Kirjanpito- ja laskentaprosessien digitalisointi ja automatisointi on trendi, jolla on taatusti pitkä elinkaari. Olen aiemmin blogannut aiheesta eri näkökulmista, ja tosiasia on, että organisaatioiden hallinnollisten prosessien digitalisoinnilla saavutetaan valtava määrä hyötyjä.
Digitalisaation ja automaation tiellä eteneminen tarkoittaa uusien ohjelmistotyökalujen ja uusien työskentelytapojen käyttöönottoa. Ja jokainen, joka on yrittänyt ottaa käyttöön uuden ohjelmistoratkaisun organisaatiossa, voi sanoa, että kaikkein hermoja raastavinta on se osa, joka koskee ohjelmiston käyttöönottoa työntekijöiden keskuudessa. Pitävätkö he siitä vai eivät?
Tässä blogikirjoituksessa tarkastelen käyttäjäkeskeisyyden ja vankan käyttäjäkokemuksen - tai lyhyesti UX:n - merkitystä. Usko minua, se on erittäin tärkeää!
Miksi digitalisoida ja automatisoida kirjanpito ja kirjanpito?
Asetetaanpa aluksi näyttämö. Digitalisoinnin edut ja hyödyt ovat, kuten mainittu, lukuisat. Korkean tason näkökulmasta hyötyjä ovat tuottavuuden lisääntyminen, virheiden väheneminen, resurssien parempi käyttö ja tarkemmat tiedot raportointia ja analysointia varten. Paradoksaalista kyllä, tosiasia on kuitenkin se, että monet epäröivät digitalisointityön aloittamista.
Yksi syy tähän on edellä mainittu hermostuneisuus, joka liittyy uuden ohjelmiston käyttöönottoon ja jo toimivan prosessin muuttamiseen. Päätöksentekijät yksinkertaisesti pelkäävät, että käyttäjät eivät ota käyttöön uutta teknologiaa, jota tarvitaan support digitalisointiprosessin toteuttamiseen, eivätkä näin ollen pysty hyödyntämään odotettuja hyötyjä. Toisaalta voi myös sanoa, että he eivät myöskään hyödynnä mitään hyötyjä, kun he istuvat ja hermoilevat prosessin muuttamista. Joka tapauksessa huoli on itse asiassa todellinen, sillä käyttäjien hyväksyntä on ratkaisevan tärkeää uuden ohjelmiston onnistuneen käyttöönoton kannalta.
On todistettu, että hyvä käyttäjäkokemus voi merkittävästi edistää odotettujen hyötyjen saavuttamista. Kun valitset ohjelmistoa support digitointihankkeeseen, on todella hyvä idea ottaa käyttäjäkokemus mukaan tärkeäksi arviointiparametriksi.
Käyttäjäkeskeinen kehitys
Ohjelmistokehitykseen voi suhtautua monella tavalla, mutta uskon todella siihen, että käyttäjät ja käyttäjäkokemus on asetettava etusijalle kaikessa kehitystyössä. Se vaatii enemmän resursseja, koska se tarkoittaa panostusta kaikkien niiden käyttäjien tarpeiden ja vaatimusten ymmärtämiseen, joiden on määrä työskennellä ohjelmiston kanssa päivittäin.
Jos puhumme erilaisista prosesseista rahoitustoiminnossa, joidenkin järjestelmien käyttäjinä ovat yksinomaan taloushallinnon ammattilaiset, mutta toisilla järjestelmillä on käyttäjiä myös muissa työntekijäryhmissä koko organisaatiossa. Tämä tarkoittaa, että voimme puhua suuresta työmäärästä, joka liittyy eri käyttäjätyyppien kartoittamiseen ja ymmärtämiseen, ja sen jälkeen sellaisen käyttäjäkokemuksen suunnitteluun, joka on sopiva kaikille käyttäjille. Eikä tässä voi tehdä oikoteitä - voin todistaa sen.
Käyttäjäkeskeisyyden puutteesta on itse asiassa monia esimerkkejä, kun tarkastelemme eri ohjelmistoja solutions ja support talousprosesseja. Oma suosikkiesimerkkini on toiminnanohjaus- ja rahoitusjärjestelmät. Ne on kehitetty siten, että taloushallinnon ammattilaiset ovat ensisijainen kohderyhmä, mutta tietyillä lisämoduuleilla on muitakin käyttäjätyyppejä kohderyhmänä. Tällainen voi olla esimerkiksi toimittajalaskujen hallintaan tarkoitettu moduuli, kulujen hallintaan tarkoitettu moduuli tai projektituntien rekisteröintiin tarkoitettu moduuli. Usein toiminnanohjaus- ja taloushallintojärjestelmien kehittäjät unohtavat tämän, jolloin käyttökokemuksesta tulee huono. Ei myöskään ole vaikea kuvitella, että asiat menevät pieleen, kun kirjanpitäjälle suunniteltu käyttökokemus osuu myyntiedustajalle.
Monissa tapauksissa juuri erikoistuneet Best-of-Breed-ohjelmistot solutions voivat tarjota erilaista käyttäjäkeskeisyyttä, koska myyjä on panostanut siihen.
Käyttöliittymä vaikuttaa käyttäjäkokemukseen.
Käyttäjäkokemuksessa on luonnollisesti useita elementtejä, jotka korkean tason näkökulmasta katsottuna keskittyvät käyttäjien ongelman ratkaisemiseen. Tästä huolimatta käyttöliittymä on erittäin tärkeä osa käyttäjäkokemusta. Jos puhumme mobiilisovelluksesta, kyse on navigointiin käytettävien näyttöjen visuaalisesta suunnittelusta, ulkoasusta, painikkeista, värimaailmasta, fontista, animaatioista, valikoista ja niin edelleen.
Jos käyttöliittymä on sekava, vaikeasti navigoitava tai jopa visuaalisesti epämiellyttävä, se merkitsee ongelmia käyttäjien omaksumisessa. Toisaalta, jos käyttöliittymä on intuitiivinen, itsestään selvä, helppokäyttöinen ja visuaalisesti houkutteleva, käyttöliittymän omaksuminen on paljon sujuvampaa.
The Acubiz Way
The Acubiz Way on termi, joka kattaa koko Best Practice -lähestymistapamme kulujen hallintaan. Tärkeä osa The Acubiz Way -palvelua on käyttäjien tilojen ymmärtäminen. Kulujenhallintaprosessi on ankkuroitu taloustoimintoon, mutta se on samalla prosessi, joka ulottuu organisaation muihin osiin ja siten myös muihin käyttäjiin. Tämä johtuu siitä, että kulut käynnistetään siellä. Siksi ohjelmistotyökalut on kehitettävä näiden käyttäjien lähtökohdista. Tämä fokus on ollut kehitystyömme johtotähtenä jo vuosia, ja olemme panostaneet huomattavan paljon resursseja "tämän asian oikeaan hoitamiseen".
Hyvin suunniteltu ja harkittu käyttäjäkokemus lisää epäilemättä merkittävästi käyttöönoton onnistumisprosenttia. Ja kuten aiemmin mainitsin, käyttäjäkokemuksen ja käyttöliittymän laadukas suunnittelu vie paljon resursseja - lähestyimme sitä miten tahansa. Toisin sanottuna tällä on hintansa. No, ja aivan kuten monilla muillakin aloilla, hinta ja laatu kulkevat käsi kädessä myös täällä.
Tiimini on muuten kirjoittanut e-kirjan ohjelmistojen toteuttamisesta. Se kattaa kaikki prosessin osa-alueet, myös käyttäjäkeskeisyyden merkityksen. E-kirjan voi ladata ilmaiseksi.
Onnea kirjanpitosi digitalisointiin.
