Kuittien ja tietojen valmistelu ja jäsentely
Aloitan määrittelemällä, mitä "kirjanpitoa edeltävä kirjanpito" on. Termi viittaa kaikkeen työhön, joka on tehtävä ennen kuin varsinainen kirjanpito/kirjanpitoprosessi voi alkaa. Toisin sanoen puhumme siitä tylsästä työstä, joka liittyy kuittien, kulujen, matkakulujen, aikarekisteröintien, kilometrikorvausten jne. keräämiseen, kirjaamiseen, rikastamiseen ja hyväksymiseen. Sitä voidaan siis kuvata kuittien ja tietojen valmisteluksi ja jäsentämiseksi ennen kuin kirjanpito voidaan aloittaa.
Vastuu tällaisesta työstä on yleensä yrityksen työntekijöillä eikä talousosastolla.
Talousosasto on kuitenkin erittäin luotettava "ennakkokirjanpidosta", koska siellä varmistetaan kirjanpitoprosessin asianmukainen ja tarvittava dokumentaatio. Finance Työntekijöillä on yleensä oltava tietty määrä kärsivällisyyttä, koska yrityksen kollegat eivät aina ole jäsenneltyjä "esikirjanpidon" työnsä ympärille. Talousfunktion kyky suorittaa nopea, tarkka ja tehokas kirjanpitoprosessi riippuu siitä, että muut toimittavat dokumentaation sekä oikea-aikaisesti että oikeanlaatuisesti. Jos olet vastuussa talousfunktiosta tai työskentelet sellaisessa, sinun on kysyttävä itseltäsi, voitko elää sen kanssa, ettet hallitse tätä?
Läheskään jokaisessa organisaatiossa on asialistalla tauko tehottomasta "ennakkotilinpäätösprosessista". Ja tämä siitä huolimatta, että on selvää, miten arvokasta se on niille, jotka ovat jo ottaneet käyttöön automatisoidun ja digitaalisen prosessin. Jotkut saattavat väittää, että vastuu kirjanpitoa edeltävästä prosessista ei ole taloushallinnon harteilla. Loppujen lopuksi taloushallinto on kuitenkin vastuussa puuttuvista kuiteista tai viivästyneestä kirjanpitoprosessista. Kuten olen aiemmin toisessa yhteydessä käsitellyt, taloushallinto on todennäköinen ehdokas organisaation digitaalisen muutoksen johtoon. Kirjanpitoa edeltävän prosessin digitalisointi on ihanteellinen paikka aloittaa.
Uskon, että kirjanpitoa edeltävä prosessi olisi järjestettävä siten, että siirtyminen kirjanpitoon/kirjanpitoon on täysin saumatonta. Jos teet sen oikein, on mahdollista antaa yrityksen työntekijöille mahdollisuus hallita suuri osa kirjauksista ennen kuin kuitit päätyvät sinulle talousosastolle. Ainoa vaatimus on, että ajattelet digitaalisissa vaihtoehdoissa. Olen muotoillut 4 suositusta, jotka lähettävät oikealle tielle, jotta saavutat tehokkaan lähestymistavan "kirjanpidon esikäsittelyyn":
1. Joustava ja intuitiivinen työkalu
Joustava ja intuitiivinen työkalu on avainasemassa, kun haluat kerätä tietoja kiireisten myyntiedustajien, konsulttien tai muiden organisaatiosi työntekijöiden käsistä. Automatisoitu työnkulku ja mobiilisovellus ovat esimerkkejä työkaluista, joiden avulla työntekijät voivat rekisteröidä kuluja, kilometrikorvauksia ja ajankäyttöä älypuhelimillaan. Heidän on pystyttävä käsittelemään näitä asioita, kun he ovat liikkeellä. Se on joustavaa ja säästää aikaa, sillä käyttäjä voi rekisteröidä kulut heti, kun ne syntyvät. Talousosastolle jatkuva kulujen rekisteröinti on etu, sillä se nopeuttaa kirjanpitoprosessin läpivientiä. Se auttaa pääsemään lähemmäksi reaaliaikaista yleiskuvaa. Tämäntyyppiset työkalut eivät kuitenkaan ole mitään ilman intuitiivista käyttöliittymää. Toisin sanottuna sen on oltava työntekijöille helppo ja yksinkertainen hallita kuittien keräämiseen ja rekisteröintiin liittyvää työtä. Se saattaa kuulostaa hieman uskomattomalta, mutta oikean työkalun avulla tehtävästä on mahdollista vetää pois tylsä ja hankala osa.
2. Siirry digitaaliseen järjestelmään!
Kuten aiemmin mainittiin, kirjanpitoa edeltävä prosessi on syntynyt digitaaliseksi. Tämän prosessin digitalisoinnista on vain hyötyä. Virheiden määrä vähenee, saat tarkempia tietoja ja varmistat täydellisen digitaalisen dokumentoinnin. Manuaaliset tehtävät, kuten vanhojen kuittikasojen läpikäyminen, kulujen täsmäyttäminen oikeisiin luottokorttitapahtumiin tai kulujen kohdistaminen tiettyyn projektiin, ovat ohi. Kun käytössä on hyvin määritelty prosessi ja oikea järjestelmä, kaikki automatisoituu. Useimmissa digitaalisissa järjestelmissä on myös kattavat integrointimahdollisuudet. Kyse voi olla esimerkiksi integroinneista yrityksen luottokortteihin, joiden avulla korttitapahtumia voidaan helposti rikastaa "ennakkotilinpidon" tiedoilla ja kuitin digitaalisella kopiolla. Kyseessä voi olla myös integrointi toiminnanohjaus- tai kirjanpitojärjestelmään, joka varmistaa entistäkin saumattomamman siirtymisen "esireskontrasta" kirjanpitoon.
3. Mahdollisuus valvoa taloudellisia ulottuvuuksia
Mahdollisuus valvoa taloudellisia ulottuvuuksia kirjanpitoa edeltävässä prosessissa on parempi. Ulottuvuuksien hallinta on elementti, joka antaa sinulle mahdollisuuden lisätä "kirjanpitoa edeltävän" työn tarkkuutta ja yksityiskohtaisuutta. Kun puhumme esimerkiksi kulujen ja kilometrikorvausten kirjaamisesta, ulottuvuusvalvonta voi tarkoittaa työntekijän mahdollisuutta yhdistää osasto ja projekti tiettyyn kuluun. Yhdistettynä kustannuslajin rekisteröintiin kirjanpidosta tulee siististi tarkkaa. Organisaatioille, jotka työskentelevät ABC-menetelmän (Activity Based Costing) mukaisesti, on eduksi, että käytettävissä on vaihtoehtoja taloudellisten ulottuvuuksien määrittämiseen. Ulottuvuuksien hallinta helpottaa myös läpinäkyvyyden luomista. Tiettyjen työntekijöiden, osastojen tai projektien kustannuksia on helppo valvoa. Se auttaa vähentämään virhemarginaaleja.
4. Matkusta pilveen!
Pilvipohjainen ratkaisu support "Ennakkokirjanpito" tarjoaa helpon pääsyn tietoihin. Organisaatiot, jotka suorittavat manuaalisen "ennakkokirjanpitoprosessin", tietävät, että se on erittäin aikaa vievää. Menen kohtaan, jossa kuittien manuaalinen kerääminen ja tietojen näppäilyn seuraaminen (ehkä jopa useissa järjestelmissä) on suoraa resurssien tuhlausta! Kenenkään ei pitäisi elää tämän kanssa. Pilvipohjaisella ratkaisulla data keskitetään. Useimmat pilvipohjaiset solutions "Ennakkokirjanpito" integroidaan, kuten mainittiin, muihin työkaluihin. Digitaalinen, automatisoitu ja mobiili ennakkokirjanpitoprosessi lisää taatusti tehokkuutta – sekä työntekijäpuolella että taloushallinnossa. Se on järkevää. Digitaalinen muutos etenee, ja "ennakkokirjanpito" on otettava mukaan. Taloustoimintojen on otettava määräysvalta "ennakkokirjanpito" -prosessilla. Hyvät puolet ovat huomattavia. Ajansäästön ja tarkemman kirjanpidon lisäksi rakennat tietoperustan, joka tarjoaa arvokkaita oivalluksia organisaatiosi kulutusmalleista.
