Intuitiivista käyttöliittymää pidetään usein vain mukavana lisäominaisuutena. Käytännössä se on kuitenkin edellytys sille, että digitalisaatio tuo todellista lisäarvoa taloushallintoon.
Jos ratkaisu vaatii liikaa selittämistä, seurauksena on yleensä myöhästynyt rekisteröinti, kiertotapoja hyväksymisprosesseissa ja jälleen yksi kohta, jossa tietoja on korjattava manuaalisesti.
On syytä muistaa, että monet talousjohtajat pitävät digitalisaatiota ensisijaisena tavoitteenaan. Tämä tavoite toteutuu kuitenkin vain, jos ratkaisua voidaan hyödyntää koko organisaatiossa – ei pelkästään talousosaston kokeneiden käyttäjien keskuudessa.
Tässä on kolme selkeää merkkiä siitä, että kulujenhallintaratkaisusi on riittävän helppokäyttöinen päivittäisiin taloushallinnon toimintoihin:
- Se auttaa työntekijää toimimaan oikein juuri silloin, kun kulu syntyy
- Se tekee hyväksynnästä ja valvonnasta suoraviivaista ilman, että vaarannetaan säännösten noudattamista ja kirjausketjua
- Se tarjoaa suoraan kirjanpitoon valmiita tietoja, joten analysointia ja raportointia ei tarvitse aloittaa Excelistä
1. Työntekijä voi rekisteröityä paikan päällä
Tyypillinen ongelma on, että kulukorvaushakemukset kirjataan vasta kuukauden lopussa. Tämä antaa vääristyneen kuvan kauden kulutuksesta ja aiheuttaa tarpeettoman pullonkaulan taloushallinnossa.
Siksi mobiilirekisteröinti ei ole pelkkä ominaisuus. Se on keino saada käyttäytyminen tapahtumaan juuri oikealla hetkellä – kun kuitti on vielä käsillä ja meno on tuoreena mielessä.
BDO Tanska siirtyi hankalasta kuittien tallennus- ja skannausprosessista reaaliaikaiseen kirjaamiseen sovelluksessa. Kuten BDO:n Consultant vanhempi Consultant Nina Hjorthmose toteaa:
”Nyt he voivat helposti ottaa kuvan kuitistaan ja täyttää kulukorvaushakemuksen heti paikan päällä.”
Juuri tällainen kitka ratkaisee, noudatetaanko menettelyä käytännössä.
2. Johtajat voivat hyväksyä asiat nopeasti ja virheettömästi
Monet talousosastot kamppailevat hitaiden ja hankalien hyväksymisprosessien kanssa. Intuitiivisen ratkaisun avulla hyväksyminen sujuu helposti ja oikein – myös silloin, kun esimies on matkoilla.
Tämä on toistuva ongelma asiakastapauksissa. Morsø Jernstøberi siirtyi loputtomista rekisteröintivaiheista yhteen ainoaan yhdistettyyn maksutapahtumaan, joka voidaan hyväksyä yhdellä napautuksella matkapuhelimella. KAB:ssa manuaalinen prosessi, jossa tapaukset kasaantuivat, korvattiin muutamassa sekunnissa suoritettavalla digitaalisella rekisteröinnillä – mikä paransi suoraan budjetin seurantaa.
Myös Acubizin oma Proof of Concept -kysely osoittaa, että ratkaisua valittaessa tärkeimpänä prioriteettina oli käyttäjäystävällinen sovellus. Tämä vastaa hyvin tuttua todellisuutta: paperit, kadonneet kuitit, myöhästyneet rekisteröinnit ja liian monet manuaaliset vaiheet liittyvät usein läheisesti toisiinsa.
3. Tiedot siirtyvät eteenpäin ilman ylimääräistä puhdistusta
Talousjohtajalle ja taloushallinnon johtajalle tavoitteena ei ole pelkästään helppo kirjanpito. Tavoitteena on käyttökelpoista tietoa – kirjanpitoon valmista, johdonmukaista ja täydellisen kirjausketjun sisältävää tietoa.
Siksi on järkevää ottaa käyttöön yhtenäinen kulujen käsittelyprosessi: rekisteröinnistä hyväksymiseen ja kirjaamiseen asti, integroituna ERP-järjestelmään ja palkanlaskentaan, jotta talousosaston ei tarvitse syöttää samoja tietoja useaan eri paikkaan.
Jos myös toimittajien laskujen käsittelyssä on pullonkauloja, ratkaisut, joissa laskut tulkitaan automaattisesti ja hyväksyntäprosessit hoidetaan digitaalisesti, voivat vähentää manuaalista syöttötyötä ja virheitä. Ja kun työajan kirjaaminen on lakisääteinen vaatimus, on hyödyllistä integroida dokumentointi ja seuranta samaan mobiilisovellukseen kuin muu kirjaamisprosessi.
Kuten Marketing Director Martin Eriksen toteaa: Ratkaisun ei pitäisi tuntua ”sovellukselta”, vaan infrastruktuurilta, joka poistaa kitkaa talousprosesseista.
Kun käyttöliittymä on intuitiivinen, työ siirtyy lähemmäksi sen lähdettä – työntekijää ja hyväksyjää – ja taloushallinto saa aikaa takaisin.
Rauhallinen mieli kuukausitilinpäätöksessä alkaa jo päivittäisessä toiminnassa
Intuitiivisen kulujenhallintaratkaisun toimivuutta voidaan käytännössä arvioida yhden tekijän perusteella:
Helpottuvatko rekisteröinti, hyväksyntä ja julkaiseminen päivittäisessä toiminnassa – ilman, että valvonta ja säännösten noudattaminen heikkenevät?
Jos prosessissanne on edelleen kyse fyysisistä kuitteista, myöhästyneistä rekisteröinneistä ja manuaalisista korjauksista, syynä ei yleensä ole haluttomuus. Ongelmana on työnkulku, joka ei tue käyttäjiä riittävästi.
Kun suunnittelu ja käytäntö toimivat yhdessä, hyödyt ovat konkreettisia: hallinnollinen työ vähenee, virheitä syntyy vähemmän ja taloudellinen tilanne on selkeästi näkyvissä, minkä perusteella voidaan toimia vielä silloin, kun päätökset ovat ajankohtaisia.
