Olen aina ollut kiinnostunut automaatiosta ja digitalisoinnista. Itse asiassa olen omistanut suurimman osan urastani oman yritykseni Acubizin kautta juuri tälle alalle.
Acubizin ydinalueena on prosessi, joka liittyy työntekijöiden luomiin kuluihin. Toisin sanoen pyrimme varmistamaan digitaalisen ja automatisoidun kulun siitä hetkestä, kun kulu syntyy, siihen hetkeen, kun se kirjataan ja tiliöidään? Tähän sisältyvät kaikki asiaan liittyvät oikeudelliset dokumentointivaatimukset, kohdentamisvaihtoehdot, hyväksymisprosessia koskevat vaatimukset, yrityskäytäntöihin liittyvät vaatimukset sekä varsinainen kirjanpitokirjaus.
Tämäntyyppisiin kuluihin liittyvä prosessi on vain yksi monista monista talousprosessien kokonaisuudesta. Tai toisin sanoen yksi osa matkalla kohti digitaalista kirjanpitoa. Tässä blogikirjoituksessa käsittelen saataviin ja velkoihin liittyviä prosesseja ja luettelen muutamia työkaluja, jotka auttavat optimoimaan ja digitalisoimaan. Kyseessä on kaksi taloushallinnon ydinprosessia ja tyypillisesti kaksi kalleinta prosessia - mutta miksi niin monet yritykset luottavat yhä hitaaseen manuaaliseen työhön, kun kyse on osto- ja myyntireskontrasta?
Saamiset
Velallisten hallinnointiin kuuluu monia osaprosesseja, ja siitä tulee nopeasti monimutkainen asia, johon liittyy monia sudenkuoppia, jotka voivat mahdollisesti vahingoittaa yritystä.
Perinteisesti myyntisaatavien käsittelyyn on kuulunut monia manuaalisia tehtäviä, kuten luottokelpoisuuden tarkistaminen, maksujen rekisteröinti ja kirjaaminen, pankkien täsmäytys, maksumuistutukset, ilmoitukset, vastalauseiden käsittely, velkojen perintä jne. Tehokas prosessi kaiken tämän ympärille auttaa optimoimaan kassavirtaa ja parantamaan maksuvalmiutta. Useat tutkimukset osoittavat, että yritykset, joilla on tehokas kassavirta, voivat kasvaa nopeammin ja niiden arvo on yleensä korkeampi. Rahoitusosaston kannalta kassavirran ja maksuvalmiuden hallintaan liittyvä vankka prosessi on siis yksi tärkeimmistä välineistä, joita tarvitaan yrityksen suorituskyvyn parantamiseen.
Myyntireskontran osaston kuollut suora ja digitaalisesti perustuva prosessi ei ole varattu vain suurille organisaatioille. Ei sanota, että kaikki suuret organisaatiot käyttävät sujuvaa, digitaalista ja automatisoitua AR-prosessia, mutta monet voivat parantaa. Mutta se on tarkoitettu myös pienille ja keskisuurille yrityksille, ja siellä on laaja valikoima helposti saatavilla olevia solutions ja markkinoilla olevat palvelut, jotka auttavat kaikenkokoisia yrityksiä siirtymään kohti digitaalista myyntireskontraprosessia.
Olen listannut alla kourallisen esimerkkejä, jotka kannattaa tarkistaa:
- Likvido - Tanskassa kehitetty järjestelmä velallisten hallintaan.
- Tesorio - Amerikkalaispohjainen alusta kassavirran suorituskyvyn optimoimiseksi.
- FarPay - tanskalainen alusta velallisten hallinnointiin.
- Fenerum - myös Tanskassa kehitetty ohjelmisto, joka on suunniteltu erityisesti tilauspohjaisia yrityksiä varten.
- Moneyflow - innovatiivinen alusta, joka tarjoaa laskujen välittömän maksun.
Maksettavat tilit
Samoin kuin se on ilmeistä saatavien hallinnassa, velkojien hallinnointiin liittyy lukuisia osaprosesseja, ja samoin on tärkeitä asioita, jotka on otettava huomioon. Myös velallisten kirjanpitoon liittyvä työ voi sisältää paljon aikaa vievää työtä. Toimittajien laskujen valvontaan ja hyväksymiseen liittyvä prosessi, mukaan lukien sen tarkistaminen, vastaavatko laskun tiedot sitä, mitä on tilattu ja toimitettu, voi viedä tunti toisensa jälkeen. Eikä tämä ajankulutus tapahdu vain talousosastolla, vaan myös muualla organisaatiossa. Lisäksi se, miten valvot maksuja, vaikuttaa myös kassavirtaan ja maksuvalmiuteen.
Kun puhumme ostoreskontran ja velkojien hallinnasta, siellä on myös digitaalisia työkaluja, jotka voivat auttaa automatisoimaan tämän prosessin. Tämäntyyppiset työkalut luokitellaan usein "laskujen hallintaan" ja "hankinnasta maksuun" solutions. Yleensä nämä järjestelmät digitalisoivat ja virtaviivaistavat prosessia ostosta siihen asti, kunnes se on varattu ja maksettu. Toisin sanoen pyytäjältä tilaa tavaroita tai palveluita, osto hyväksytään (ehkä useilla tasoilla) ja kunnes kirjanpito ja maksu on käsitelty. Näihin kategorioihin kuuluvat ohjelmistot tyypillisesti myös digitoivat laskut ja jäsentävät niiden tietosisällön. Kun etsit tällaista ratkaisua, on tärkeää, että tutkit vaihtoehdot perusteellisesti ja varmistat, että järjestelmä vastaa yrityksesi vaatimuksia. Esimerkiksi solutions Se luokitellaan "ostosta maksuun" solutions sopivat parhaiten organisaatioille, joilla on monimutkainen ostoreskontran prosessi.
Olen löytänyt muutamia esimerkkejä mukavista solutions Täällä:
- Palette - ruotsalaisen Palette Software -yhtiön kehittämä, täysin varusteltu osto-maksuratkaisu.
- Acubiz Invoice Management - oma laskujenhallintaratkaisumme, jossa on intuitiivinen mobiilihyväksynnän työnkulku.
- Roger - Tanskassa kehitetty ohjelmisto velkojien hallinnointiin, mukaan lukien hyväksyntä ja maksaminen.
- MediusFlow - ohjelmisto ruotsalaisen Mediuksen digitaaliseen maksuliikenteen automatisointiin.
Kuten alun perin mainitsin, Acubizin ydinalueena ovat työntekijöiden aiheuttamat kulut, jotka liittyvät esimerkiksi matkustamiseen. Sitä kutsutaan myös nimellä Expense Management eli kulujen, maksujen tai matkakulujen käsittely. Useimmissa yrityksissä työ tämän kanssa, on tyypillisesti osa maksettavan kirjanpidon prosessia. Etenkin kulujen hallinnassa digitaalinen palvelu on erittäin järkevä, sillä monet kuitit ovat edelleen klassisessa fyysisessä (paperisessa) muodossa. Olet varmaan myös huomannut, että olen maininnut, että meillä on hyllyssä myös laskujenhallintaratkaisu. Miten niin, saatat miettiä? No, koska varsinainen työnkulku kulukuittien ja toimittajalaskujen hyväksymisessä, kirjanpitoon kirjaamisessa ja kirjanpidossa on hyvin samankaltainen (ellei yritykselläsi ole monimutkaisia vaatimuksia toimittajalaskujen osalta). Siksi käyttäjien ja hyväksyjien kannalta on järkevää hoitaa tehtävät samalla tavalla, tunnistettavan käyttöliittymän kautta.
Digitaalinen ja automatisoitu kirjanpito tarjoaa kilpailuetua
Olen täysin vakuuttunut siitä, että automatisoitu kirjanpito antaa yritykselle kilpailuetua. Yksinkertaisesti se, että jos optimoit kassavirran ja maksuvalmiuden saamisten ja velkojen osalta, saat paremman taloudellisen liikkumavaran. Lisäksi automatisoinnin avulla voit saada aikaan ajallisia säästöjä. Tämä vapauttaa aikaa tuottavaan työhön, joka luo arvoa.
Turvallista matkaa matkalla kohti digitaalista kirjanpitoa.
