Yhdistämällä yrityksen luottokortit ja automaation Acubiz on poistanut tarpeen tarkistaa tarpeettomasti lainsäädännön ja yrityksen kotimaisten käytäntöjen mukaisia kuluja.
Vanha kunnon matkakustannusraportti, joka yrityksen on hyväksyttävä onnistuneen työmatkan jälkeen, on pian historiaa.
Tämä ei koske ainoastaan perinteistä, manuaalista selvitystä Excel-taulukoiden ja kuittipinojen avulla Münchenin matkalta. Se koskee myös uudempaa digitaalista selvitystä, jossa on sähköisessä muodossa oleva visuaalinen dokumentaatio - usein älypuhelimella kuvattuja kuitteja. Tanskalainen fintech-yritys Acubiz on luottokorttitietojen käytön ja automatisoinnin avulla vienyt kehityksen seuraavalle tasolle, joten sähköisessä muodossa olevien visuaalisten asiakirjojen hyväksyminen on usein täysin tarpeetonta.
Acubiz kutsuu sitä "Fast Trackiksi", kun kulut voidaan kirjata kirjanpitoon automaattisesti ja reaaliaikaisesti, koska ne täyttävät kaikki lakisääteiset vaatimukset sekä yrityksen kulukäytännöt.
"90 prosenttia asiakkaistamme käyttää Fast Trackia, josta on tullut meille uusi standardi, kun taas perinteiset matkakustannusraportit digitaalisine asiakirjoineen kuuluvat jo menneisyyteen. Fast Track ja perinteinen matkakustannusraportti voidaan kuitenkin edelleen yhdistää aina, kun se on järkevää", sanoo Acubizin CSO Kim Pawrup.
Suora kirjanpito
Acubizin avulla kuitit voidaan maksaa kahdella tavalla: perinteisellä työntekijän maksulla käteisellä tai omalla kortilla tai maksuna yrityksen luottokortilla. Ensimmäinen vaihtoehto edellyttää talousosaston jälkikäteistä hyväksyntää. Monet yritykset kuitenkin asettavat kulujen maksamiseen pikkurahaa, jotta aikaa ei kulu turhaan tarkistamiseen. Toinen vaihtoehto on digitaalinen, ja se voidaan automatisoida kirjanpitosäännösten, verosääntöjen ja yrityksen omien käytäntöjen mukaisesti.
"Digitaalinen jälki kertoo, missä yrityskorttia on käytetty, kuinka paljon rahaa on käytetty, mitä valuuttaa on käytetty ja milloin tapahtuma on suoritettu. Tiedot mahdollistavat hyväksynnän ja kirjanpidon automatisoinnin, sillä jos sovelluksessa vahvistetaan tiedot sähköisen jäljen perusteella, monet asiat voidaan jo rastittaa. Voimme toki edelleen määrittää ratkaisun niin, että otat kuvan ja liität dokumentit manuaalisesti. Kun työntekijä vahvistaa oston, joka kuuluu menorajojen ja käyttötarkoitusten kriteereihin, jotka yritys on itse määrittänyt järjestelmässä, on relevanttia kysyä, tarvitseeko useampien henkilöiden katsoa tätä dokumentaatiota. Sen sijaan se voidaan kirjata suoraan yrityksen talousjärjestelmään, joka on integroitu ratkaisuun. Joissakin paikoissa paikallinen lainsäädäntö edellyttää alkuperäisen kuitin säilyttämistä, mutta useimmat ratkaisumme käyttäjät voivat heittää kuitin pois, kun se on rekisteröity", Kim Pawrup selittää.
Monet yritykset tarkastavat kulut pistokokein kustannuslajeittain. Esimerkiksi kymmenen prosenttia automaattisesti kirjatuista kuluista tarkastetaan pistokokein.
Sähköinen jälki
Vaikka käteisellä maksettujen kulujen kuitti voi vaatia visuaalista tarkastusta, jotta se voidaan hyväksyä, yrityksen luottokorttien tapahtumien tarkastaminen voidaan tehdä täysin digitaalisesti. Kun työntekijä käyttää yrityksen luottokorttia, on helppo havaita maksutapahtumat, jotka rikkovat yrityksen matkustussääntöjä tai saattavat olla jopa laittomia. Jos työntekijä ei vahvista asiakirjojen sisältöä ja käyttötarkoitusta, sovellus pyytää niitä heti, kun tapahtuma on suoritettu.
Virheellisesti luokiteltu kulu saadaan selville, kun sen dokumentaatio verrataan sähköiseen jäljitykseen, joka johtaa takaisin paikkaan, jossa korttia on käytetty. Kaikissa paikoissa, joissa voit käyttää luottokorttia, on rekisteröity toimialakoodi (ns. MCC-koodi), joka yksilöi kauppiaan tyypin.
"Siirrymme prosessiin, kun rahat on käytetty, mutta näemme heti, onko rahat käytetty väärin, ja voimme ilmoittaa siitä reaaliaikaisesti yrityksen hyväksyjälle. Yritys voi jopa asettaa rajoituksia sille, mihin MCC-koodeihin korttia voi käyttää."
Dynaaminen matkustuspolitiikka
Yritys voi räätälöidä Acubiz-ratkaisunsa omien erityisvaatimustensa mukaan. Se voi valita, että tietyntyyppiset kulut kirjataan automaattisesti, kun taas toiset tarvitsevat vielä hyväksynnän. Yritys voi myös määritellä erityisiä sääntöjä kullekin työntekijälleen.
"Voit asettaa monia erilaisia riippuvuuksia, ja kaikessa on kyse siitä, että yrityksessä ei tuhlattaisi tarpeettomasti resursseja. Voit välttää ajan kuluttamisen sellaisten asioiden tarkasteluun, jotka ovat jo valmiiksi annettuja. Yrityksen luottokorttien ja automaation yhdistelmä vahvistaa kirjanpitoa ja sääntöjen noudattamista, ja yrityksen matkustuspolitiikasta tulee dynaaminen työkalu käyttäytymisen säätelyyn - ja kaikki tämä tapahtuu reaaliajassa."
Tietoja Acubizista
Olemme erikoistuneet matkakulujen, kuluraporttien, toimittajalaskujen, kilometrikorvausten, kulukorvausten, työajan rekisteröinnin jne. digitaaliseen käsittelyyn. Olemme perustettu vuonna 1997, ja tällä hetkellä meillä on asiakkaita 43 maassa. Acubizia käyttävät monenlaiset organisaatiot yhden miehen yrityksistä, joissa on yksi käyttäjä, suuryrityksiin, joissa on 15 000 käyttäjää. Meillä on sopimukset kaikkien yritysluottokorttien tarjoajien kanssa. Lisäksi Acubiz mahdollistaa ulkomaisen arvonlisäveron automaattisen palautuksen.
