Levvel Researchin tuoreessa julkaisussa esitetään useita ehdotuksia siitä, mitä haasteita yritys voi kohdata, kun se hallinnoi kulujenhallintaprosessejaan manuaalisesti.
1. Manuaalinen näppäily ja käsittely
Ensimmäisellä sijalla ovat manuaalinen näppäily ja käsittely. Tämä on suurin ongelma, kun prosesseja ei ole automatisoitu. Se ei välttämättä ole ongelma sinänsä, mutta seuraukset ovat usein kattavat. Manuaalinen työ on erittäin aikaa vievää, ja se johtaa yleensä siihen, että prosessiin osallistuu enemmän työntekijöitä. Tämä tarkoittaa, että useiden työntekijöiden on keskityttävä tehtäviin, jotka eivät kuulu heidän ydinosaamiseensa.
Prosessikustannukset voivat siis äkkiä karata käsistä, jos korkeapalkkaisen työntekijän on käytettävä aikaa täytettyjen järjestelmien ja kuittien kirjekuorien täyttämiseen ja lähettämiseen.
2. Tietojen ymmärtämisen puute
Reaaliaikaisen tiedon saanti on ratkaisevan tärkeää yrityksen hallinnolle tai johdolle. Jos yritys ei esimerkiksi saa reaaliaikaista tietoa tiettyyn projektiin käytetystä ajasta, johto ei voi saada automaattisesti ilmoitusta siitä, jos projektiin on käytetty enemmän aikaa kuin yritys voi saada korvausta.
Näin ollen se voi nopeasti johtaa asiakkaan ja yrityksen väliseen konfliktiin, jos työntekijän ajan- tai rahankulutusta koskevien tietojen puuttuminen ei ole yrityksen politiikan tai asiakkaan kanssa sovitun mukaisesti.
3. Yrityksen politiikkoja ei ole sisällytetty
Edellinen kohta on täysin linjassa seuraavan suuren haasteen kanssa, joka liittyy kulujen manuaaliseen käsittelyyn. Jos yritys on automatisoinut kulujen hallintaan liittyvät prosessit, yrityksen toimintaperiaatteet voivat asettaa rajoituksia, joilla varmistetaan, että rahaa ei voida käyttää sovittua enempää. Samalla on mahdollista lähettää kaksi asiaa: vilpillinen ylikuluttaminen ja huijaaminen kulujen ja niiden selvittämisen kanssa. Yrityspolitiikkojen sisällyttäminen on siis hyvä ajatus.
4. Puuttuvat raportit
Se voi tuntua absurdilta, mutta yksi suurimmista haasteista kulujen hallinnassa on se, että raportit katoavat. 24 prosenttia tutkimukseen osallistuneista mainitsi raporttien katoamisen yhdeksi suurimmista haasteistaan. Toivomme todella, että kuiteista otetaan varmuuskopio paperilla. Virhemarginaali on aina suurempi, kun kuljetamme käsin kuluraportteja sen sijaan, että automatisoisimme prosessin.
Lähes aina on parantamisen varaa, ja sekin on osa matkan varrella kohti yrityksesi ja itsesi kehittämistä.
