On olemassa useita ehdotuksia siitä, mitä haasteita yritys voi kohdata hallitessaan kulujenhallintaprosessejaan manuaalisesti. Jotta saisit nopean yleiskatsauksen, olemme koonneet tähän suurimmat ongelmat:
1. Manuaalinen näppäily ja käsittely
Suurin ja yleisin ongelma, kun prosesseja ei ole vielä automatisoitu, on manuaalinen näppäily ja käsittely.
Se ei välttämättä ole itsessään ongelma, mutta seuraukset ovat usein laajoja, sillä manuaalinen työ on erittäin aikaa vievää ja yleensä se tarkoittaa, että prosessiin osallistuu useampia työntekijöitä. Tämä tarkoittaa, että useiden työntekijöiden on keskityttävä tehtäviin, jotka eivät kuulu heidän ydinosaamiseensa.
Prosessikustannukset voivat siksi yhtäkkiä karata käsistä, jos korkeasti palkatun työntekijän on käytettävä aikaa valmiiden suunnitelmien ja kuittien sisältävien kirjekuorien täyttämiseen ja lähettämiseen.
2. Tietojen ymmärtämisen puute
Reaaliaikaisen datan ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää yrityksen hallinnolle tai johdolle, jotta se pysyy ajan tasalla kaikesta ja ylläpitää yleiskuvaa.
Ilman mahdollisuutta saada reaaliaikaista tietoa esimerkiksi tiettyyn projektiin käytetystä ajasta, johdolla ei ole myöskään mahdollisuutta saada automaattisesti ilmoitusta, jos projektiin on käytetty enemmän aikaa kuin yritykselle voidaan korvata.
Siksi se voi nopeasti johtaa asiakkaan ja yrityksen väliseen konfliktiin, jos työntekijän ajan- tai rahankulutusta koskevan datan puute ei ole yrityksen käytäntöjen tai asiakkaan kanssa sovitun mukaista.
3. Yrityksen käytäntöjä ei ole sisällytetty
Edellinen kohta on täysin linjassa seuraavan suuren manuaalisen kulujen käsittelyn haasteen kanssa. Jos yritys on automatisoinut kulujenhallintaprosessinsa, yrityksen käytännöillä voidaan asettaa rajoituksia sen varmistamiseksi, ettei sovittua summaa voida käyttää.
Samalla on mahdollista puuttua kahteen asiaan: vilpilliseen ylikulutukseen ja kulupetoksiin sekä niiden sopimiseen. Siksi yrityksen käytäntöjen sisällyttäminen on hyvä ajatus.
4. Puuttuvat raportit
Se saattaa kuulostaa absurdilta, mutta yksi kulujen hallinnan suurimmista haasteista on se, että raportit usein katoavat ennen niiden käsittelyä tai katoavat jonnekin prosessin aikana.
Manuaalisen kuluraporttien käsittelyn virhemarginaali on aina suurempi kuin jos prosessi olisi automatisoitu. Tällä tavoin kulut voidaan raportoida heti, eikä sinun tarvitse huolehtia kuittien seurannasta.
Lähes aina on parantamisen varaa, ja sekin on osa matkan varrella kohti yrityksesi ja itsesi kehittämistä.
Haluatko tietää lisää?
Ota yhteyttä, jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varaa ilmainen online-demo saadaksesi lisätietoja.
