Mihin työntekijät ja johtajat mieluiten käyttävät aikansa? Kulujen valvomiseen ja hyväksymiseen vai "varsinaiseen" työhönsä? Vastauksesi on todennäköisesti jälkimmäinen. Menen eteenpäin ja totean, että vastaus olisi sama kaikille muillekin.
Myönnän ensimmäisenä, että kysymys on karikatyyri. Mutta kukaan ei tietenkään halua käyttää liikaa aikaa kulujen valvontaan ja hyväksymiseen.
Monet ihmiset käyttävät suhteettoman paljon aikaa tähän tehtävään. Nämä ovat usein johtavassa asemassa olevia työntekijöitä. Työntekijöitä, jotka on palkattu kehittämään ja kasvattamaan organisaatiota - ei suorittamaan manuaalista valvontatyötä.
Jos sinun on mahdollista luoda uunituore maisema, meillä on hyviä näkymiä. Det er muligt at lette den administrative arbejdsbyrde omkring både dokumentation, control og bogføring af udgifter, således at virksomheder og medarbejdere can bruge deres tid på værdiskabelse. I dette blogindlæg præsenterer jeg Visma Acubiz' bud på hvordan du kan minimere arbejdsbyrden med control og godkendelse af bilag.
Aika on rahaa
Aloitan haastamalla tämän blogikirjoituksen olemassaolon esittämällä kysymyksen:
Onko kulujen valvontaan ja hyväksymiseen liittyvä aikanäkökohta lainkaan haasteellinen?
Ymmärrän, jos kysyt itseltäsi tuon kysymyksen. Eihän se voi olla niin suuri ongelma? Se ei todellakaan ole myöskään yritysten suurin haaste. Kaukana siitä. Kun kirjoitamme aiheesta blogikirjoituksen, se johtuu siitä, että tapaamme yrityksiä, jotka käyttävät siihen liikaa aikaa ja joilla on ongelmia omien valvonta- ja hyväksymiskäytäntöjensä noudattamisessa.
Kulujen tarkistaminen ja hyväksyminen vie aikaa työntekijältä. Tämä koskee sekä talousosaston työntekijää, jonka on tarkistettava ja kirjattava kulut, että esimiestä, jonka on hyväksyttävä ne. Jos yrityksesi käsittelee kuluja edelleen manuaalisesti fyysisten kuittien ja excel-taulukoiden avulla, ajankulutus on yksinkertaisesti vielä suurempi. Lisäksi se lisää virheiden riskiä.
Se ei ole mikään keino valvoa ja hallita ihmisiä. Se auttaa sinua, jos haluat. Mutta se on sinun lapsesi lapsi, joka yrittää päästä sinne. Siitä voi tulla fiksua. Pahoinpitelystä voi tulla vähäistäkin helpompaa.
Acubizin käyttäjien mukaan mikään ei ole turhauttavampaa kuin johtajat, jotka ovat hitaita hyväksymään kulujaan - varsinkin jos kyseessä ovat menoerät. Johtaja voi olla hidas, koska hän tietää, että tehtävä on työläs. Jos jokin asia kuitenkin turhauttaa työntekijöitä, se on hoidettava mahdollisimman pian. Yksi ratkaisu voisi olla antaa esimiehelle työkalu, joka tekee hyväksymisestä helppoa, nopeaa ja suoraviivaista.
Ratkaisu on suora kirjanpito ja älykäs automatisointi.
Käteisvaroista aiheutuva meno voi vaatia silmämääräisen tarkastuksen hyväksymistä. Sen sijaan yrityksen luottokorttien tapahtumien valvonta voi tapahtua täysin digitaalisesti. Otetaanpa Acubiziin perustuva esimerkki:
Työntekijä ostaa kupillisen kahvia 30 Tanskan kruunulla yrityskortillaan ja kirjaa sen Acubiziin. Kortin myöntäjän tiedot osoittavat myös, että työntekijä osti huoltoasemalta jotain 30 Tanskan kruunulla.
Yllä olevassa esimerkissä on erittäin todennäköistä, että rekisteröinti on tehty oikein, minkä vuoksi kulun siirtäminen suoraan kirjanpitoon on järkevää. Tämän vuoksi ei ole järkevää valvoa tätä kulua. On myös mahdollista käyttää digitaalista jälkeä, jonka kulu jättää matkan varrella. Digitaalinen jälki helpottaa sekä johtajan että taloushallinnon työtä. Esimiehen ei tarvitse käyttää aikaa hyväksymiseen, eikä talouspäällikön tarvitse välttämättä tehdä tarkastusta.
Anna toimistorobotin olla auttava käsi
Saatat ajatella, että edellä mainittu esimerkki edustaa vain pientä määrää tapahtumia organisaatiossasi. Saatat olla oikeassa. Tätä menetelmää on mahdollista käyttää vain joihinkin ostoihin. On kuitenkin olemassa vielä tapoja, joilla yritykset voivat perustaa erilaisia automaatioita, jotka poistavat osan resurssien tuhlauksesta.
Acubizissa käytämme robottiprosessiautomaatiota hyväksymisprosessin automatisointiin. Palvelumme, Company Policy Manager, mahdollistaa sen, että yritykset voivat lähettää tiettyjä asiakirjoja automaattisesti, kun taas toiset tarvitsevat vielä hyväksynnän. Robottimme voidaan myös määrittää yrityksesi omien sääntöjen mukaisesti, jolloin niiden noudattaminen on helpompi varmistaa.
Petosten minimointi on lisäetu
Valvonnan puute on monissa tapauksissa valitettavasti myös yhtä kuin lisääntyneet petokset. Olemme aiemmin kirjoittaneet aiheesta kokonaisen blogikirjoituksen, ja hiljattain Frihedsbrevet paljasti, että eräs kunnanjohtaja oli yhteydessä useiden 100 000 Tanskan kruunun suuruiseen kulusotkuun. Tuossa tapauksessa työmäärä liitteiden tarkistamisen ja hyväksymisen kanssa ei ole ollut ylivoimainen - se on ollut selvästi poissa.
Acubiz mahdollistaa menojen tehokkaan valvonnan ja hyväksymisen järjestelmään. Mutta emme tietenkään voi estää petoksia tapahtumasta. Mutta kun näin tapahtuu, ratkaisumme mahdollistaa näkemyksen tapahtumien dokumentointiin. Näin on helpompi tunnistaa, onko sääntöjä ja ohjeita rikottu. Ratkaisu voidaan myös asettaa varoittamaan epänormaalista kulutuksesta - jopa käyttäjätasolle asti.
Hanki apua työmäärän minimoimiseksi
Jotta voisit nähdä sen huonon maalauksen, jossa on huono maku. Niin, tämä on yksi asia, joka ei ole mikään ongelma. Kävimme tapaamassa ihmisiä, jotka käsittelevät ongelmakohtia päivittäin. Lisäksi pyrimme minimoimaan työtaistelun.
Tutustu järjestelmiin, jotka voivat helpottaa kulujen dokumentointiin, valvontaan ja kirjanpitoon liittyvää hallinnollista työtaakkaa. Acubiz on yksi monista kohtuullisista solutions . Olemme auttaneet yrityksiä digitalisoimaan ja virtaviivaistamaan yrityksen prosesseja kulujen hallinnan osalta jo yli 25 vuoden ajan.
