi, mutta pidä kuitenkin mielessäsi hinta-laatu-korrelaatio. Huomaa, että jos jokin on halpa, se tarkoittaa joskus sitä, että myyjä on säästänyt tai jättänyt pois tiettyjä toimintoja tai palveluja. Tutki siis ennen kaikkea, vastaako toimittaja tarpeitasi ja pystyykö se tarjoamaan ratkaisun, joka virtaviivaistaa työnkulkujasi merkittävästi.
Jos käyt läpi kaikki edellä mainitut kohdat, olet jo hyvässä vauhdissa oikean SaaS-toimittajan löytämisessä. Kun olet valinnut toimittajan, muista keskittyä työntekijöihin. Sillä vaikka kuinka heittelisit asiaa ja korostaisit kaikkia yritykselle koituvia etuja, on ratkaisevan tärkeää, että työntekijät ottavat uuden ratkaisun omakseen. Se vaikuttaa heidän jokapäiväiseen elämäänsä uusien rutiinien, työvaiheiden jne. muodossa. Yrityksen suurena tehtävänä on saada työntekijät mukaan ja saada heidät omaksumaan uusi ratkaisu.
Yhteenvetona. Jos SaaS-ratkaisun halutaan onnistuvan, se edellyttää potentiaalisten toimittajien hyvää seulontaa, ja sitten se edellyttää hyvää muutoksenhallintaa, kun se otetaan käyttöön.
