Manuaaliset kulukorvaushakemukset, kuittipinot ja hyväksynnät, jotka saapuvat juuri kuun lopun tilinpäätöksen aikaan, eivät ole vain ärsyttäviä. Ne vievät aikaa budjetin seurannalta, kassavirran hallinnalta ja analyyseiltä, joita johto todella odottaa.
Siksi kulujen hallinnan ja laskujen käsittelyprosessien automatisoinnissa ei ole kyse vain uuden järjestelmän lisäämisestä. Kyse on siitä, että kirjaaminen, dokumentointi ja luokittelu siirretään lähemmäksi kulun syntymishetkeä. Näin talousosasto saa heti kirjanpitoon valmiit tiedot ja kattavan kirjausketjun – sen sijaan, että sen pitäisi koota kaikki tiedot yhteen vasta jälkikäteen.
Seuraavassa on kolme periaatetta, joilla on yleensä suurin merkitys:
- Kirjaa kulut heti niiden syntyessä – ottamalla kuitista valokuvan mobiililaitteella ja yhdistämällä ne automaattisesti yrityskorttitapahtumiin
- Tee hyväksymisprosessista johdonmukainen ja läpinäkyvä – jotta päätökset eivät enää katoa sähköpostiketjujen, poissaolojen ja manuaalisten muistutusten sekaan
- Varmista kirjanpitovalmius integroimalla ERP-järjestelmä ja palkanlaskenta – näin nopeampi kuukausitilinpäätös on luonnollinen seuraus, ei erillinen projekti
1) Aika on manuaalisessa prosessissa kallein kustannuserä
Kulujen hallinta ja toimittajien laskujen käsittely vievät helposti paljon aikaa, koska prosessiin liittyy paljon toistuvia tehtäviä: tietojen syöttö, kuittien etsiminen, tarkistaminen, korjaaminen ja jälkikäteen tapahtuva kirjaaminen. Riippumattomien analyysien mukaan automaatio nopeuttaa käsittelyä 50–82 %, ja eräässä konkreettisessa esimerkissä käsittelyaika lyheni 17,4 päivästä 3,1 päivään – samalla kun laskukohtaiset kustannukset laskivat merkittävästi.
Asia on yksinkertainen: kun tiedot siirtyvät automaattisesti kuitista ja tapahtumasta pääkirjaan, sekä käsittelyaika että virheiden määrä vähenevät. Kuten Acubizin Martin Eriksen usein toteaa, tämä vapauttaa taloushallinnon henkilöstön tietojen syöttötyöstä, jolloin heille jää enemmän aikaa tärkeiden asioiden priorisointiin ja neuvontatyöhön, joka perustuu ajankohtaiseen tietoon.
2) Kirjanpidon läpinäkyvyys edellyttää, että kulut kirjataan jatkuvasti
Useimmat taloushallinnon tiimit tuntevat tämän tilanteen: katoavat kuitit, kirjaaminen lykätään kuukauden loppuun ja epäselvä kuva työntekijöiden kuluista. Tämä vaikuttaa sekä sisäiseen valvontaan että säännösten noudattamiseen, sillä kirjanpitoon liittyvät todisteet heikkenevät yleensä sitä mukaa, mitä pidempi aika kuluu ostoksen ja kirjaamisen välillä.
Kun kulujen käsittelyprosessi digitalisoidaan kirjaamisesta kirjaamiseen ja arkistointiin asti, saat sekä läpinäkyvyyttä että jäljitettävyyttä osaksi päivittäistä toimintaa. Acubizin omassa Proof of Concept -kyselyssä (2023) 77 % asiakkaista kertoi käyttäneensä aiemmin liikaa aikaa hallinnollisiin tehtäviin, ja 66 % mainitsi paperiset kuitit suurimpana haasteenaan.
Käyttöönoton jälkeen 96 %:lla ei enää ole samoja ongelmia kuin aiemmin.
Konkreettisena esimerkkinä on BDO Tanska, jossa 1 400 työntekijää siirtyi skannauksesta ja jälkikäteen tehtävästä kirjaamisesta reaaliaikaiseen mobiilikirjaamiseen. Kuten BDO:n Consultant vanhempi Consultant Nina Hjorthmose kuvailee:
”Nyt he voivat helposti ottaa kuvan kuitistaan ja täyttää kulukorvaushakemuksen heti paikan päällä.”
3) Automaation on katettava muutkin kuin omakustanteiset kulut
Käytännössä omakustanteiset kulut, yrityskorttiostokset ja saapuvat laskut ovat kaikki yhteydessä toisiinsa. Jos laskujen tiedot on edelleen syötettävä manuaalisesti, pullonkaula vain siirtyy toiseen vaiheeseen. Siksi laskut tulisi vastaanottaa digitaalisesti, lukea automaattisesti ja ohjata digitaalisen hyväksymisprosessin läpi ennen niiden kirjaamista ERP-järjestelmään.
Samalla ajatiedot ovat tulleet pakollisiksi monissa organisaatioissa. Kun työajat, poissaolot ja lepoajat on dokumentoitava, on järkevää yhtenäistää tietopohja, jotta taloushallinto ja henkilöstöhallinto voivat käyttää samoja jäsenneltyjä tietoja – jolloin manuaaliset päällekkäisyydet vähenevät ja kiistat siitä, mitkä luvut ovat oikeita, vähenevät.
Mielenrauhaa kuukausitilinpäätöksen yhteydessä – ja luotettava kirjausketju
Automatisoitu kulujen hallinta ratkaisee haasteet, joita talousosastot kohtaavat viikko toisensa jälkeen: liiallinen hallinnollinen työmäärä, paperipohjaiset prosessit, kadonneet kuitit, hidas hyväksymisprosessi ja tiedon puute.
Edut ovat mitattavissa:
- Hallinnollisen työn kesto lyhenee jopa 80 %
- Varausvalmiit tiedot ERP- ja palkanlaskentajärjestelmän integroinnin kautta
- Mobiilisovellus, jota työntekijät todella käyttävät
Kun kulut, laskut ja työtunnit kirjataan jatkuvasti ja niitä säännellään selkeillä säännöillä, taloushallinto ei vain nopeudu. Saat paremman perustan päätöksenteolle jo kuukauden alkupuolella – sekä kirjausketjun, joka on helppo selittää ilman, että kenenkään tarvitsee etsiä rypistyneitä kuitteja.
