Haluatko tietää lisää miksi sinun kannattaa automatisoida laskujen käsittely? Lue täältä.
Automatisoinnin edut
- Lisää tehokkuutta ja säästää aikaa
- Tarjoaa suuremman tarkkuuden ja vähemmän virheitä
- Vähentää kustannuksia
- Vapauttaa työntekijöitä muihin mielekkäisiin tehtäviin
- Tekee siitä joustavan ja helposti skaalautuvan
- Kerää tietoja ja tarjoaa arvokkaita näkemyksiä
Miten se tehdään - askel askeleelta
On yksi asia puhua siitä. On eri asia tehdä se käytännössä. Tässä on viisi vaihetta, jotka sinun on käytävä läpi automatisoidaksesi laskujen käsittelyn.
Vaihe 1: Laskujen digitaalinen vastaanotto
Laskutusprosessi alkaa heti, kun lasku saapuu. Voit säästää paljon aikaa ja välttää vaivaa, jos automatisoit kuittauksen.
- Pyydä toimittajiasi lähettämään laskut EHF-muodossa. Se takaa oikean rakenteen ja helpottaa tietojen lukemista.
- Käytätkö yhä PDF:ää tai paperia? Compello käyttää tekoälyä kaikenlaisten laskujen skannaamiseen ja tulkintaan - jopa 99,6 prosentin tarkkuudella.
- Järjestelmä poimii automaattisesti tiedot, kuten summat, KID-tiedot, tilinumerot, laskun päivämäärät ja laskunumerot, eikä niitä tarvitse syöttää manuaalisesti.
Vaihe 2: Automaattinen validointi ja hyväksyntä
Kun lasku on vastaanotettu, se on validoitava ja hyväksyttävä. Tämä prosessi aiheuttaa usein pullonkauloja, mutta se voidaan automatisoida pitkälle.
- Set up “smart rules” to automate validation. For example: “If supplier = X and amount < 5,000 kr. → send directly for approval.”
- Käytä ominaisuuksia, kuten sarjahyväksyntää ja summarajoja, jotta laskut menevät automaattisesti oikeille henkilöille organisaatiossa.
- Hyväksynnät voivat tapahtua suoraan mobiililaitteella, joten se ei muodostu pullonkaulaksi, jos joku on lomalla tai työskentelee kotoa käsin.
Vaihe 3: Postitus ja täsmäytys
Nyt lasku on kirjattava ja postitettava - tämä on osa-alue, jolla automaatio voi lyhentää käsittelyaikaa jopa 70 prosenttia.
- Käytä PO-match-toimintoa laskujen ja ostotilausten yhteensovittamiseen aina rivitasolle asti.
- Viittaustarkastusten avulla voit esimerkiksi yhdistää laskun ajoneuvon rekisterinumeroon, tehonumeroon tai tiettyyn hankkeeseen.
- Tekoälyn avulla tapahtuva automaattinen kirjanpito valitsee automaattisesti oikean tilin historiatietojen perusteella. Se säästää sekä aikaa että korjausvirheitä.
Vaihe 4: Integrointi toiminnanohjaus- ja rahoitusjärjestelmien kanssa
Vahva integraatio laskuratkaisun ja taloushallinnon järjestelmän välillä varmistaa, että automatisointi ei pysähdy hyväksymiseen vaan jatkuu aina kirjaamiseen asti.
- Compellolla on yli 40 integraatiota, muun muassa Microsoftin, Visman, SAP:n ja 24SevenOfficen kanssa.
- Käytä API-integraatioita varmistaaksesi reaaliaikaiset päivitykset ja välttääksesi tiedostojen vaihdot, kaksinkertaiset kirjaukset ja versiointiongelmat.
- Kun lasku on hyväksytty ja lähetetty, se lähetetään automaattisesti ERP-järjestelmään ilman, että kenenkään tarvitsee liikuttaa sormeaan.
Vaihe 5: Jatkuva arviointi ja optimointi
Automaatio ei ole vain jotain, jota toteutetaan kerran. Se vaatii jatkuvia mukautuksia, jotta saavutetaan yli 90 prosentin automaatiotaso, jonka tehokkaimmat yritykset saavuttavat.
- Seuraa automaatioastetta kojelaudan avulla. Se näyttää, kuinka suuri osa prosessista toimii automaattisesti ja missä on parantamisen varaa.
- Mittaa käsittelyaika, virhetasot ja pullonkaulat. Käytä tietoja sääntöjen, päätietojen tai toimittajamuotojen mukauttamiseen.
- Päivitä jatkuvasti työnkulkujasi ja standardoi laskumuodot pyytämällä toimittajia lähettämään EHF-asiakirjat.
Haluatko kokea sen käytännössä?
Europris saavutti 93 prosentin automaatiotason noudattamalla edellä mainittuja vaiheita, mikä vapautti talousosaston arvokasta aikaa tärkeämpiin tehtäviin.
Ota meihin yhteyttä alla, jos haluat automatisoida laskujen käsittelyn ja saavuttaa samanlaisia tuloksia!
Ota yhteyttä
Haluatko tietää lisää?
Täytä lomake, niin näet, miten Acubiz voi hyödyttää yritystäsi, ja saat vastauksia kaikkiin kysymyksiisi.
