Tässä blogikirjoituksessa jatkan siitä, mihin jäin jokin aika sitten, ja käsittelen hieman enemmän ajatusta digitaalisesta kirjanpidosta. Tällä kertaa tarkastelen taloushallinnon toimintojen ulkoistamista. Ulkoistaminen voi itse asiassa olla reitti, jota kannattaa käyttää yrityksille, jotka keskittyvät nopeuttamaan hallinnollisten prosessiensa digitalisointia. On kuitenkin tärkeää, että valitset oikean ulkoistuskumppanin, jos ajattelet ulkoistamista vuorovaikutuksessa teknologian, digitalisoinnin ja automatisoinnin kanssa - sillä jo nyt voin paljastaa, että kaikilla toimittajilla ei ole hyvin mietittyjä teknologia-asetelmia.
Rahoitusosaston ulkoistaminen
Useimmat yritysjohtajat tuntevat ulkoistamisen eri yhteyksissä ja ovat tietoisia siitä, mitä käsite tarkoittaa. Kuten kaikki tiedämme, ulkoistaminen tarkoittaa sitä, että yritys antaa ulkoisen toimittajan hoitaa tietyn joukon tehtäviä. Kyse on tehtävistä, jotka muuten hoidettaisiin yrityksen sisällä. Ulkoistamista käyttävät kaikentyyppiset ja -kokoiset yritykset, ja yhä useammat yritykset harkitsevat ulkoistamista, kun kyse on rahoitustoiminnosta ja sen hallinnollisista tehtävistä.
Perusteluna on se, että yritys haluaa keskittää resurssit ydinalueisiinsa, ja rahoitustoiminnosta voi tulla nopeasti monimutkainen ja vaativa sisäisesti hoidettava. Kun tarkastelemme rahoitustoimintoa, useita osaprosesseja voidaan ulkoistaa. Tyypillisesti kirjanpito ja palkkahallinto ulkoistetaan.
Ulkoistuskumppanin valinta on suurelta osin luottamuskysymys. On selvää, että yrityksen ja ulkoistuskumppanin välille on luotava vahva suhde. Väitän kuitenkin, että on myös muita tärkeitä tekijöitä, jotka on otettava huomioon. Esimerkiksi toimittajan käyttämä teknologia ja se, miten se aktivoi sitä suhteessa asiakkaaseen. Palaan tähän myöhemmin tässä viestissä.
Ulkoistamisen edut
Aika- ja resurssisäästöt ovat kaksi selvää ulkoistamiseen liittyvää etua. Kuten olen jo maininnut, voit yrityksen johtajana keskittää voimavarasi kasvuun, jos annat ulkoisen kumppanin hoitaa yhden tai useamman hallinnollisen tehtävän.
Ulkoistettuun organisaatioon liittyy tietysti kustannuksia, mutta sen etuna on joustavuus työntekijäkustannusten, poissaolojen, lomien, irtisanoutumisten jne. suhteen. Kaikki tämä on ulkoistuskumppanin vastuulla. Lisäksi ulkoistuskokoonpanoa on suhteellisen helppo skaalata ylös- ja alaspäin, mikä on tyypillisesti hyödyllistä kasvuprosessin aikana. Tämä riippuu tietenkin ulkoistuspalveluntarjoajan kyvyistä ja kapasiteetista. Lopputulos on se, että monissa tapauksissa voi olla halvempaa ulkoistaa rahoitustoiminta kuin hoitaa sitä sisäisesti.
Ulkoistaminen ja digitalisointi
Ajatus talousosaston ulkoistamisesta kokonaan tai osittain on siis kasvanut ja muotoutunut. Jos et ole vielä ajatellut digitalisointia ja automatisointia mukaan yhtälöön, suosittelen vahvasti, että teet niin. Kuten olen aiemmin maininnut, sinulla on oltava asiasta mielipide, kun päätät luottaa rahoitustoimintasi ulkoisen kumppanin tehtäväksi. Useimmat ulkoistamisen tarjoajat käyttävät erilaisia digitaalisia työkaluja tehtävän hoitamiseen, ja vielä yksi ulkoistamisen etu on se, että saat pääsyn teknologiaan. On kuitenkin tärkeää, että myyjäsi on valinnut hyllystä oikean solutions .
Sinun ja ulkoistuskumppanisi on yhdessä varmistettava, että digitaalinen kirjanpito otetaan käyttöön. Kun puhumme esimerkiksi ostoreskontrasta, en todellakaan pidä myyjistä, jotka yksinkertaisesti ohjeistavat asiakkaitaan purkamaan kuitit ja muut asiakirjat ilman minkäänlaista rakennetta. Se on tietenkin helppoa sinulle asiakkaana, mutta ulkoistuskumppanillesi syntyy kasoja ja pullistumia, ja yksi seuraus on, että numeroiden raportointi viivästyy. Toisin sanoen et pysty ohjaamaan liiketoimintaasi ajantasaisten taloudellisten tietojen perusteella. Enkä voi suositella sitä.
Ei, oikea tapa toimia on, että ulkoistuskumppanisi antaa intuitiiviset digitaaliset työkalut käyttöösi. Työkaluja, joita "etulinjan" työntekijäsi on helppo käyttää. Työkaluja, joiden avulla on helppo hallita kuitteja, laskuja, kuluja, maksuja, maksuja, hyväksyntää, työajan ja poissaolojen rekisteröintiä jne. ensimmäisenä tapahtumana. Tämän jälkeen ulkoistuskumppanisi huolehtii asianmukaisesta kirjanpidosta ja laskennasta, kulujen selvittämisestä, yrityskorttitapahtumien täsmäyttämisestä, alv-raportoinnista, palkkahallinnosta, lomakirjanpidosta jne.
Kyse on siitä, että yrityksesi ja ulkoistuskumppanisi välille on luotava digitaalinen ketju liiketoiminnasta kirjanpitoon. Tämän suuri etu on se, että saat käyttöösi paljon tarkempia ja ajantasaisempia taloudellisia tietoja yrityksestäsi.
Minulla on muutamia ehdotuksia myyjille, jotka toimivat digitaalisella ajattelutavalla:
- Amesto - laajasti kattava pohjoismainen rahoitusalan BPO-palvelujen, teknologian ja hallinnon tarjoaja.
- - 1-Office - Tanskalainen talous- ja hallintopalvelujen tarjoaja.
- Basico - Tanskalainen konsulttiyritys, joka tarjoaa myös BPO-palveluja rahoitusalalla.
- Inforevision - Tanskalainen tilitoimisto, joka tarjoaa myös yrityspalveluja, esimerkiksi kirjanpitoa ja palkanlaskentaa.
Lisäksi voin mainita muutamia edistyksellisiä suomalaisia ystäviämme:
- Integrata - suomalainen palkkahallinnon ja HR-palveluiden tarjoaja
- Staria - maailmanlaajuinen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen tarjoaja.
Yhteenvetona voidaan siis todeta, että talousosaston ulkoistaminen voi säästää aikaa, rahaa ja resursseja. On kuitenkin ratkaisevan tärkeää, että teet yhteistyötä kumppanin kanssa, joka toimii digitaalisella ajattelutavalla ja antaa käyttöösi vankat digitaaliset työkalut. Työkaluja, jotka voivat helpottaa talousprosessien täydellistä digitalisointia.
