Työajan rekisteröinti on yhä tärkeämpää kaikenlaisille työnantajille. Tämä ei johdu pelkästään liiketoimintaan liittyvistä eduista, joita saadaan, jos pystyt luomaan tarkan yleiskuvan yrityksesi resurssien käytöstä, vaan myös Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen tapauksesta, jonka ennakkoratkaisu annettiin vuonna 2019. Tarkemmin sanottuna tässä tuomiossa todetaan, että jäsenvaltioiden on varmistettava, että työnantajat luovat prosesseja, joilla varmistetaan, että työntekijät rekisteröivät päivittäisen todellisen päivittäisen työaikansa. Näin varmistetaan, että työntekijöiden oikeuksia, jotka liittyvät viikoittaiseen enimmäistyöaikaan sekä päivittäisiin ja viikoittaisiin lepoaikoihin, noudatetaan. Tuomio herättää useita kysymyksiä siitä, miten tämä rekisteröintitehtävä voidaan ratkaista todellisessa elämässä. Meillä Acubizilla on melko hyvä näkemys siitä, miten tämä tehdään, mutta palaan siihen myöhemmin.
"Aika on rahaa"
Jos unohdamme hetkeksi oikeudelliset seuraukset, on aina sanottu, että "aika on rahaa". Jotkut saattavat pitää tätä sanontaa kliseisenä tai triviaalina, mutta tiedämme kuitenkin, että se pitää paikkansa. Siksi on selvää, että jokaisen yrityksen on saatava hyvä ote aikarekisteröinnistään, jotta työntekijöistä, heidän työtehtävistään ja niihin liittyvästä ajankäytöstä voidaan luoda kattava yleiskuva. Tämä on tärkeää sekä työntekijäresurssien optimaalisen kohdentamisen kannalta että esimerkiksi myös tarkan perustan luomiseksi asiakkaiden tai asiakkaiden laskuttamista varten.
Tehokas ajanvarausjärjestelmä on tärkeä osa, jos haluat johtaa yritystä, jossa on täysi valvonta ja yleiskuva projekteihin, asiakkaisiin, asiakkaisiin ja tapauksiin liittyvästä taloudellisesta suorituskyvystä. Jotta tämä työ olisi mahdollisimman helppoa ja vaivatonta, digitalisointi tulee mukaan. Johtavat yritykset ovat jo digitalisoineet ja automatisoineet tällä alalla, ja mitä minuun tulee, näillä yrityksillä on pian hieno kilpailuetu.
Vanha kunnon Excel-taulukko
Jotkut teistä saattavat jo ajatella, että Excel-taulukko, jossa on valmiiksi määritellyt pivot-taulukot, kaaviot ja ehkä muutama makro, ratkaisee tehtävän helposti. Vastauksena tähän minun on vain sanottava, että Excel-taulukkoja voidaan käyttää moniin asioihin, mutta ne eivät ole läheskään optimaalisia kaikkeen. Excel-taulukkoa voi käyttää ajan kirjaamiseen ja yksinkertaisten yleiskatsausten luomiseen asiakkaille tai hankkeille osoitetusta ajankäytöstä, jos tiedot syötetään ja päivitetään manuaalisesti. Tämä voi toimia, mutta se on kaukana käyttäjäystävällisestä ja joustavasta esimerkiksi tien päällä oleville työntekijöille. Ja jos tiedot on synkronoitava Excel-taulukosta muihin järjestelmiin, asia on aivan toinen.
Tosiasia on, että Excel-taulukot eivät todellakaan sovellu tehokkaaseen ajankäytön rekisteröintiin, ja monet organisaatiot, jotka käyttävät niitä tähän tarkoitukseen, käyttävät yksinkertaisesti liikaa aikaa työn tekemiseen. Kaikki tämä johtuu siitä, että prosessia ei ole täysin automatisoitu ja digitalisoitu.
Kaksi haastetta - yksi ratkaisu
Yhteenvetona edellä esitetystä voidaan todeta, että jos et ole vielä automatisoinut ja digitalisoinut ajan rekisteröintiä, sinulla on vähintään kaksi haastetta, jotka odottavat nurkan takana: sekä EU-lainsäädännön noudattaminen että resurssien todellisen kulutuksen asianmukainen valvonta. Siksi olemme kehittäneet Acubiz Timen, joka on kokonaisratkaisu automatisoituun työajan rekisteröintiin. Ratkaisu on digitaalinen työkalu, joka auttaa hallitsemaan ajankäyttöä yrityksessä - ja siten optimoimaan resurssien käyttöä - ja samalla varmistamaan lainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamisen.
Siksi olemme kehittäneet Acubiz Timen, joka on kokonaisratkaisu organisaatioiden automatisoituun työajan rekisteröintiin. Ratkaisu on digitaalinen työkalu, joka auttaa hallitsemaan ajankäyttöä yrityksessä - ja siten optimoimaan resurssien käyttöä - ja samalla varmistamaan lainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamisen.
Acubiz One -sovelluksen kautta Acubiz Time -sovelluksen käyttäjät pääsevät käsittelemään lomien, sairauksien, lomien, lomapäivien ja muiden poissaolojen nopeaa rekisteröintiä. On myös mahdollista käsitellä yksityiskohtaisempaa työtuntien rekisteröintiä, joka voidaan esimerkiksi liittää tiettyihin projekteihin, tapauksiin, asiakkaisiin, asiakkaisiin, osastoihin jne. Ratkaisu konfiguroidaan kyseisen organisaation erityisvaatimusten mukaisesti, ja järjestelmänvalvojana saat nopean yleiskatsauksen ajankäytöstä kaikkien rekisteröityjen parametrien osalta. Muutamia esimerkkejä mainitakseni tätä voidaan käyttää laskutuksen perustan luomiseen, tarkkojen tietojen luomiseen laskutettujen tuntien valvomiseksi ja tietojen luomiseen tuottavuusanalyysiä varten.
Ratkaisu voidaan yhdistää muihin toimintoihimme kulujen hallintaan, kilometriseurantaan ja laskuihin. Silloin todellinen hauskuus alkaa! Näin on mahdollista luoda kattava yleiskuva tiettyihin projekteihin, tapauksiin, asiakkaisiin, asiakkaisiin jne. liittyvistä kokonaiskustannuksista, jotka voidaan viedä rahoitus- tai palkkajärjestelmään.
Kutsumme sitä helpoksi rekisteröinniksi. Me kutsumme sitä Acubiz Time -ajaksi.
Katso video siitä, miten aikarekisteröinti todellisuudessa toimii, ja lue lisää digitaalisesta aikarekisteröintiratkaisustamme Acubiz Time.
