Tässä blogikirjoituksessa jatkan taloushallinnon prosessien digitalisointiin ja automatisointiin liittyvien trendien tarkastelua. Se on ala, jolla näemme nopeaa kehitystä teknologian osalta, joka mahdollistaa tämän. Monet rahoitusalan prosessit soveltuvat hyvin digitalisointiin ja automatisointiin. Tämä johtuu siitä, että niille on usein ominaista rakenne, säännöt ja toistuvuus. Toisin sanoen suuri osa käsiteltävistä tiedoista on suhteellisen helposti jäsenneltävissä, ja monet niiden hallintaan käytettävät prosessit perustuvat periaatteessa sääntöihin.
On kuitenkin syytä huomata, että asiat voivat muuttua monimutkaisiksi, ja se liittyy siihen käytäntöön, jota tietty organisaatio noudattaa rahoitusprosesseissaan. Toisin sanoen tietyn kirjanpito- ja laskentakäytännön kanssa. Se tarkoittaa, että sinun on oltava tarkkaavainen, kun alat digitalisoida ja automatisoida taloushallinnon prosesseja. Jos tarkastelen esimerkkinä kulukuitteihin ja kululaskuihin liittyvää prosessia, niin kaukana ovat kaikki digitaaliset työkalut kulujen hallintaan, kuittien käsittelyyn tai laskujen hallintaan, jotka voivat support juuri sinun yrityksesi tapaa tehdä asioita.
Keskity aluetuntemukseesi
Sovellukset, jotka auttavat sinua kehittämään digitaalisia ja automatisoituja talousprosesseja, voivat merkitä yrityksellesi paljon. Ne voivat esimerkiksi auttaa vähentämään manuaalisiin ja toistuviin tehtäviin kuluvaa aikaa ja samalla parantaa tuotoksen laatua ja tarkkuutta. Haluat vain varmistaa, ettet hämäänny kaikesta myyntipuheesta ja kultaisista lupauksista, jotka koskevat erilaisten uusien ja älykkäiden järjestelmien ominaisuuksia ja joissa luvataan tehdä kaikki ilman vaivaa. Tosiasia nimittäin on, että liian monissa tapauksissa järjestelmien todelliset kyvyt support organisaatiosi erityiseen työskentelytapaan ovat rajalliset. Siksi teidän on aina muistettava, että organisaatioonne kertynyttä ainutlaatuista toimialatietämystä ei unohdeta. Tällä alalla, josta tässä keskustelemme, kyse on puhtaasta rahoituskohtaisesta tietämyksestä sekä yrityskohtaisesta tietämyksestä, kun on kyse kirjanpitoperiaatteista ja kirjanpitokäytännöistä kirjanpidon alalla. Tällä alalla ei ole suositeltavaa tehdä kompromisseja, jos minulta kysytään. Siitä huolimatta ei ole koskaan pahitteeksi antaa itsensä kyseenalaistaa sitä, miten esimerkiksi järjestelmä- tai ohjelmistotoimittaja tekee asioita - mutta sen ei pitäisi tapahtua hinnalla millä hyvänsä.
Tuetaanko vai heikennetäänkö liiketoimintaasi?
Kun päätät investoida ohjelmistoon, joka auttaa digitalisoinnissa ja automatisoinnissa, on tärkeää, että olet perusteellinen selvittäessäsi, voiko ohjelmisto support liiketoimintaasi täysin hyödyntää. Jos pysymme esimerkissä, jossa käytetään kulujen ja kuittien hallintaan tarkoitettuja työkaluja ja yrityksesi toimii useilla taloudellisilla ulottuvuuksilla, valitsemasi työkalun pitäisi luonnollisesti olla support . Voi myös olla, että kulujen ja laskujen työnkulun on oltava dynaaminen kirjausten tai valittujen ulottuvuuksien arvojen perusteella. Esimerkkinä voisi olla, että työntekijä liittää kulutapahtuman tiettyyn projektiin, ja tämä käynnistää hyväksymisprosessin, jossa tietyn projektipäällikön on hyväksyttävä kulu eikä esimiehen, joka normaalisti hyväksyy kulut. Tässä tapauksessa sinun pitäisi kysyä itseltäsi (ja ohjelmistotoimittajalta), voidaanko erityistä ulottuvuusrakennettasi tukea. Jos näin ei ole tai jos myyjä näyttää isolta kysymysmerkiltä, kun kysyt kysymyksen, sinun on todella harkittava, haluatko tehdä kompromisseja vai onko parempi etsiä toinen myyjä.
Jos valitset kompromissin, on vaarana, että ratkaisun toteuttamisen toivotut vaikutukset ja hyödyt jäävät saavuttamatta. Tämä tarkoittaa, että joudut käyttämään huomattavia resursseja tietojen jälkikäteiseen käsittelyyn ja jää siten vaille tehokkuushyötyjä. Pahimmassa tapauksessa kompromissi tarkoittaa jopa sitä, että alat heikentää omaa liiketoimintaasi, koska asetat toimialatietämyksesi ja siitä johdetut vaatimukset toissijaiseen asemaan ja alat toteuttaa ohjelmistoa sen rajoituksista huolimatta (olitpa tietoinen tai et). Tässä esimerkissä, jossa puhumme kulujen ja kuittien käsittelystä, se, että uhraat kyvyn esimerkiksi linkittää tapahtumat taloudellisiin ulottuvuuksiin, tarkoittaa, että sinun on vaikea tehdä yksityiskohtaista raportointia ja saada käsitys toimintasi taloudellisesta suorituskyvystä. Tämä voi tulla nopeasti kalliiksi.
Rotunsa paras vastaa parhaita olosuhteita
Ymmärrän asian oikein: jos kirjanpitokäytäntösi on vain vähänkin monimutkainen, sinun kannattaa etsiä parhaita tuotteita solutions support taloustoiminnon digitalisointiin. Kun puhumme kulujen hallinnasta, on selvää, että joitakin solutions on hyvin vaikea vertailla, vaikka ne periaatteessa hyödyntävät samaa prosessia. Otetaan esimerkiksi palkka- ja palkanlaskentajärjestelmien sisäänrakennettu kuluraportointitoiminto tai tiettyjen yritysten maksukorttitoimittajien sovellukset, jotka mahdollistavat tapahtumien dokumentoinnin. Tällaisissa asioissa et vain saa tarvittavia vaihtoehtoja taloudellisten ulottuvuuksien tai työnkulkujen konfigurointiin, jotta ne sopisivat toimintaasi. Jos tällaisia solutions -sivustoja verrataan todellisiin parhaimpiin kustannusten hallintaan tarkoitettuihin solutions -sivustoihin, voidaan kai sanoa, että se on kuin vertaisi talousjärjestelmää Excel-taulukkoon.
